Microsoft Teams - Ihre Plattform für Projektarbeit

Einige Unternehmen nutzen Hunderte verschiedener Software und eine Vielzahl von Dienstanbietern, um die Abläufe in ihrem Unternehmen zu steuern und zu verwalten. Selbst Unternehmen mit einer Microsoft 365-Lizenz verwenden manchmal externe Tools und Plattformen, um verschiedene Aufgaben zu lösen - und das unnötigerweise.

Die Hauptgründe für die Wahl der Microsoft 365 Plattform sind ist dass Sie Ihre Arbeit überall erledigen können, ohne im Büro sein zu müssen oder über ein VPN verbunden zu sein. Einige Unternehmen speichern jedoch ihre Dateien auf anderen Plattformen oder bearbeiten E-Mail-Konversationen außerhalb von Microsoft. oder verwalten E-Mail-Konversationen und andere Kommunikation außerhalb des Microsoft-Ökosystems.

"Ja, manchmal treffen wir Leute, die Teams nur zum Chatten und zum Buchen von Remote-Meetings nutzen, ähnlich wie das alte Skype", sagt Robert Veberg, Cloud Advisor bei WeSafe.

Die schlechte Nachricht ist also, dass viele Menschen noch nicht die volle Kapazität der Plattform nutzen. Die gute Nachricht ist, dass es kein großer Schritt ist, um das System stärker zu nutzen. Zum Beispiel als Unterstützung für die Projektarbeit. 

Arbeiten Sie an Ihren Projekten in Teams

Viele Unternehmen haben bereits Lösungen im Einsatz, von denen sie gar nicht wissen, dass sie sie haben. Sie arbeiten in einer alten Excel-Datei und nutzen nicht die Tools, für die sie bezahlt haben. Wenn ein CEO eines Unternehmens feststellt, dass die Microsoft 365-Plattform hauptsächlich für den internen Gebrauch und für Teams-Meetings genutzt wird, gibt es einige logische Schritte zu unternehmen; auch wenn es um die Arbeit mit Projekten geht.

"Sicherlich dürfte es für die meisten Menschen interessant sein, die Projektarbeit effizienter zu gestalten und alles an einem Ort zu haben. Dort die Kommunikation zu managen, einen Überblick über den Zeitaufwand zu bekommen und das im Projekt enthaltene Material in Form von Daten, Dateien, Gesprächen und anderen relevanten Dokumenten zu sichern. Stellen Sie sich vor, Sie könnten einstellen, wie lange jedes Dokument gespeichert werden soll - all das steht denjenigen zur Verfügung, die Microsoft 365 haben", sagt Robert.

Dass Microsoft Teams ist ein Projektwerkzeug scheinen viele Menschen nicht etwas, das Robert und seine Kollegen ändern wollen.

 "Die Verwendung von Teams für Projekte führt oft dazu, dass die Organisation die gesamte Nutzung von Teams auch für andere Funktionen entwickelt", sagt Robert. 

Eine Projektplattform, die Sie bereits haben!

Wenn also ein Unternehmen derzeit Excel verwendet, um die Abläufe in seinen Projekten zu strukturieren, und die Mitarbeiter untereinander viele E-Mails verschicken, um zu kommunizieren und Dateien auszutauschen - wie sollten sie dann über einen Wechsel nachdenken?

"Diese Arbeitsweise ist eigentlich eine sehr gute Grundlage in Kombination mit den Möglichkeiten, die die Microsoft-Plattform bietet. Sie sollten damit beginnen, sich zu fragen, welche Dateien sie haben und wie die Abläufe aussehen. Dann können sie sich ein Bild davon machen, wie diese Abläufe in Teams aussehen werden. So können beispielsweise die Excel-Dateien, die sie sich gegenseitig schicken, zu einer Liste in Microsoft Lists werden. Durch die Umstellung auf Teams und die neue Arbeitsweise wird eine neue Kultur geschaffen", sagt Robert.

Der Einstieg in die Arbeit mit Teams als Projektplattform ist für diejenigen, die es gewohnt sind, mit Ordnern, E-Mails und "eigenen Lösungen" zu arbeiten, ein großer kultureller Wandel im Vergleich zu früher.

