Microsoft Teams - din platform til projektarbejde

Nogle virksomheder bruger 100 forskellige softwareprogrammer og en række forskellige serviceudbydere til at køre og administrere deres organisation. Selv dem med en Microsoft 365-licens bruger nogle gange eksterne værktøjer og platforme til at udføre forskellige opgaver - unødigt.

Den vigtigste grund til at vælge Microsoft 365-platformen er at man kan udføre sit arbejde, uanset hvor man er, uden at skulle være på kontoret eller forbundet via en VPN. Men nogle virksomheder gemmer deres filer på andre platforme eller håndterer e-mail-samtaler uden for Microsoft. eller håndterer e-mailsamtaler og anden kommunikation uden for Microsofts økosystem.

"Ja, nogle gange møder vi folk, der kun bruger Teams til at chatte og booke fjernmøder; meget på samme måde som det gamle Skype blev brugt", siger Robert Veberg, Cloud Advisor hos WeSafe.

Så den dårlige nyhed er, at mange mennesker endnu ikke udnytter platformens fulde kapacitet. Den gode nyhed er, at det ikke er et stort skridt at tage for at gøre mere brug af systemet. For eksempel som støtte til projektarbejde. 

Arbejd på dine projekter i Teams

Mange organisationer har i dag løsninger, som de ikke ved, at de har. De arbejder i en gammel Excel-fil og udnytter ikke de værktøjer, de har betalt for. Hvis en CEO i en virksomhed begynder at indse, at Microsoft 365-platformen mest bruges til intern brug og Teams-møder, er der nogle logiske skridt at tage; også når det kommer til at arbejde med projekter.

"Jo, det burde være interessant for de fleste at effektivisere projektarbejdet og have alt samlet på ét sted. At styre kommunikationen der, få overblik over, hvor meget tid der er brugt, og at sikre det materiale, der indgår i projektet i form af data, filer, samtaler og andre relevante dokumenter. Forestil dig, at du kan indstille, hvor længe hvert dokument skal gemmes - alt dette er tilgængeligt for dem, der har Microsoft 365," siger Robert.

At Microsoft Teams er et projektværktøj er der mange, der ikke at kende til det - noget som Robert og hans kolleger gerne vil lave om på.

 "At bruge Teams til projekter fører ofte til, at organisationen udvikler hele brugen af Teams til andre funktioner også," siger Robert. 

En projektplatform, du allerede har!

Så hvis en virksomhed i øjeblikket bruger Excel til at strukturere flowet i deres projekter, og medarbejderne sender en masse e-mails til hinanden for at kommunikere og udveksle filer - hvordan skal de så overveje at ændre det?

"Denne måde at arbejde på er faktisk et rigtig godt grundlag i kombination med mulighederne i Microsoft-platformen. De skal starte med at spørge sig selv, hvilke filer de har, og hvordan flowet ser ud. Derefter kan de skabe et billede af, hvordan disse flows vil være i Teams. For eksempel kan de Excel-filer, de sender til hinanden, blive til en liste i Microsoft Lists. Ved at flytte til Teams og arbejde på en ny måde skabes der en ny kultur," siger Robert.

At begynde at arbejde med Teams som en projektplatform er en stor kulturel ændring i forhold til tidligere for dem, der er vant til at arbejde med mapper, e-mails og "deres egne løsninger".

"Det er vigtigt at give slip på tanken om at have alt i hovedet og i stedet stole på værktøjerne og mulighederne - at se Teams som en kommunikationspartner, der får organisationen til at arbejde mere effektivt og få mere fra hånden på en nemmere måde."

Kom i gang med et par enkle trin

Så hvad er Roberts første tip til alle, der ønsker at gøre Microsoft-platformen til et projektværktøj?

"Du kan starte lige nu med at læse denne artikel! Derefter foreslår jeg, at du ser et webinar (hvis du ikke allerede har set det) fra WeSafe, hvor jeg viser mere om, hvordan arbejdet udføres i praksis. Hvis du ikke har arbejdet med Teams i din virksomhed, så begynd at få dine medarbejdere til at gøre det. Start med at oprette et Team for hele organisationen, hvor alle automatisk bliver tilføjet til organisationen. I stedet for at sende en massemail til alle i organisationen, så prøv samtalefunktionen i teamet! Næste gang du sender en e-mail til en kollega og spørger om kvartalsrapporten, så skriv det i en chatbesked. E-mail er noget, vi gerne vil se mindre af, og det er ret nemt at erstatte med samtaler og chat i Teams."

Det næste skridt kunne være at lave en Excel-fil om til en liste i Microsoft Lists. Brug af lister giver dig flere og bedre muligheder for at spore og arbejde med information. Automatiser processer, der ellers kræver manuel indgriben. Et eksempel på en liste, der passer ind i et projekt, kunne være en "ATTA"-liste, som sporer og viser ændringer og tilføjelser, der er sket i løbet af projektet. Eller en liste til at sikre, at projektbudgettet overholdes, eller måske en liste til at holde styr på tidsforbruget i hvert trin.

Så alt er der allerede! Klar til brug. Robert siger, at de fleste kan begynde at arbejde med Teams som projektplatform på egen hånd. Nogle har brug for hjælp til at etablere en struktur og henvender sig så til WeSafe.

"En af de største fordele er, at du kan genbruge enhver Teams-, Planner- og Lists-skabelon, når du først har oprettet den. Så når du laver et nyt projekt, behøver du ikke at starte fra bunden - du er der stort set allerede," siger Robert.

FEM TIPS TIL, HVORDAN DU KICKSTARTER MICROSOFT TEAMS SOM PROJEKTPLATFORM:

• Lyt til vores webinar for at få en bedre idé om alle mulighederne for projektstyring i Microsoft 365.
• Opret projektteams i Teams, som er opkaldt efter projektet eller kunden. Sørg for at gemme dokumenter, filer og alt, hvad der er relateret til projektet.
• Inviter alle relevante personer, og opfordr dem til at bruge den chat, der er knyttet til projektkanalen, til al kommunikation i forbindelse med projektet, i stedet for at sende oplysningerne rundt via e-mail.
• Administrer al projektplanlægning med aktiviteter, ressourcer og deadlines integreret i projektkanalen. Brug de værktøjer, der tilbydes, såsom Microsoft Lists og Planner i stedet for at bruge Excel-dokumenter.
• Skab en god struktur fra starten, som du kan genbruge i fremtidige nye projekter. Få ekstern hjælp fra WeSafe, hvis du har brug for at finpudse/justere eller har specifikke ønsker.   

Hvis du vil have hjælp til at skabe en struktur for projektarbejde i Microsoft Teams, er du velkommen til at kontakte os!