Stärkt säkerhet och ökad produktivitet i Microsoft 365

Östra Grevie Folkhögskola ville stärka säkerheten i sin Microsoft 365 och anlitade Upheads för att säkerställa hög säkerhet utan minskad produktivitet. Genom bland annat säkerhetsåtgärder, enhetshantering och regelbundna utbildningar höjer Östra Grevie sin säkerhet och arbetar kontinuerligt för att behålla den.

Östra Grevie Folkhögskola i Östra Grevie och Malmö startade 1914 och är en av Sveriges största folkhögskolor. Medarbetarna använder Microsoft 365 för filer, kommunikation, samarbete och olika Microsoft-verktyg.

Östra Grevie kundcase

Östra Grevie Folkhögskola

Behövde rätt kompetens för IT-säkerhet

När IT-incidenterna i omvärlden ökade och bland annat en kommun i närheten drabbades började de diskutera hur de kan stärka säkerheten. Incidenter kan göra att skolan förlorar värdefull data, råkar ut för personuppgiftsincidenter eller inte kommer åt undervisningsmaterial. Det kan i sin tur försämra undervisningen och sänka förtroendet för skolan.

– Vi kände att vi inte hade tillräcklig kompetens inom IT-säkerhet så vi kontaktade Upheads som vi samarbetat med sedan 2015, säger Sofia Andersson, ekonomichef som tillsammans med Nabil Mbarka även ansvarar för IT.

 

Helhetslösning för säkerhet och produktivitet

Upheads granskade säkerhetsåtgärderna som fanns på plats och identifierade områden som behövde förbättras för att hålla hög säkerhet i 365. Därefter blev förslaget en helhetslösning med säkerhetshöjande åtgärder för att skydda skolans data och digitala resurser, enhetshantering med Intune, backup hos en tredjepartsleverantör, support och utbildningar.

Anton Ehn, Account Manager på Upheads, säger att tjänsterna hjälper Östra Grevie att ha en hög säkerhetsnivå i 365.

– Vi agerar på larm och hot som kommer in i deras 365, och meddelar användarna vad som hänt och vad vi har gjort, säger han.

Sofia säger att det också är viktigt att behålla produktiviteten, så Upheads skickar en rapport om produktiviteten på organisationsnivå varje kvartal.

– Den innehåller tips och trix för att arbeta effektivare. Vi tittar på rapporten och tipsar personalen om vad vi gemensamt kan göra för produktiviteten, säkerheten och regelefterlevnad, som att till exempel dela filer i Teams i stället för att maila, säger Sofia.

 

 

Roliga diskussioner om phishing

Sofia tycker att användarna tar emot förändringarna bra.

– Medarbetarna har stor förståelse för hur viktigt det är med IT-säkerheten. Upheads ger oss bra information om varför vi gör vissa saker, och det förmedlar vi till användarna.

I lösningen ingår också en datasäkerhetsutbildning online och regelbundna simulerade phishingattacker för att ständigt påminna personalen om de IT-hot som finns.

– Phishingmailen ger ofta upphov till roliga diskussioner och väcker mycket tankar. Vi blir mycket mer medvetna om vad vi tar emot för mail och vad vi ska undvika att klicka på, säger Sofia.

 

Utökat från nätverk till strategisk partner

Östra Grevies samarbete med Upheads började med nätverkstjänster, och har successivt byggts på med fler tjänster, bland annat GDPR-anpassning under 2018. Under implementeringen av säkerhetsåtgärderna höll de gemensamma regelbundna möten för att se till att allt utvecklades rätt.

– Jag ser fram emot att fortsätta med regelbundna möten även framåt. Då blir det naturligt att prata om strategiskt arbete också, och vi uppskattar att ha ett bollplank för att jobba strategiskt med IT, säger Sofia.

Anton kommer fortsätta att hålla i mötena, och ibland ta in en tekniker också.

– Det är väldigt bra att lära känna kundens organisation bättre och bättre för att kunna hitta luckor och behov i deras IT-lösning, säger han.

Sofia upplever att Upheads värnar om Östra Grevie som kund och att kontaktpersonerna är lätta att få kontakt med och ger bra service.

– Vi har högt förtroende för Upheads. Annars hade vi ju inte stannat kvar sedan 2015 och utökat samarbetet, avslutar hon.

 

 

Sammanfattning

Utmaningar

· Behövde stärka säkerheten i sin Microsoft 365-plattform

· IT-incidenter i närheten

· Svårt att välja och optimera säkerhetsfunktioner i Microsoft 365 på egen hand

 

Lösning

Helhetslösningen Upheads Evergreen med:

· Implementering av säkerhetsåtgärder i 365

· Enhetshantering med Intune för att säkerställa företagsdata på alla enheter

· Backup av Microsoft 365 Data hos en tredjepartsleverantör

· Support där personalen kan ringa, mejla och chatta

· Utbildningar inom IT-säkerhet och regelbundna simulerade phishingattacker

· Onboarding och offboarding av anställda och enheter

· Mätning, analys och tips om organisationens effektivitet i Microsoft 365

 

Värden

· Höjer sin Microsoft Security Score till minst 60% och ska behålla den

· Hög säkerhetsnivå utan att kompromissa med produktiviteten

· Tips och trix för att arbeta effektivare

Skriven av:

Sabina Fredriksson

Marketing Coordinator

040 - 626 75 07 sabina.fredriksson@upheads.se
Inspiration och kunskap direkt till din inkorg

Signa upp dig för vårt månatliga inspirationsbrev som ger dig tips, insikter och råd om nya arbetssätt, processer och säkerhet kopplat till Microsoft 365, Azure och olika verktyg i Microsofts molnplattform.

Upheads Evergreen

Vi tar hand om hela er IT-miljö.

Från produktivitet och effektivitet, till uppdateringar, säkerhet och efterlevnad. 

Läs mer