Bringen Sie Ihr Managementsystem mit Microsoft 365 von der Theorie in die Praxis

Haben Sie ein lebendiges Managementsystem?

Verfügen Sie derzeit über ein Managementsystem, das beschreibt, wie Sie Ihre Organisation führen? Wenn ja, würden Sie sich wahrscheinlich wünschen, dass es in größerem Umfang genutzt würde. Zum Teil, weil Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Organisation die von Ihnen festgelegten Verfahren einhält. Wir sind der Meinung, dass Unternehmen im Allgemeinen sehr gut darin sind, ihre Abläufe und Prozesse im Rahmen ihrer Qualitätsarbeit zu dokumentieren. Aber nicht so gut darin, von der Theorie zur Praxis überzugehen.

Zu viele Verwaltungssysteme geraten in Vergessenheit

Ein Grund, warum wir so viele ungenutzte Managementsysteme sehen, ist, dass sie als "Muss" konzipiert sind. Aber nicht, um die Mitarbeiter durch die Prozesse der Organisation zu führen. Allzu oft besteht das Managementsystem aus einer mehr oder weniger statischen Prozesslandkarte. Sie beschreibt die Abläufe in der Organisation und was in den verschiedenen Prozessschritten geschehen soll und verweist bestenfalls auf Dokumente oder Websites mit weiteren Informationen. Es gibt jedoch oft keine natürliche Verbindung zum Arbeitsablauf der Benutzer.

Eine Voraussetzung dafür, dass ein Managementsystem in der Praxis eingesetzt werden kann, ist, dass es dort existiert, wo die Arbeit erledigt wird. Für viele Organisationen ist dieser Ort Microsoft 365.

Aufbau eines Verwaltungssystems in Microsoft 365

Durch den Aufbau eines Managementsystems, das auf den verschiedenen Funktionen von Microsoft 365 basiert, können Sie ein System erhalten, das den Benutzer dorthin bringt, wo er sein muss, um einen bestimmten Prozess oder Teilprozess auszuführen. Anstatt mit einem statischen Dokument in der Hand zu sitzen, kann der Benutzer in Teams gehen. Dort kann der Benutzer nach dem richtigen Kanal suchen und sich durch den Ablauf klicken. Da Checklisten, Apps und Dokumente in den Ablauf integriert werden können, hat der Benutzer über seinen digitalen Arbeitsplatz Zugriff auf alles, was er braucht.

Die Tatsache, dass der Benutzer durch den gesamten Prozess geführt werden kann, bietet einen Anreiz, das Managementsystem tatsächlich zu nutzen. Für die Prozessverantwortlichen bedeutet dies mehr Möglichkeiten, Flussdiagramme zu erstellen und ihre Prozesse zu aktualisieren. Wenn eine neue Checkliste von allen in der Organisation verwendet werden soll, kann der Prozessverantwortliche den aktuellen Prozess leicht aktualisieren. Anstatt eine E-Mail zu verschicken, die die meisten Leute vergessen haben, wenn sie die Informationen brauchen.

Der Aufbau des Systems ist der einfache Teil

Ein großer Vorteil, wenn Sie Ihr Verwaltungssystem auf der Microsoft 365-Plattform aufbauen, ist, dass Sie das System an Ihre Organisation und Ihre Prozesse anpassen können. Die Tatsache, dass das System auf das Unternehmen zugeschnitten ist, kommt nicht zuletzt dem Endnutzer zugute, der eine bessere Benutzerfreundlichkeit erfährt. Es bietet auch eine klarere Verbindung zu seinen Arbeitsaufgaben.

Ein typisches, in Microsoft 365 erstelltes Verwaltungssystem kann Microsoft Visio für den Prozessablauf verwenden. Verwenden Sie Power Apps, um Daten in einer benutzerfreundlichen Oberfläche abzurufen/zu präsentieren. Dann verwenden Sie Power Automate, um verschiedene Prozessabläufe zu automatisieren. Aber die Technologie und die Arbeit beim Aufbau des Systems ist oft der einfachste Teil. Der größte Teil der Arbeit besteht darin, Prozesse abzubilden und die Anforderungen in einem Workshop-Format zu konkretisieren. Mit anderen Worten: Viele Unternehmen verfügen bereits über gut dokumentierte Prozesse, und für sie ist es eher eine Frage der Umstellung auf ein besseres Werkzeug, um die gewünschte Benutzerunterstützung zu erhalten.

Das Managementsystem als einen kontinuierlichen Prozess zu sehen

Wenn wir bei Upheads einem Kunden helfen, ein Verwaltungssystem in Microsoft 365 aufzubauen, verwenden wir eine agile Arbeitsmethode. Diese wiederum basiert auf der Entwicklung von ein paar Prozenten auf einmal mit regelmäßigen Überprüfungen. Im Laufe der Arbeit entdeckt der Kunde oft neue Prozesse, die nicht dokumentiert sind, und wie er die Plattform nutzen kann, um diese zu unterstützen. Dies gibt auch einen Einblick, wie die Arbeit mit der Plattform nach Abschluss unserer Arbeit weitergeht. Ein Managementsystem sollte nicht etwas sein, das alle zwei Jahre aktualisiert wird, nur weil eine Dokumentation verfügbar sein sollte - es sollte ein natürlicher Bestandteil des Unternehmens und der Arbeitsweise sein.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, welche Vorteile Ihnen der Aufbau eines Managementsystems in Microsoft 365 bietet und was es für Ihr Unternehmen bedeuten könnte? Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen!