5 clevere Tipps für eine effektivere interne Kommunikation

Um hier Abhilfe zu schaffen, habe ich meine besten Tipps zusammengestellt, wie Sie und Ihre Mitarbeiter die Plattform nutzen können, um intelligenter zu kommunizieren und effizienter zu arbeiten.  

Viel mehr als E-Mail

Immer mehr Menschen arbeiten aus der Ferne ohne die tägliche Besprechung mit ihren Kollegen. Stattdessen sollten die meisten Dinge erledigt werden digital und dDer "physische" Kontakt kann nicht vollständig ersetzt werden. Eines ist jedoch sicher: Microsoft 365 bietet den Nutzern ganz andere (und für viele noch unentdeckte) Möglichkeiten als bisher. Doch um diese zu nutzen, muss man sich mit einer ebenso verbreiteten wie hartnäckigen Gewohnheit fertig werden: E-Mails für alles zu verwenden!.

Eine fundierte Schätzung ist, dass 70-90 % der Kommunikation läuft über E-Mailsei es eine kurze Frage an einen Kollegen, ein Dokument, das weitergegeben werden soll, oder eine Information an alle über neue Verfahren.

Heute ist es viel einfacher, sich mit einer Nachricht Nachrichten über das Intranet oder einen Chat zu starten mit Mitarbeitern zu starten als früher. Zunächst einmal können Sie dies direkt in der von Ihnen verwendeten Anwendung ohne die App oder das Fenster wechseln zu müssen.

Es ist nur eine Frage der zwischen verschiedenen Arten der Kommunikation zu unterscheiden und den entsprechenden Kommunikationskanal zu wählen.

Nun ist es Zeit für die Tipps!

Tipp Nr. 1: Kommunikationsseiten für Informationen an viele Menschen

Allgemeine Unternehmensinformationen, die alle oder viele Personen im Unternehmen betreffen perfekt geeignet für Kommunikationsseiten - wie z. B. die Startseite des Intranets Ihres Unternehmens. Sie können eine Seite für die gesamte Organisation und eine für jeden Bereich, jede Abteilung oder jedes große Team einrichten. Die Personalabteilung kann zum Beispiel alle Informationen über die Personalabteilung auf einer leicht zugänglichen Seite zusammenfassen, die jeder kennt.

Vermeiden Sie ablenkende Massensendungen an alle per E-Mail "zur Information".. Informationen gehen im Tsunami der E-Mails unter. Und in einem Team-Kanal kann sie leicht verloren gehen.

Das Grundprinzip ist, dass alle Informationen (und alle Gespräche) leicht zugänglich zu halten für diejenigen, die sie brauchen und wann sie sie brauchen.

Seite Kommunikation 

Tipp Nr. 2: Chat in Teams für schnelle Kommunikation zwischen Mitarbeitern

Wenn Sie bei der Vorstellung, "bei der Arbeit zu chatten", ein wenig zögern, sind Sie nicht allein. Das Chatten in Teams ist jedoch nicht wie das Chatten mit Freunden in den sozialen Medien. Es ist viel effektiver als E-Mail wenn eine Idee diskutiert werden muss in der Gruppe diskutiert werden muss, oder wenn Sie eine schnelle Antwort auf eine Frage erhalten wollen. Mit Ausnahme eines Telefonatsist es dem Gespräch mit den Kollegen im Büro so nahe, wie es nur möglich ist, ohne dort zu sein.

Darüber hinaus können diejenigen, die in Teams miteinander chatten, problemlos Dokumente, Notizbücher Dokumente, Notizblöcke und gemeinsame Kalender teilen, Videokonferenzen abhalten und vieles mehr.

Wenn es mehr Chat-Teilnehmer gibt empfehle ich themenbasierte, themenbezogene Unterhaltungen anstelle von großen Gruppenchats, die leicht unstrukturiert werden können. Alle Nachrichten sind dann mit einem bestimmten Beitrag verknüpft und offen, so dass sich viele Leute auskennen. Gleichzeitig können ausgewählte Themen und Personen mit Tags versehen werden - mehr dazu im nächsten Tipp!

