Vie hallintajärjestelmäsi teoriasta käytäntöön Microsoft 365:n avulla.

Onko teillä elävä hallintajärjestelmä?

Onko teillä tällä hetkellä käytössä johtamisjärjestelmä, joka kuvaa, miten johdatte organisaatiotanne? Jos näin on, toivotte luultavasti, että sitä olisi käytetty laajemmin. Osittain siksi, että haluatte varmistaa, että organisaationne noudattaa laatimianne menettelyjä. Näkemyksemme on, että yritykset ovat yleensä erittäin hyviä dokumentoimaan virtauksensa ja prosessinsa osana laatutyötään. Mutta eivät niin hyvin teoriasta käytäntöön siirtymisessä.

Liian monet hallintajärjestelmät jäävät unohduksiin.

Yksi syy siihen, miksi niin monet johtamisjärjestelmät jäävät käyttämättä, on se, että ne on suunniteltu "pakollisiksi". Niitä ei kuitenkaan ole tarkoitettu ohjaamaan työntekijöitä organisaation prosessien läpi. Liian usein johtamisjärjestelmä koostuu enemmän tai vähemmän staattisesta prosessikartasta. Siinä kuvataan organisaation virtaukset ja se, mitä eri prosessivaiheissa pitäisi tapahtua. Parhaimmillaan se linkittää asiakirjoihin tai verkkosivuille, joilla on lisätietoja. Käyttäjien työnkulkuun ei kuitenkaan useinkaan ole luonnollista yhteyttä.

Edellytyksenä sille, että johtamisjärjestelmää voidaan käyttää käytännössä, on, että se on olemassa siellä, missä työtä tehdään. Monissa organisaatioissa tämä paikka on Microsoft 365.

Hallintajärjestelmän rakentaminen Microsoft 365:ssä

Rakentamalla Microsoft 365:n eri ominaisuuksiin perustuva hallintajärjestelmä saat järjestelmän, joka vie käyttäjän sinne, missä hänen on oltava tietyn prosessin tai osaprosessin suorittamiseksi. Sen sijaan, että käyttäjä istuisi staattinen asiakirja kädessään, hän voi siirtyä Teamsiin. Siellä käyttäjä voi etsiä oikean kanavan ja klikata virtauksen läpi. Koska virtaan voidaan integroida tarkistuslistoja, sovelluksia ja asiakirjoja, käyttäjällä on pääsy kaikkeen tarvitsemaansa yhdessä paikassa digitaalisen työpaikkansa kautta.

Se, että käyttäjää voidaan opastaa koko prosessin ajan, kannustaa häntä käyttämään hallintajärjestelmää. Prosessien omistajille tämä tarkoittaa enemmän mahdollisuuksia luoda vuokaavioita ja päivittää prosessejaan. Jos uuden tarkistuslistan on tarkoitus olla kaikkien organisaation jäsenten käytössä, prosessin omistaja voi helposti päivittää nykyisen prosessin. Sen sijaan, että hän lähettäisi sähköpostia, jonka useimmat ihmiset ovat unohtaneet, kun he tarvitsevat tietoa.

Järjestelmän rakentaminen on helppoa

Jos hallintojärjestelmä perustuu Microsoft 365 -alustaan, suuri etu on se, että järjestelmä voidaan mukauttaa organisaatiosi ja prosessiesi mukaan. Se, että järjestelmä on räätälöity liiketoimintaan sopivaksi, hyödyttää myös loppukäyttäjää, joka kokee paremman käytettävyyden. Mutta se tarjoaa myös selkeämmän yhteyden heidän työtehtäviinsä.

Tyypillinen Microsoft 365:ssä rakennettu hallintajärjestelmä voi käyttää Microsoft Visiota prosessien kulkuun. Käytä Power Appsia tietojen hakemiseen/esittämiseen käyttäjäystävällisessä käyttöliittymässä. Käytä sitten Power Automatea erilaisten prosessiliikkeiden automatisointiin. Teknologia ja järjestelmän rakentamiseen liittyvä työ on kuitenkin usein helpoin osa. Suurin osa työstä on prosessien kartoittamista ja tarpeiden konkretisointia työpajamuodossa. Toisin sanoen monilla yrityksillä on jo hyvin dokumentoidut prosessit, ja niiden kohdalla kyse on pikemminkin siirtymisestä parempaan työkaluun, jotta ne saavat haluamansa käyttäjätuen.

Johtamisjärjestelmän näkeminen jatkuvana prosessina

Kun me Upheadsilla autamme asiakasta rakentamaan hallintajärjestelmän Microsoft 365:een, käytämme ketterää työtapaa. Joka puolestaan perustuu siihen, että kehitetään muutama prosentti kerrallaan ja tehdään säännöllisiä tarkistuksia. Työn aikana asiakas löytää usein uusia prosesseja, joita ei ole dokumentoitu, ja miten hän voi käyttää alustaa niiden tukemiseen. Näin saadaan myös käsitys siitä, millaista on jatkaa työskentelyä alustan kanssa työmme päätyttyä. Hallintajärjestelmän ei pitäisi olla jotain, jota päivitetään kahden vuoden välein vain siksi, että dokumentaatiota pitäisi olla saatavilla - sen pitäisi olla luonnollinen osa liiketoimintaa ja työskentelytapaa.

Haluatko tietää lisää siitä, mitä hyötyä sinulle on hallintajärjestelmän rakentamisesta Microsoft 365:een ja mitä se voi tarkoittaa yrityksellesi? Ota yhteyttä, niin autamme sinua!