Copilot Cowork – was ist das und wie funktioniert es?

Wir haben uns daran gewöhnt, Copilot zum Verfassen von Texten, zum Zusammenfassen von Besprechungen und zum Suchen von Informationen zu nutzen. Doch nun geht Microsoft mit Copilot Cowork den nächsten Schritt: Die Anwendung hilft Ihnen nicht nur bei Aufgaben, sondern kann diese auch für Sie erledigen. Was bedeutet das eigentlich und wie funktioniert es?

Copilot Cowork-Website

Was ist Copilot Cowork?

Copilot Cowork ist eine Funktion von Microsoft Copilot, die in Microsoft 365 Aufgaben für Sie erledigen kann. Anstatt Copilot lediglich um eine Antwort oder einen Vorschlag zu bitten, können Sie beschreiben, was Sie erledigt haben möchten. Cowork kann dann mehrere Schritte planen und ausführen, beispielsweise Dokumente erstellen, E-Mails bearbeiten oder Besprechungen vorbereiten.

 

Was ist der Unterschied zwischen Copilot und Copilot Cowork?

Copilot Chat eignet sich gut, wenn Sie eine schnelle Antwort benötigen, Hilfe beim Verfassen eines Textes oder beim Zusammenfassen von Informationen. Copilot Cowork ist die richtige Wahl, wenn die Aufgabe mehrere Schritte oder die Arbeit in verschiedenen Apps erfordert.

Ein Beispiel:

Du sollst ein Projektmeeting vorbereiten und musst dazu Informationen sammeln, eine Präsentation erstellen und die Teilnehmer einladen.

Mit Copilot erhalten Sie Unterstützung dabei, Unterlagen zusammenzufassen und Inhalte für die Präsentation zu erstellen.

Mit Copilot Cowork kannst du stattdessen die gesamte Aufgabe beschreiben. Cowork kann dann relevante Informationen sammeln, einen Präsentationsentwurf erstellen und bei der Terminvereinbarung helfen.

Du musst also nicht selbst auf dieselbe Weise zwischen den einzelnen Schritten wechseln.

Was kannst du mit Copilot Cowork machen?

Hier sind einige Beispiele dafür, wie Cowork Sie bei der Nutzung von Microsoft 365 unterstützen kann:

E-Mails und Kalender verwalten

Cowork kann Ihnen dabei helfen, E-Mails zu sortieren, Antworten zu verfassen, Nachrichten zu versenden und Termine in Outlook zu vereinbaren.

Dokumente erstellen und bearbeiten

Sie können Cowork beauftragen, anhand Ihrer Anweisungen und Vorlagen Präsentationen in PowerPoint, Dokumente in Word, Tabellen in Excel oder PDF-Dateien zu erstellen.

Mit Teams arbeiten

Cowork kann beispielsweise Nachrichten in Teams vorbereiten und veröffentlichen, Informationen zusammenstellen und Ihnen dabei helfen, Arbeitsabläufe nachzuverfolgen.

Informationen finden und zusammenstellen

Müssen Sie Informationen aus verschiedenen Dokumenten und Quellen zusammenstellen? Cowork kann nach relevantem Material suchen und es zu einer nützlichen Grundlage zusammenfassen.

Wiederkehrende Aufgaben verwalten

Sie können auch Aufgaben planen, die regelmäßig ausgeführt werden sollen, beispielsweise die Erstellung einer regelmäßigen Zusammenfassung.

Wie funktioniert das in der Praxis?

Sie müssen weder programmieren können noch komplexe Anweisungen erstellen, um loszulegen. Der Vorgang lässt sich vereinfacht in vier Schritten beschreiben:

  1. Beschreiben Sie die Aufgabe. Erläutern Sie, was Cowork tun soll und welches Ergebnis Sie sich wünschen.
  2. Cowork plant die Arbeit. Die Aufgabe wird in einzelne Schritte unterteilt, an denen Cowork weiterarbeiten kann.
  3. Verfolgen und überprüfen Sie den Fortschritt. Sie können den Stand der Arbeiten einsehen, die Anweisungen anpassen und Maßnahmen genehmigen, bevor diese ausgeführt werden.
  4. Sehen Sie sich das Ergebnis an. Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, können Sie das Ergebnis überprüfen und gegebenenfalls Änderungen vornehmen.

Du entscheidest also, was zu tun ist, während Cowork bei der Umsetzung hilft.

Wie funktioniert die Sicherheit?

Wenn KI die Möglichkeit erhält, Arbeitsaufgaben auszuführen, ist es besonders wichtig, die Kontrolle darüber zu behalten, was sie tun darf.

Copilot Cowork verwaltet die für den Benutzer und die Organisation geltenden Zugriffsrechte und Berechtigungen. Sie können die Vorgänge verfolgen und müssen Maßnahmen genehmigen, bevor diese ausgeführt werden.

Es ist nach wie vor wichtig, das Ergebnis zu überprüfen, insbesondere wenn es um Informationen geht, die weitergegeben werden sollen, um E-Mails, die versendet werden sollen, oder um Änderungen an Dokumenten.

Für Unternehmen geht es daher nicht nur darum, was KI leisten kann, sondern auch darum, Ordnung in die Informationen und Zugriffsrechte zu bringen und festzulegen, wie das Tool genutzt werden darf.

 

Wie erhält man Zugang zu Copilot Cowork?

Copilot Cowork steht Unternehmensnutzern mit der entsprechenden Microsoft Copilot-Lizenz und den entsprechenden Einstellungen zur Verfügung. Um die Funktion nutzen zu können, muss die Organisation Cowork aktiviert und die nutzungsbasierte Abrechnung konfiguriert haben. Die Kosten können daher davon abhängen, wie intensiv die Funktion genutzt wird. Welche Funktionen verfügbar sind, kann zudem je nach den Einstellungen der Organisation und den Funktionen, die sich noch in der Testphase befinden, variieren.

 

KI, die die Arbeit ausführt

Copilot Cowork zeigt, wie KI zu einem immer aktiveren Bestandteil des Arbeitsalltags wird. Anstatt nur bei einzelnen Aufgaben Unterstützung zu erhalten, können Sie die KI mehrere Arbeitsschritte übernehmen lassen, während Sie den Arbeitsprozess verfolgen und die Kontrolle behalten. Für Unternehmen eröffnet dies neue Möglichkeiten, manuelle Arbeit zu reduzieren und Zeit für andere Aufgaben freizusetzen.

Doch genau wie bei anderen KI-Tools kommt es darauf an, mit den richtigen Anforderungen zu beginnen. Welche Aufgaben nehmen heute viel Zeit in Anspruch? Wo würde Unterstützung den größten Unterschied machen?

Genau hier werden die Möglichkeiten von Cowork interessant.

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