Chatten und Taggen in Teams

Themenbezogene Unterhaltungen und Erwähnungen in Teams

Tipp Nr. 3: Markieren Sie Leute, schicken Sie ihnen keine E-Mails

Verwenden Sie Erwähnungen unabhängig davon, ob Sie in Teams, einer Office-Anwendung oder in Listen arbeiten. Anstatt eine Kopie einer Word-Datei per E-Mail zu versenden, wenn Sie Feedback zu einem Text in Word erhalten möchten, können Sie die Person markieren Sie können die Person, von der Sie Feedback wünschen, direkt in Word markieren. Über die Kommentarfunktion (geben Sie @Name) erhält die Person sofort eine Aufforderung zur Rückmeldung, zusammen mit einem Link zum richtigen Dokument in der richtigen Version, und kann direkt im Dokument antworten. Wirklich reibungslos.

Wenn Sie jemanden auf etwas aufmerksam machen wollen, das Sie geschrieben haben, verwenden Sie Tags in allen Kanälen und Anwendungen. Vermeiden Sie es jedoch, das gesamte Team zu markieren, wenn es sich nur um eine Person handelt. Sie können etwas in einem Kanal kommunizieren, von dem alle wissen sollten. Markieren Sie aber die Person, die sich um die Angelegenheit kümmern soll.

Ein weiterer Grund für die Verwendung von Erwähnungen ist, dass Microsoft Viva Ihnen dann relevante Informationen senden kann, damit Sie nicht danach suchen müssen. Außerdem erhalten Sie Einblicke in Unterhaltungen, in denen Sie getaggt wurden, in Dokumente, die mit Ihnen geteilt wurden, und vieles mehr.

Erwähnungen in Word

E-Mail, wenn Sie in Word erwähnt werden

Tipp Nr. 4: Gemeinsame Kanäle statt privater Kanäle

Jetzt können Sie jemandem, der nicht Mitglied eines Teams ist Zugriff auf einen gemeinsamen Kanal im Team geben, ohne dass diese Person Zugriff auf die anderen Kanäle des Teams erhält. Dies ist ein Unterschied zu privaten Kanälen in einem Team, die nur Mitglieder des Teams zugreifen können.

Gemeinsame Kanäle können sowohl intern als auch von Personen genutzt werden außerhalb Ihrer Organisation genutzt werden. Dies ist eine große Verbesserung für Letztere, die den gemeinsamen Kanal direkt in ihrer eigenen Teamumgebung unter "Ihre anderen Teams" sehen, ohne die Umgebung wechseln zu müssen.

Gemeinsamer Kanal in Teams

Tipp Nr. 5: Teams "entdecken"

Die Funktion "Entdecken" in Microsoft Teams soll Ihnen dabei helfen, relevante Unterhaltungen, Kanäle und Dokumente innerhalb Ihrer Organisation zu finden und sich mit ihnen zu beschäftigen. Dies geschieht durch den Einsatz von KI-Technologie zur Analyse von Aktivitäten und Inhalten, die mit Ihrer Arbeit und Ihren Interessen in Zusammenhang stehen. Hier sind einige der Möglichkeiten, wie die "Entdecken"-Funktion funktionieren kann:

1. Empfehlungen: Die Funktion schlägt Kanäle und Teams vor, die für Sie relevant sein könnten, basierend auf früheren Aktivitäten und der Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen.
2. Suchfunktionen: Zusätzlich zu den automatischen Inhaltsvorschlägen können Sie aktiv nach bestimmten Themen, Dateien oder Diskussionen in Teams suchen.
3. Anpassung: Die Entdeckungsfunktion passt sich im Laufe der Zeit auf der Grundlage Ihrer Interaktionen und sich ändernden Interessen an, wodurch die Empfehlungen relevanter und nützlicher werden.

Die Discover"-Funktion soll es den Nutzern erleichtern, auf dem Laufenden zu bleiben und sich mit den relevantesten und wichtigsten Gesprächen und Projekten innerhalb des Unternehmens zu beschäftigen.

"Entdecken" in Teams

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie sich nicht scheuen sollten mehrere Oberflächen und Kanäle zu verwendenaber behalten Sie jedes Gespräch dort, wo es hingehört. Schnelllebige Themen innerhalb des Teams können vorteilhaft behandelt werden direkt in der App in der jede Person arbeitet.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie innerhalb Ihrer Organisation effektiver kommunizieren können? Nehmen Sie Kontakt auf!