Tag dit ledelsessystem fra teori til praksis med Microsoft 365

Har du et levende ledelsessystem?

Har du i dag et ledelsessystem, der beskriver, hvordan du styrer din organisation? Hvis ja, ville du sikkert ønske, at det blev brugt i højere grad. Blandt andet fordi du gerne vil sikre dig, at din organisation følger de procedurer, du har fastlagt. Vores opfattelse er, at virksomheder generelt er rigtig gode til at dokumentere deres flows og processer som en del af deres kvalitetsarbejde. Men de er ikke så gode til at gå fra teori til praksis.

Alt for mange ledelsessystemer går i glemmebogen

En af grundene til, at vi ser så mange uudnyttede ledelsessystemer, er, at de er designet til at være "must haves". Men ikke til at guide medarbejderne gennem organisationens processer. Alt for ofte består ledelsessystemet af et mere eller mindre statisk proceskort. Det beskriver flowet i organisationen, og hvad der skal ske i de forskellige procestrin. I bedste fald linker det til dokumenter eller hjemmesider med mere information. Men ofte er der ikke noget naturligt link til brugernes arbejdsgange.

En forudsætning for, at et ledelsessystem kan bruges i praksis, er, at det findes der, hvor arbejdet udføres. For mange organisationer er det Microsoft 365.

Byg et ledelsessystem i Microsoft 365

Ved at bygge et ledelsessystem baseret på de forskellige funktioner i Microsoft 365 kan man få et system, der fører brugeren derhen, hvor de skal være for at udføre en bestemt proces eller delproces. I stedet for at sidde med et statisk dokument i hånden kan brugeren gå ind i Teams. Der kan brugeren søge efter den rigtige kanal og klikke sig gennem flowet. Da tjeklister, apps og dokumenter kan integreres i flowet, har brugeren adgang til alt, hvad de har brug for, på ét sted, via deres digitale arbejdsplads.

Det faktum, at brugeren kan blive guidet gennem hele processen, giver et incitament til rent faktisk at bruge ledelsessystemet. For procesejerne betyder det flere muligheder for at lave flowdiagrammer og opdatere deres processer. Hvis en ny tjekliste skal bruges af alle i organisationen, kan procesejeren nemt opdatere den aktuelle proces. I stedet for at sende en e-mail, som de fleste har glemt, når de har brug for informationen.

At bygge systemet er den nemme del

En stor fordel ved at basere sit ledelsessystem på Microsoft 365-platformen er, at man kan få systemet tilpasset sin organisation og sine processer. At systemet er skræddersyet til virksomheden, gavner ikke mindst slutbrugeren, som oplever bedre brugervenlighed. Men det giver også en klarere forbindelse til deres arbejdsopgaver.

Et typisk ledelsessystem bygget i Microsoft 365 kan bruge Microsoft Visio til procesflowet. Brug Power Apps til at hente/præsentere data i en brugervenlig grænseflade. Brug derefter Power Automate til at automatisere forskellige procesbevægelser. Men teknologien og arbejdet med at bygge systemet er ofte den nemmeste del. Det meste af arbejdet handler om at kortlægge processer og konkretisere behovene i et workshop-format. Med andre ord har mange virksomheder allerede veldokumenterede processer, og for dem er det mere et spørgsmål om at skifte til et bedre værktøj for at få den brugerstøtte, de ønsker.

At se ledelsessystemet som en kontinuerlig proces

Når vi hos Upheads hjælper en kunde med at opbygge et ledelsessystem i Microsoft 365, bruger vi en agil arbejdsmetode. Som igen er baseret på at udvikle nogle få procent ad gangen med regelmæssige reviews. I løbet af arbejdet opdager kunden ofte nye processer, som ikke er dokumenteret, og hvordan de kan bruge platformen til at understøtte dem. Det giver også et indblik i, hvordan det er at arbejde videre med platformen, efter at vores arbejde er afsluttet. Et ledelsessystem skal ikke være noget, der opdateres hvert andet år, bare fordi der skal foreligge dokumentation - det skal være en naturlig del af forretningen og den måde, man arbejder på.

Vil du vide mere om, hvad du kan få ud af at opbygge et ledelsessystem i Microsoft 365, og hvad det kan betyde for din virksomhed? Kontakt os, så hjælper vi dig!