Parannettu tietoturva ja lisääntynyt tuottavuus Microsoft 365:ssä

Östra Grevie Folkhögskola Östra Greviessä ja Malmössä perustettiin vuonna 1914, ja se on yksi Ruotsin suurimmista kansanopistoista. Työntekijät käyttävät Microsoft 365:tä tiedostojen, viestinnän, yhteistyön ja erilaisten Microsoft-työkalujen käyttöön.

Tarvitaan oikeat taidot tietoturvaa varten

Kun tietoverkko-onnettomuudet laajemmassa maailmassa lisääntyivät, mukaan luettuna yksi naapurikunnassa sattunut onnettomuus, he alkoivat keskustella siitä, miten turvallisuutta voitaisiin parantaa. Välikohtaukset voivat johtaa arvokkaiden tietojen katoamiseen, henkilötietojen loukkauksiin tai siihen, ettei opetusmateriaaleja voida käyttää. Tämä puolestaan voi heikentää opetusta ja vähentää luottamusta kouluun.

- Meistä tuntui, ettei meillä ollut riittävää asiantuntemusta tietoturvasta, joten otimme yhteyttä Upheadsiin, jonka kanssa olemme tehneet yhteistyötä vuodesta 2015", sanoo talousjohtaja Sofia Andersson, joka yhdessä Nabil Mbarkan kanssa vastaa myös tietoturvasta.

Yhden luukun ratkaisu turvallisuuteen ja tuottavuuteen

Upheads tarkasteli käytössä olevia turvatoimenpiteitä ja yksilöi alueita, joita oli parannettava, jotta 365:n korkea turvallisuustaso säilyisi. Ehdotuksesta tuli kattava ratkaisu, johon sisältyi tietoturvaparannuksia koulun tietojen ja digitaalisten resurssien suojaamiseksi, laitehallinta Intunen avulla, varmuuskopiointi kolmannen osapuolen palveluntarjoajan kanssa, tuki ja koulutus.

Anton Ehn, Upheadsin asiakkuuspäällikkö, sanoo, että palvelujen avulla Östra Grevie saa 365:ssä korkean turvallisuustason.

- "Reagoimme hälytyksiin ja uhkiin, jotka tulevat 365:een, ja ilmoitamme käyttäjille, mitä on tapahtunut ja mitä olemme tehneet", hän sanoo.

Sofian mukaan tuottavuuden ylläpitäminen on myös tärkeää, joten Upheads lähettää organisaatiotason tuottavuusraportin joka vuosineljännes. Se sisältää vinkkejä ja temppuja tehokkaampaan työskentelyyn. "Tarkastelemme raporttia ja neuvomme henkilöstölle, mitä voimme yhdessä tehdä tuottavuuden, turvallisuuden ja sääntöjen noudattamisen hyväksi, kuten jakaa tiedostoja Teamsissa sähköpostin sijaan", Sofia sanoo.

Informatiiviset keskustelut tietojenkalastelusta

Sofian mielestä käyttäjät suhtautuvat muutoksiin hyvin.

- Työntekijät ymmärtävät hyvin tietoturvan merkityksen. Päälliköt antavat meille hyvää tietoa siitä, miksi teemme tiettyjä asioita, ja me välitämme sen käyttäjille.

Ratkaisuun kuuluu myös tietoturvakoulutusta verkossa ja säännöllisiä simuloituja phishing-hyökkäyksiä, joilla henkilöstöä muistutetaan jatkuvasti tietoteknisistä uhkista. Phishing-sähköpostit herättävät usein hauskoja keskusteluja ja herättävät paljon ajatuksia. Meistä tulee paljon tietoisempia siitä, mitä sähköposteja saamme ja mitä meidän pitäisi välttää klikkaamasta, Sofia sanoo.

Laajentunut verkostosta strategiseksi kumppaniksi

East Grevien yhteistyö Upheadsin kanssa alkoi verkkopalveluista, ja se on vähitellen laajentunut kattamaan useampia palveluja, mukaan lukien GDPR-vaatimusten noudattaminen vuonna 2018. Tietoturvatoimien toteuttamisen aikana he pitivät säännöllisiä yhteisiä kokouksia varmistaakseen, että kaikki etenee oikein.

- "Odotan innolla, että jatkamme jatkossakin säännöllisiä kokouksia. Silloin on luontevaa puhua myös strategisesta työstä, ja me arvostamme sitä, että meillä on äänitorvi, jonka kanssa voimme tehdä strategista työtä tietotekniikan kanssa", Sofia sanoo.

Anton toimii jatkossakin kokousten isäntänä, ja joskus hän tuo paikalle myös teknikon. On erittäin hyvä tutustua asiakkaan organisaatioon paremmin ja pystyä löytämään puutteita ja tarpeita heidän IT-ratkaisuissaan, hän sanoo. Sofia kokee, että Upheads välittää Östra Greviestä asiakkaana ja että yhteyshenkilöihin on helppo ottaa yhteyttä ja he tarjoavat hyvää palvelua.

- Meillä on suuri luottamus Upheadeihin. Muuten emme olisi pysyneet mukana vuodesta 2015 lähtien ja laajentaneet yhteistyötämme", hän toteaa lopuksi.

Yhteenveto

Haasteet

- Microsoft 365 -alustan tietoturvan vahvistaminen.

- Tietotekniikkatapahtumat naapurustossasi

- Microsoft 365:n tietoturvaominaisuuksia on vaikea valita ja optimoida itse.

Ratkaisu

Upheadsin Evergreen-ratkaisu, joka sisältää kaiken yhdessä:

- Turvatoimien toteuttaminen 365:ssä

- Laitehallinta Intunen avulla yrityksen tietojen suojaamiseksi kaikilla laitteilla.

- Microsoft 365 -tietojen varmuuskopiointi kolmannen osapuolen palveluntarjoajan kanssa

- Tuki, johon henkilökunta voi soittaa, lähettää sähköpostia ja keskustella

- tietoturvakoulutus ja säännölliset simuloidut phishing-hyökkäykset

- Työntekijöiden ja yksiköiden palvelukseen ottaminen ja palveluksesta poistaminen.

- Organisaation tehokkuuden mittaaminen, analysointi ja vinkit Microsoft 365:ssä

Arvot

- Nostaa Microsoftin tietoturva-arvosanan vähintään 60 prosenttiin ja pitää sen ennallaan.

- Korkea turvallisuustaso tuottavuudesta tinkimättä

- Vinkkejä ja niksejä tehokkaampaan työskentelyyn