IM optimerar biståndet med smarta Microsoft 365-lösningar

IM är en idéburen, obunden medlemsorganisation som kämpar för en rättvis och medmänsklig värld. De arbetar globalt i samarbete med lokala organisationer för att hjälpa människor att ta sig ur fattigdom och utanförskap. IM samlar in enkätsvar från organisationerna och människorna som tar del av hjälpen, och insåg att deras verktyg och metoder för att se effekten och större mönster i datan som ger ett lärande inte gav tillräckligt bra stöd.

Kostnadseffektiv lösning som ger bättre beslutsstöd

Under upphandlingen visade Upheads hur det skulle kunna funka med program i Microsoft Office som IM redan betalade för, vilket är både kostnadseffektivt och flexibelt.

– Den här lösningen kommer leda till att vi fattar bättre beslut om hur vi ska använda pengarna, säger Andreas Ulfsax, förändringsledare på IM. Våra partners skickar in enkätsvar till oss, och mina kollegor i till exempel Indien får bättre stöd tack vare denna nya mätning. Då kan de leverera bättre projekt för en grupp med kvinnor på den indiska landsbygden.

 

Enkelt att anpassa med Microsofts program

Lösningen är byggd helt inom Microsoft 365 och använder MS Forms för insamling, Power Automate och AI Builder för automatiserad behandling, översättning och uppladdning till en Azure SQL Databas och till slut Power BI för att visualisera och presentera den insamlade datan

Niclas Dahl, Cloud Advisor Power Platform and Integrations, på Upheads har utvecklat lösningen i nära samarbete med Andreas.

-Vi har också implementerat en automatisk översättningsfunktion som gör att formulären finns på flera språk och när formulären skickas in till IM översätts allt automatiskt till engelska, säger Niclas.

Andreas uppskattar bland annat enkelheten i lösningen.

– MS Forms och Power BI är så enkelt att använda och anpassa efter det vi har och behöver, och hela lösningen gör användningen väldigt intuitiv.

 

Egna beslut om vidareutveckling

En annan stor fördel är att IM har en lösning som de äger till en relativt låg kostnad. Innan de tog beslut jämförde de lösningen med att använda andra verktyg och insåg att den här lösningen blir billigare över tid. Andreas lyfter även att lösningen är enkel att anpassa och utveckla i framtiden.

– Det är ganska billigt att lägga till komponenter eftersom programmen redan finns.

Niclas tycker också att det finns ett stort värde i att det är enkelt att bygga nya rapporter, skala upp, anpassa och vidareutveckla lösningen.

– IM sitter på beslutet själva eftersom de äger hela lösningen och alla komponenter.

 

Direktkontakt med utvecklaren löser problem smidigt

För att välja lösning och leverantör gjorde IM en omfattande upphandling där många leverantörer föreslog att bygga egna system till ganska höga kostnader.

– När vi träffade Niclas och Upheads insåg vi att det fanns en annan lösning. Vi ville äga verktygen själva, och Upheads visade hur vi skulle kunna använda off the shelf-program som vi redan hade i Microsoft 365. De hade gjort ett koncept och hade en tydlig idé för våra behov. Det gjorde att vi fick jättebra kontakt, säger Andreas.

Andreas tycker det är värdefullt att ha en direktkontakt och löpande dialog med den som utvecklar lösningen, jämfört med att ha en kundkontakt som i sin tur frågar utvecklarna.

– Vi har löst så många problem längs vägen och jag tycker det är ett stort värde i att kunna samarbeta nära utvecklaren utan mellanhänder. Vi har en chat i Teams där vi löst de flesta sakerna löpande, och Niclas ställer ofta motfrågor direkt för att förtydliga vad jag menar.

 

Transparens kan skapa ännu större värden

När IM får in mätningar stannar datan inte hos IM, utan även IM:s finansiärer har redan nu tillgång till analysen och kan följa datan i stort sett i realtid.

– Vi vill att många ska ha tillgång till informationen, och denna transparens kommer skapa ännu större värden. Då kan till exempel våra partners i Malawi se hur de i Guatemala har gjort och förbättra sitt arbete utefter det.

IM tittar på hur de skulle kunna utveckla tjänsten och göra den tillgänglig för andra organisationer så att de också kan skapa större effekt av de insamlade pengarna.

– Som vi har utformat hur vi mäter resultat och den tekniska lösningen skulle det kunna passa andra organisationer. Framöver är det intressant att undersöka hur AI kan hjälpa oss att förbättra effekten ännu mer, och det gör vi gärna genom ett bredare och djupare samarbete med Upheads, avslutar Andreas.

 

Sammanfattning

Utmaning

• Vill hjälpa människor ännu mer genom bättre beslutsunderlag
• Dåliga verktyg och metoder för uppföljning
• Ville äga systemet

Lösning

• Upheads koncept och kompetens i samarbete med IM
• Lösning inom Microsoft 365: MS Forms, Power Automate, Azure AQL, Power BI
• Skalbar och anpassningsbar lösning som IM äger

Värden

• Bättre effekt för de insamlade pengarna
• Användarvänligt, intuitivt, skalbart, anpassningsbart
• Kostnadseffektivt med Microsoft 365 som IM redan hade
• Transparens som kan hjälpa partners och andra organisationer

Vill du veta hur vi kan hjälpa din organisation? Kontakta oss idag!