Forbedret sikkerhed og øget produktivitet i Microsoft 365

Östra Grevie Folkhögskola i Östra Grevie og Malmø blev grundlagt i 1914 og er en af Sveriges største folkehøjskoler. Medarbejderne bruger Microsoft 365 til filer, kommunikation, samarbejde og forskellige Microsoft-værktøjer.

Brug for de rette kompetencer til it-sikkerhed

Efterhånden som cyberhændelser i den store verden tog til, bl.a. i en nabokommune, begyndte de at diskutere, hvordan de kunne styrke sikkerheden. Hændelser kan føre til tab af værdifulde data, brud på persondatasikkerheden eller manglende adgang til undervisningsmaterialer. Det kan igen forringe undervisningen og sænke tilliden til skolen.

- Vi følte, at vi ikke havde tilstrækkelig ekspertise inden for it-sikkerhed, så vi kontaktede Upheads, som vi har arbejdet sammen med siden 2015," siger Sofia Andersson, CFO, som sammen med Nabil Mbarka også er ansvarlig for it.

One-stop-løsning til sikkerhed og produktivitet

Upheads gennemgik de eksisterende sikkerhedsforanstaltninger og identificerede områder, der skulle forbedres for at opretholde en høj sikkerhed i 365. Forslaget blev derefter en omfattende løsning med sikkerhedsforbedringer for at beskytte skolens data og digitale ressourcer, enhedsstyring med Intune, backup med en tredjepartsleverandør, support og uddannelse.

Anton Ehn, Account Manager hos Upheads, siger, at tjenesterne hjælper Östra Grevie med at have et højt sikkerhedsniveau i 365.

- "Vi reagerer på advarsler og trusler, der kommer ind i deres 365, og lader brugerne vide, hvad der er sket, og hvad vi har gjort," siger han.

Sofia siger, at det også er vigtigt at opretholde produktiviteten, så Upheads sender en produktivitetsrapport ud på organisationsniveau hvert kvartal. Den indeholder tips og tricks til at arbejde mere effektivt. "Vi ser på rapporten og rådgiver medarbejderne om, hvad vi sammen kan gøre for produktivitet, sikkerhed og compliance, som f.eks. at dele filer i Teams i stedet for at sende e-mails", siger Sofia.

Informative diskussioner om phishing

Sofia synes, at brugerne tager godt imod ændringerne.

- Medarbejderne har en god forståelse for vigtigheden af IT-sikkerhed. Upheads giver os god information om, hvorfor vi gør bestemte ting, og det kommunikerer vi til brugerne.

Løsningen omfatter også online computersikkerhedstræning og regelmæssige simulerede phishing-angreb for hele tiden at minde medarbejderne om IT-trusler. Phishing-mails giver ofte anledning til sjove diskussioner og sætter mange tanker i gang. Vi bliver meget mere opmærksomme på, hvilke e-mails vi modtager, og hvad vi skal undgå at klikke på," siger Sofia.

Udvidet fra netværk til strategisk partner

East Grevies samarbejde med Upheads startede med netværkstjenester og er gradvist blevet udvidet til at omfatte flere tjenester, herunder GDPR-overholdelse i 2018. Under implementeringen af sikkerhedsforanstaltningerne holdt de regelmæssige fælles møder for at sikre, at alt forløb korrekt.

- "Jeg ser frem til at fortsætte med regelmæssige møder fremover. Så vil det være naturligt også at tale om det strategiske arbejde, og vi sætter pris på at have en sparringspartner til at arbejde strategisk med IT," siger Sofia.

Anton vil fortsat være vært for møderne og nogle gange også have en tekniker med. Det er rigtig godt at lære kundens organisation bedre at kende og bedre at kunne finde huller og behov i deres it-løsning, siger han. Sofia føler, at Upheads bekymrer sig om Östra Grevie som kunde, og at kontaktpersonerne er nemme at komme i kontakt med og yder god service.

- Vi har stor tillid til Upheads. Ellers ville vi ikke være blevet siden 2015 og have udvidet vores samarbejde," slutter hun.

Resumé

Udfordringer

- Havde brug for at styrke sikkerheden på sin Microsoft 365-platform

- IT-hændelser i dit nabolag

- Svært at vælge og optimere sikkerhedsfunktioner i Microsoft 365 på egen hånd

Løsning

Alt-i-en Upheads Evergreen-løsning:

- Implementering af sikkerhedsforanstaltninger i 365

- Enhedshåndtering med Intune for at sikre virksomhedsdata på alle enheder

- Backup af Microsoft 365-data hos en tredjepartsleverandør

- Support, hvor personalet kan ringe, maile og chatte

- IT-sikkerhedstræning og regelmæssige simulerede phishing-angreb

- Onboarding og offboarding af medarbejdere og enheder

- Måling, analyse og tips om organisatorisk effektivitet i Microsoft 365

Værdier

- Hæver sin Microsoft Security Score til mindst 60 % og vil fastholde den

- Højt sikkerhedsniveau uden at gå på kompromis med produktiviteten

- Tips og tricks til at arbejde mere effektivt