Verbesserte Sicherheit und erhöhte Produktivität in Microsoft 365

Die Östra Grevie Folkhögskola in Östra Grevie und Malmö wurde 1914 gegründet und ist eine der größten Volkshochschulen Schwedens. Die Mitarbeiter nutzen Microsoft 365 für Dateien, Kommunikation, Zusammenarbeit und verschiedene Microsoft-Tools.

Benötigte die richtigen Fähigkeiten für die IT-Sicherheit

Als sich Cybervorfälle in der Welt häuften, darunter auch ein Vorfall in einer benachbarten Gemeinde, begannen sie darüber zu diskutieren, wie die Sicherheit verbessert werden kann. Vorfälle können zum Verlust wertvoller Daten, zur Verletzung persönlicher Daten oder zur Unmöglichkeit des Zugriffs auf Unterrichtsmaterialien führen. Dies wiederum kann den Unterricht beeinträchtigen und das Vertrauen in die Schule mindern.

- Wir hatten das Gefühl, dass wir nicht über genügend Fachwissen im Bereich der IT-Sicherheit verfügten. Deshalb haben wir uns an Upheads gewandt, mit denen wir seit 2015 zusammenarbeiten", sagt Sofia Andersson, CFO, die zusammen mit Nabil Mbarka auch für die IT zuständig ist.

Eine Lösung für Sicherheit und Produktivität aus einer Hand

Upheads überprüfte die bestehenden Sicherheitsmaßnahmen und ermittelte Bereiche, die verbessert werden mussten, um eine hohe Sicherheit in 365 zu gewährleisten. Der Vorschlag wurde dann zu einer umfassenden Lösung mit Sicherheitsverbesserungen zum Schutz der Daten und digitalen Ressourcen der Schule, Gerätemanagement mit Intune, Backup mit einem Drittanbieter, Support und Schulung.

Anton Ehn, Account Manager bei Upheads, sagt, dass die Dienste Östra Grevie helfen, ein hohes Maß an Sicherheit in 365 zu haben.

- Wir reagieren auf Warnungen und Bedrohungen, die in 365 eingehen, und informieren die Nutzer darüber, was passiert ist und was wir getan haben", sagt er.

Sofia sagt, dass es auch wichtig ist, die Produktivität aufrechtzuerhalten. Deshalb verschickt Upheads jedes Quartal einen Produktivitätsbericht auf Unternehmensebene. Er enthält Tipps und Tricks für effizienteres Arbeiten. "Wir sehen uns den Bericht an und beraten die Mitarbeiter, was wir gemeinsam für Produktivität, Sicherheit und Compliance tun können, z. B. die gemeinsame Nutzung von Dateien in Teams anstelle von E-Mails", sagt Sofia.

Informative Diskussionen über Phishing

Sofia ist der Meinung, dass die Nutzer gut auf die Änderungen reagieren.

- Die Mitarbeiter haben ein gutes Verständnis für die Bedeutung der IT-Sicherheit. Die Vorgesetzten geben uns gute Informationen darüber, warum wir bestimmte Dinge tun, und wir vermitteln dies den Benutzern.

Die Lösung umfasst auch Online-Schulungen zur Computersicherheit und regelmäßige simulierte Phishing-Angriffe, um die Mitarbeiter ständig an IT-Bedrohungen zu erinnern. Die Phishing-E-Mails lösen oft lustige Diskussionen aus und regen zum Nachdenken an. Wir werden uns viel bewusster, welche E-Mails wir erhalten und worauf wir nicht klicken sollten", sagt Sofia.

Ausweitung vom Netzwerk zum strategischen Partner

Die Zusammenarbeit zwischen East Grevie und Upheads begann mit Netzwerkdiensten und wurde nach und nach auf weitere Dienste ausgeweitet, darunter die Einhaltung der DSGVO im Jahr 2018. Während der Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen fanden regelmäßige gemeinsame Sitzungen statt, um sicherzustellen, dass alles korrekt abläuft.

- Ich freue mich darauf, die regelmäßigen Treffen auch in Zukunft fortzusetzen. Dann wird es selbstverständlich sein, auch über die strategische Arbeit zu sprechen, und wir wissen es zu schätzen, dass wir einen Ansprechpartner für die strategische Arbeit mit der IT haben", sagt Sofia.

Anton wird weiterhin die Treffen moderieren und manchmal auch einen Techniker mitbringen. Es ist sehr gut, die Organisation des Kunden besser kennenzulernen und besser in der Lage zu sein, Lücken und Bedürfnisse in ihrer IT-Lösung zu finden, sagt er. Sofia hat das Gefühl, dass Upheads sich um Östra Grevie als Kunden kümmert und dass die Ansprechpartner leicht zu erreichen sind und einen guten Service bieten.

- Wir haben großes Vertrauen in Upheads. Sonst wären wir nicht seit 2015 dabei geblieben und hätten unsere Zusammenarbeit ausgebaut", sagt sie abschließend.

Zusammenfassung

Herausforderungen

- Notwendigkeit, die Sicherheit der Microsoft 365-Plattform zu verbessern

- IT-Vorfälle in Ihrer Nachbarschaft

- Schwierige Auswahl und Optimierung der Sicherheitsfunktionen in Microsoft 365 in Eigenregie

Lösung

Die All-in-One-Lösung von Upheads Evergreen:

- Durchführung von Sicherheitsmaßnahmen in 365

- Geräteverwaltung mit Intune zur Sicherung von Unternehmensdaten auf allen Geräten

- Sicherung von Microsoft 365-Daten mit einem Drittanbieter

- Support, wo Mitarbeiter anrufen, mailen und chatten können

- IT-Sicherheitsschulungen und regelmäßige simulierte Phishing-Angriffe

- Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern und Referaten

- Messung, Analyse und Tipps zur Organisationseffektivität in Microsoft 365

Werte

- Erhöht seinen Microsoft Security Score auf mindestens 60% und wird ihn beibehalten

- Hohes Maß an Sicherheit ohne Beeinträchtigung der Produktivität

- Tipps und Tricks für effizienteres Arbeiten