Microsoft Teams - din plattform for prosjektarbeid

Noen selskaper bruker 100 forskjellige programvarer og en rekke ulike tjenesteleverandører for å drive og administrere virksomheten. Selv de som har en Microsoft 365-lisens, bruker av og til eksterne verktøy og plattformer for å løse ulike oppgaver - helt unødvendig.

Hovedgrunnen til å velge Microsoft 365-plattformen er er for å kunne utføre arbeidet uansett hvor du er, uten å måtte være på kontoret eller tilkoblet via VPN. Noen selskaper lagrer imidlertid filene sine på andre plattformer eller håndterer e-postsamtaler utenfor Microsoft. eller håndterer e-postsamtaler og annen kommunikasjon utenfor Microsofts økosystem.

"Ja, noen ganger møter vi folk som bare bruker Teams til å chatte og booke fjernmøter, omtrent på samme måte som det gamle Skype ble brukt", sier Robert Veberg, Cloud Advisor i WeSafe.

Den dårlige nyheten er at mange ennå ikke utnytter plattformens fulle kapasitet. Den gode nyheten er at det ikke er et langt skritt å ta for å få mer ut av systemet. For eksempel som støtte for prosjektarbeid. 

Jobb med prosjektene dine i Teams

Mange organisasjoner har i dag løsninger som de ikke er klar over at de har. De jobber i en gammel Excel-fil og utnytter ikke verktøyene de har betalt for. Hvis en administrerende direktør i et selskap begynner å innse at Microsoft 365-plattformen hovedsakelig brukes til internt bruk og Teams-møter, er det noen logiske skritt å ta, også når det gjelder prosjektarbeid.

"Visst burde det være interessant for de fleste å effektivisere prosjektarbeidet og ha alt samlet på ett sted. Å styre kommunikasjonen der, få oversikt over hvor mye tid som er brukt og sikre materialet som inngår i prosjektet i form av data, filer, samtaler og andre relevante dokumenter. Tenk deg å kunne angi hvor lenge hvert dokument skal lagres - alt dette er tilgjengelig for dem som har Microsoft 365", sier Robert.

At Microsoft Teams er et prosjektverktøy er det mange som ikke ser ut til å vet om det - noe Robert og kollegene hans ønsker å gjøre noe med.

 "Bruk av Teams i prosjekter fører ofte til at organisasjonen utvikler hele Teams-bruken også for andre funksjoner", sier Robert. 

En prosjektplattform du allerede har!

Så hvis en bedrift i dag bruker Excel til å strukturere flyten i prosjektene sine, og de ansatte sender mange e-poster seg imellom for å kommunisere og utveksle filer - hvordan bør de tenke på å endre dette?

"Denne måten å jobbe på er faktisk et veldig godt utgangspunkt i kombinasjon med mulighetene i Microsoft-plattformen. De bør begynne med å spørre seg selv hvilke filer de har og hvordan flyten ser ut. Deretter kan de danne seg et bilde av hvordan denne flyten skal være i Teams. For eksempel kan Excel-filene de sender seg imellom, bli til en liste i Microsoft Lists. Ved å gå over til Teams og jobbe på en ny måte skapes det en ny kultur", sier Robert.

Å begynne å jobbe med Teams som prosjektplattform er en stor kulturendring sammenlignet med tidligere for de som er vant til å jobbe med mapper, e-post og "egne løsninger".

"Det er viktig å gi slipp på tanken om å ha alt i hodet og i stedet stole på verktøyene og mulighetene - å se Teams som en kommunikasjonspartner som får organisasjonen til å jobbe mer effektivt og få mer gjort på en enklere måte."

Kom i gang med noen få enkle trinn

Så hva er Roberts første tips til alle som ønsker å gjøre Microsoft-plattformen til et prosjektverktøy?

"Du kan begynne allerede nå med å lese denne artikkelen! Deretter foreslår jeg at du ser et webinar (hvis du ikke allerede har sett det) fra WeSafe der jeg viser mer om hvordan arbeidet gjøres i praksis. Hvis du ikke har jobbet med Teams i bedriften din: begynn å få de ansatte til å gjøre det. Begynn med å opprette et Team for hele organisasjonen, der alle automatisk blir lagt til i organisasjonen. I stedet for å sende ut en masse e-post til alle i organisasjonen, kan du prøve samtalefunksjonen i teamet! Neste gang du sender en e-post til en kollega og spør om kvartalsrapporten, kan du legge det inn i en chat-melding. E-post er noe vi gjerne vil ha mindre av, og det er ganske enkelt å erstatte det med samtaler og chat i Teams."

Neste steg kan være å gjøre en Excel-fil om til en liste i Microsoft Lists. Ved å bruke lister får du flere og bedre muligheter til å spore og arbeide med informasjon. Automatiser prosesser som ellers krever manuelle inngrep. Et eksempel på en liste som passer i et prosjekt, kan være en "ATTA"-liste, som sporer og viser endringer og tillegg som har skjedd i løpet av prosjektet. Eller en liste for å sikre at prosjektbudsjettet overholdes, eller kanskje en liste for å holde oversikt over tidsbruken i hvert trinn.

Så alt er allerede på plass! Klar til bruk. Robert forteller at de fleste kan begynne å jobbe med Teams som prosjektplattform på egen hånd. Noen trenger hjelp til å sette opp en struktur og henvender seg da til WeSafe.

"En av de største fordelene er at du kan gjenbruke alle Team-, Planner- og Lists-maler når du først har opprettet dem. Så når du starter på et nytt prosjekt, trenger du ikke å begynne fra bunnen av - du er i prinsippet allerede i gang", sier Robert.

FEM TIPS TIL HVORDAN DU KICKSTARTER MICROSOFT TEAMS SOM PROSJEKTPLATTFORM:

• Lytt til webinaret vårt for å få en bedre oversikt over alle mulighetene for prosjektstyring i Microsoft 365.
• Opprett prosjektgrupper i Teams som er oppkalt etter prosjektet eller kunden. Sørg for å lagre dokumenter, filer og alt som har med prosjektet å gjøre.
• Inviter alle relevante personer, og oppfordre dem til å bruke chatten som er knyttet til prosjektkanalen til all kommunikasjon knyttet til prosjektet, i stedet for å sende informasjon via e-post.
• Administrer all prosjektplanlegging med aktiviteter, ressurser og tidsfrister integrert i prosjektkanalen. Bruk verktøy som Microsoft Lists og Planner i stedet for å bruke Excel-dokumenter.
• Lag en god struktur fra begynnelsen av som du kan gjenbruke i fremtidige nye prosjekter. Få ekstern hjelp fra WeSafe hvis du trenger å forbedre/justere eller har spesifikke ønsker.   

Hvis du ønsker hjelp til å strukturere prosjektarbeidet i Microsoft Teams, er du velkommen til å kontakte oss!