Microsoft Teams - alustasi projektityöskentelyyn

Jotkut yritykset käyttävät satoja eri ohjelmistoja ja erilaisia palveluntarjoajia organisaationsa toimintojen pyörittämiseen ja hallintaan. Jopa ne, joilla on Microsoft 365 -lisenssi, käyttävät joskus ulkoisia työkaluja ja alustoja eri tehtävien suorittamiseen - tarpeettomasti.

Tärkein syy Microsoft 365 -alustan valintaan on että voit tehdä työtäsi missä tahansa ilman, että sinun tarvitsee olla toimistossa tai olla yhteydessä VPN:n kautta. Jotkut yritykset kuitenkin tallentavat tiedostojaan muilla alustoilla tai hoitavat sähköpostikeskusteluja Microsoftin ulkopuolella. tai hallinnoivat sähköpostikeskusteluja ja muuta viestintää Microsoftin ekosysteemin ulkopuolella.

"Kyllä, joskus tapaamme ihmisiä, jotka käyttävät Teamsia vain chattailuun ja etäkokousten varaamiseen; samaan tapaan kuin vanhaa Skypeä käytettiin", WeSafen pilvipalveluneuvoja Robert Veberg sanoo.

Huono uutinen on siis se, että monet ihmiset eivät vielä hyödynnä alustan kaikkia mahdollisuuksia. Hyvä uutinen on se, että järjestelmän käytön lisääminen ei ole pitkä askel. Esimerkiksi projektityön tukena. 

Työskentele projekteissasi Teamsissa

Monilla organisaatioilla on nykyään käytössä ratkaisuja, joista ne eivät tiedä. Ne työskentelevät vanhassa Excel-tiedostossa eivätkä hyödynnä maksettuja työkaluja. Jos yrityksen toimitusjohtaja alkaa ymmärtää, että Microsoft 365 -alustaa käytetään lähinnä sisäiseen käyttöön ja Teams-kokouksiin, on loogista ryhtyä joihinkin toimenpiteisiin, myös projektien kanssa työskentelyssä.

"Toki useimpia ihmisiä kiinnostanee se, että projektityöskentelyä voidaan tehostaa ja että kaikki on yhdessä paikassa. Hallita viestintää siellä, saada yleiskuva siihen käytetystä ajasta ja turvata projektiin sisältyvä materiaali tietojen, tiedostojen, keskustelujen ja muiden asiaankuuluvien asiakirjojen muodossa. Kuvittele vain, että voit määrittää, kuinka kauan kutakin asiakirjaa säilytetään - kaikki tämä on saatavilla niille, joilla on Microsoft 365", Robert sanoo.

Että Microsoft Teams on projektityökalu monet ihmiset eivät tunnu tietävän tiedä siitä - asia, jonka Robert ja hänen kollegansa haluavat muuttaa.

 "Teamsin käyttö projekteissa johtaa usein siihen, että organisaatio kehittää Teamsin käyttöä myös muissa toiminnoissa", Robert sanoo. 

Projektialusta, joka sinulla jo on!

Jos yritys siis käyttää tällä hetkellä Exceliä hankkeidensa virtojen jäsentämiseen ja työntekijät lähettävät paljon sähköposteja keskenään kommunikoidakseen ja vaihtaakseen tiedostoja - miten heidän pitäisi harkita muutosta?

"Tämä työskentelytapa on itse asiassa erittäin hyvä perusta yhdessä Microsoftin alustan mahdollisuuksien kanssa. Heidän pitäisi aloittaa kysymällä itseltään, mitä tiedostoja heillä on ja miltä virrat näyttävät. Sitten he voivat luoda kuvan siitä, miten nämä virrat ovat Teamsissa. Esimerkiksi Excel-tiedostot, joita he lähettävät keskenään, voivat muuttua listaksi Microsoft Lists -ohjelmassa. Siirtymällä Teamsiin ja työskentelemällä uudella tavalla luodaan uusi kulttuuri", Robert sanoo.

Teamsin käyttäminen projektialustana on suuri kulttuurinen muutos verrattuna aiempaan niille, jotka ovat tottuneet työskentelemään kansioiden, sähköpostien ja "omien ratkaisujensa" parissa.