"Es ist wichtig, sich von der Vorstellung zu lösen, alles im Kopf zu haben, und stattdessen den Werkzeugen und Möglichkeiten zu vertrauen - Teams als einen Kommunikationspartner zu sehen, der die Organisation effizienter arbeiten und mehr auf einfachere Weise erledigen lässt."

Starten Sie in wenigen einfachen Schritten

Was ist also Roberts erster Tipp für alle, die die Microsoft-Plattform in ein Projektwerkzeug verwandeln wollen?

"Sie können sofort damit anfangen, indem Sie diesen Artikel lesen! Dann schlage ich vor, dass Sie sich ein Webinar von WeSafe ansehen (falls Sie es noch nicht gesehen haben), in dem ich mehr darüber zeige, wie die Arbeit in der Praxis abläuft. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen noch nicht mit Teams gearbeitet haben: Bringen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, dies zu tun. Beginnen Sie damit, ein organisationsweites Team zu erstellen, bei dem jeder automatisch zur Organisation hinzugefügt wird. Anstatt eine Massen-E-Mail an alle im Unternehmen zu senden, probieren Sie die Konversationsfunktion im Team aus! Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail an einen Kollegen schicken, in der Sie nach dem Quartalsbericht fragen, schreiben Sie eine Chat-Nachricht. E-Mails sind etwas, das wir gerne weniger sehen würden und das ganz einfach durch Konversationen und Chats in Teams ersetzt werden kann.

Der nächste Schritt könnte die Umwandlung einer Excel-Datei in eine Liste in Microsoft Lists sein. Die Verwendung von Listen bietet Ihnen mehr und bessere Möglichkeiten, Informationen zu verfolgen und mit ihnen zu arbeiten. Sie können Prozesse automatisieren, die sonst einen manuellen Eingriff erfordern. Ein Beispiel für eine Liste, die in ein Projekt passt, könnte eine "ATTA"-Liste sein, die Änderungen und Ergänzungen, die während des Projektverlaufs aufgetreten sind, verfolgt und anzeigt. Oder eine Liste, die sicherstellt, dass das Projektbudget eingehalten wird, oder vielleicht eine Liste, die den Zeitaufwand für jeden Schritt festhält.

Es ist also alles schon da! Sofort einsatzbereit. Robert sagt, dass die meisten Leute mit Teams als Projektplattform selbständig arbeiten können. Einige brauchen Hilfe beim Aufbau einer Struktur und wenden sich dann an WeSafe.

"Einer der größten Vorteile ist, dass Sie jede einmal erstellte Vorlage für Teams, Planer und Listen wiederverwenden können. Wenn Sie also ein neues Projekt machen, müssen Sie nicht bei Null anfangen - Sie sind im Grunde schon da", sagt Robert.

FÜNF TIPPS FÜR DEN START VON MICROSOFT TEAMS ALS PROJEKTPLATTFORM:

• Hören Sie sich unser Webinar an, um eine bessere Vorstellung von den Möglichkeiten des Projektmanagements in Microsoft 365 zu bekommen.
• Erstellen Sie in Teams Projektteams, die nach dem Projekt oder dem Kunden benannt sind. Achten Sie darauf, Dokumente, Dateien und alles, was mit dem Projekt zu tun hat, zu speichern.
• Laden Sie alle relevanten Personen ein und ermutigen Sie sie, den mit dem Projektkanal verbundenen Chat für die gesamte Kommunikation im Zusammenhang mit dem Projekt zu nutzen, anstatt die Informationen per E-Mail zu verschicken.
• Verwalten Sie die gesamte Projektplanung mit Aktivitäten, Ressourcen und Terminen, die in den Projektkanal integriert sind. Nutzen Sie die angebotenen Tools wie Microsoft Lists und Planner, anstatt Excel-Dokumente zu verwenden.
• Schaffen Sie von Anfang an eine gute Struktur, die Sie bei zukünftigen neuen Projekten wiederverwenden können. Holen Sie sich externe Hilfe von WeSafe, wenn Sie nachbessern/anpassen müssen oder spezielle Wünsche haben.   

Wenn Sie Hilfe beim Aufbau einer Struktur für die Projektarbeit in Microsoft Teams benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden!