Forbedret sikkerhet og økt produktivitet i Microsoft 365

Östra Grevie Folkhögskola i Östra Grevie og Malmö ble grunnlagt i 1914 og er en av Sveriges største folkehøyskoler. De ansatte bruker Microsoft 365 til filer, kommunikasjon, samarbeid og ulike Microsoft-verktøy.

Trenger riktig kompetanse innen IT-sikkerhet

Etter hvert som cyberhendelser i omverdenen økte, blant annet i en nabokommune, begynte de å diskutere hvordan de kunne styrke sikkerheten. Hendelser kan føre til tap av verdifulle data, brudd på personopplysningssikkerheten eller manglende tilgang til undervisningsmateriell. Dette kan i sin tur svekke undervisningen og redusere tilliten til skolen.

- Vi følte at vi ikke hadde tilstrekkelig kompetanse innen IT-sikkerhet, så vi kontaktet Upheads, som vi har samarbeidet med siden 2015, sier Sofia Andersson, CFO, som sammen med Nabil Mbarka også er ansvarlig for IT.

En totalløsning for sikkerhet og produktivitet

Upheads gjennomgikk de eksisterende sikkerhetstiltakene og identifiserte områder som måtte forbedres for å opprettholde høy sikkerhet i 365. Forslaget ble deretter en omfattende løsning med sikkerhetsforbedringer for å beskytte skolens data og digitale ressurser, enhetsadministrasjon med Intune, sikkerhetskopiering med en tredjepartsleverandør, support og opplæring.

Anton Ehn, Account Manager hos Upheads, sier at tjenestene hjelper Östra Grevie med å ha et høyt sikkerhetsnivå i 365.

- "Vi reagerer på varsler og trusler som kommer inn i 365, og gir brukerne beskjed om hva som har skjedd og hva vi har gjort", sier han.

Sofia sier at det også er viktig å opprettholde produktiviteten, og derfor sender Upheads ut en produktivitetsrapport på organisasjonsnivå hvert kvartal. Den inneholder tips og triks for å jobbe mer effektivt. "Vi ser på rapporten og gir de ansatte råd om hva vi kan gjøre sammen for å øke produktiviteten, sikkerheten og etterlevelsen, for eksempel å dele filer i Teams i stedet for å sende e-post", sier Sofia.

Informative diskusjoner om phishing

Sofia mener at brukerne har tatt godt imot endringene.

- Medarbeiderne har en god forståelse av hvor viktig IT-sikkerhet er. Ledelsen gir oss god informasjon om hvorfor vi gjør visse ting, og vi formidler dette til brukerne.

Løsningen omfatter også nettbasert opplæring i datasikkerhet og regelmessige simulerte phishing-angrep for å minne de ansatte om IT-truslene. Phishing-e-postene utløser ofte morsomme diskusjoner og setter i gang mange tanker. Vi blir mye mer bevisste på hvilke e-poster vi mottar, og hva vi bør unngå å klikke på, sier Sofia.

Utvidet fra nettverk til strategisk partner

East Grevies samarbeid med Upheads startet med nettverkstjenester, og har gradvis blitt utvidet til å omfatte flere tjenester, inkludert GDPR-samsvar i 2018. Under implementeringen av sikkerhetstiltakene hadde de regelmessige felles møter for å sikre at alt gikk riktig for seg.

- Jeg ser frem til å fortsette med regelmessige møter fremover. Da blir det naturlig å snakke om strategisk arbeid også, og vi setter pris på å ha en sparringspartner for å jobbe strategisk med IT, sier Sofia.

Anton vil fortsette å være vertskap for møtene, og noen ganger tar han også med seg en tekniker. Det er veldig bra å bli bedre kjent med kundens organisasjon og å kunne finne hull og behov i IT-løsningen deres, sier han. Sofia føler at Upheads bryr seg om Östra Grevie som kunde, og at kontaktpersonene er enkle å komme i kontakt med og gir god service.

- Vi har stor tillit til Upheads. Ellers ville vi ikke ha blitt værende siden 2015 og utvidet samarbeidet, avslutter hun.

Sammendrag

Utfordringer

- Måtte styrke sikkerheten på Microsoft 365-plattformen

- IT-hendelser i nabolaget ditt

- Vanskelig å velge og optimalisere sikkerhetsfunksjoner i Microsoft 365 på egen hånd

Løsning

Alt-i-ett-løsningen Upheads Evergreen:

- Implementering av sikkerhetstiltak i 365

- Enhetsadministrasjon med Intune for å sikre bedriftsdata på alle enheter

- Sikkerhetskopiering av Microsoft 365-data med en tredjepartsleverandør

- Support hvor ansatte kan ringe, sende e-post og chatte

- IT-sikkerhetsopplæring og regelmessige simulerte phishing-angrep

- Onboarding og offboarding av ansatte og enheter

- Måling, analyse og tips om organisatorisk effektivitet i Microsoft 365

Verdier

- Hever Microsoft Security Score til minst 60 % og vil opprettholde den

- Høyt sikkerhetsnivå uten at det går på bekostning av produktiviteten

- Tips og triks for å jobbe mer effektivt