"On tärkeää päästää irti ajatuksesta, että kaikki on omassa päässä, ja sen sijaan luottaa työkaluihin ja mahdollisuuksiin - nähdä Teams viestintäkumppanina, joka saa organisaation työskentelemään tehokkaammin ja saamaan enemmän aikaan helpommin."

Aloita muutamassa yksinkertaisessa vaiheessa

Mikä on siis Robertin ensimmäinen vinkki kaikille, jotka haluavat tehdä Microsoft-alustasta projektityökalun?

"Voit aloittaa heti lukemalla tämän artikkelin! Sen jälkeen suosittelen, että katsot WeSafen webinaarin (jos et ole vielä nähnyt sitä), jossa näytän lisää, miten työ tehdään käytännössä. Jos et ole työskennellyt yrityksessäsi tiimien kanssa: ala saada työntekijäsi tekemään niin. Aloita luomalla organisaation laajuinen Team, johon kaikki lisätään automaattisesti. Sen sijaan, että lähettäisit massasähköpostia kaikille organisaation jäsenille, kokeile Teamissa olevaa keskustelutoimintoa! Kun seuraavan kerran lähetät kollegalle sähköpostia, jossa kysyt neljännesvuosikatsauksesta, laita se keskusteluviestiin. Sähköpostia haluaisimme käyttää vähemmän, ja se on melko helposti korvattavissa Teamsin keskusteluilla ja chateilla."

Seuraava askel voisi olla Excel-tiedoston muuttaminen luetteloksi Microsoft Lists -ohjelmassa. Luetteloiden käyttäminen antaa sinulle enemmän ja parempia mahdollisuuksia seurata ja käsitellä tietoja. Automatisoi prosesseja, jotka muuten vaatisivat manuaalista toimintaa. Esimerkki projektiin sopivasta luettelosta voisi olla "ATTA"-luettelo, jossa seurataan ja näytetään projektin aikana tapahtuneet muutokset ja lisäykset. Tai lista, jolla varmistetaan, että projektin budjetti pysyy ennallaan, tai ehkä lista, jolla seurataan kuhunkin vaiheeseen käytettyä aikaa.

Kaikki on siis jo olemassa! Valmis käytettäväksi. Robert sanoo, että useimmat ihmiset voivat aloittaa Teamsin käyttämisen projektialustana itsekseen. Jotkut tarvitsevat apua rakenteen luomisessa ja kääntyvät sitten WeSafen puoleen.

"Yksi suurimmista eduista on se, että voit käyttää uudelleen mitä tahansa tiimi-, suunnittelija- ja luettelomallia, kun olet kerran luonut sen. Kun teet uuden projektin, sinun ei siis tarvitse aloittaa tyhjästä, vaan olet periaatteessa jo valmiiksi valmis", Robert sanoo.

VIISI VINKKIÄ MICROSOFT TEAMSIN KÄYNNISTÄMISEEN PROJEKTIALUSTANA:

• Kuuntele webinaarimme, jotta saat paremman käsityksen Microsoft 365:n kaikista projektinhallinnan mahdollisuuksista.
• Luo Teamsissa projektiryhmiä, jotka on nimetty projektin tai asiakkaan mukaan. Varmista, että tallennat asiakirjat, tiedostot ja kaiken projektiin liittyvän.
• Kutsu kaikki asiaankuuluvat henkilöt ja kehota heitä käyttämään hankekanavaan liitettyä chat-keskustelua kaikkeen hankkeeseen liittyvään viestintään sen sijaan, että lähetät tietoja sähköpostitse.
• Hallitse kaikkea projektisuunnittelua, jossa toiminnot, resurssit ja määräajat on integroitu projektikanavaan. Käytä tarjottuja työkaluja, kuten Microsoft Lists ja Planner, Excel-asiakirjojen sijaan.
• Luo alusta alkaen hyvä rakenne, jota voit käyttää uudelleen tulevissa uusissa projekteissa. Pyydä WeSafelta ulkopuolista apua, jos tarvitset tarkennusta/säätöä tai jos sinulla on erityisiä pyyntöjä.   

Jos haluat apua Microsoft Teamsin projektityön rakenteen määrittämisessä, voit ottaa meihin yhteyttä!