5 fiksua vinkkiä tehokkaampaan sisäiseen viestintään

Tämän korjaamiseksi olen koonnut yhteen parhaat vinkkini siitä, miten sinä ja työntekijäsi voitte käyttää alustaa älykkäämpään viestintään ja tehokkaampaan työskentelyyn.  

Paljon enemmän kuin sähköposti

Yhä useammat ihmiset työskentelevät etätyötä ilman päivittäisiä tapaamisia kollegoidensa kanssa. Sen sijaan useimmat asiat pitäisi tehdä digitaalisesti ja d"Fyysistä" kontaktia ei ehkä korvata kokonaan. Yksi asia on kuitenkin varmaa: Microsoft 365 tarjoaa käyttäjille aivan toisenlaisia (ja monille vielä löytämättömiä) mahdollisuuksia kuin ennen. Mutta jotta niitä voi hyödyntää, sinun täytyy käsitellä yhtä yleistä kuin sitkeääkin tapaa: sähköpostin käyttäminen kaikkeen!.

Valistunut arvaus on, että 70-90 % menee sähköpostitseolipa kyse sitten pikakysymyksestä kollegalle, jaettavasta asiakirjasta tai tiedottamisesta kaikille uusista menettelytavoista.

Nykyään on paljon helpompaa ottaa yhteyttä uutisia intranetin kautta tai aloittaa chat työntekijöiden kanssa kuin ennen. Ensinnäkin voit tehdä sen suoraan käyttämässäsi sovelluksessa ilman, että sinun tarvitsee vaihtaa sovellusta tai ikkunaa.

Kyse on vain erottaa eri viestintätyypit toisistaan ja valita viestintäkanava sen mukaisesti.

Nyt on vinkkien aika!

Vinkki #1: Viestintäsivut tiedottamiseen monelle ihmiselle

Yrityksen yleiset tiedot, jotka koskee kaikkia tai monia ihmisiä yrityksessä sopii erinomaisesti viestintäsivut - kuten yrityksesi intranetin etusivulle. Sinulla voi olla yksi verkkosivu koko organisaatiolle ja yksi jokaiselle alueelle, osastolle tai suurelle tiimille. Henkilöstöhallinto voi esimerkiksi laittaa kaikki HR-tiedot yhdelle helposti saatavilla olevalle sivulle, jonka kaikki tuntevat.

Vältä häiritseviä massapostituksia kaikille sähköpostitse "tiedoksi".. Tieto hukkuu sähköpostien tsunamiin. Ja Teams-kanavassa se voi helposti kadota.

Perusperiaatteena on pitää kaikki tiedot (ja kaikki keskustelut) helposti saatavilla. niille, jotka sitä tarvitsevat ja silloin kun he sitä tarvitsevat.

Viestintäsivu 

Vinkki #2: Keskustele Teamsissa nopeaa viestintää varten työtovereiden välillä.

Jos suhtaudut hieman epäröiden ajatukseen "chattailusta töissä", et ole yksin. Teamsissa chattailu ei kuitenkaan ole samanlaista kuin chattailu ystävien kanssa sosiaalisessa mediassa. Se on paljon tehokkaampaa kuin sähköposti kun ideasta on keskusteltava ryhmässä tai kun haluat saada nopeasti vastauksen kysymykseen. Puhelua lukuun ottamattase on yhtä lähellä kuin keskusteleminen kollegoiden kanssa toimistossa kuin mitä voit saada ilman, että olet paikalla.

Lisäksi Teamsissa keskenään keskustelevat voivat helposti jakaa asiakirjoja, muistikirjoja asiakirjoja, muistikirjoja ja jaettuja kalentereita, pitää videokokouksia ja paljon muuta.

Kun keskusteluun osallistujia on enemmän Suosittelen aihekohtaista, ketjutettuja keskusteluja mieluummin kuin suuria ryhmäkeskusteluja, jotka voivat helposti muuttua jäsentymättömiksi. Kaikki viestit liittyvät tällöin tiettyyn viestiin ja ovat avoimia, mikä antaa monille ihmisille tuttuutta. Samalla valitut aiheet ja henkilöt voidaan merkitä - siitä lisää seuraavassa vinkissä!

Keskustele ja merkitse Teamsissa

Keskusteluketjut ja maininnat Teamsissa

Vinkki #3: Merkitse ihmiset, älä lähetä heille sähköpostia.

Käytä mainintoja riippumatta siitä, työskenteletkö Teamsissa, Office-sovelluksessa vai Listsissä. Sen sijaan, että lähettäisit sähköpostitse kopion Word-tiedostosta, kun haluat saada palautetta Wordissa olevasta tekstistä. merkitä henkilön jolta haluat palautetta suoraan Wordissa. Kommentointitoiminnon kautta (kirjoita @nimi), henkilö saa välittömästi palautepyynnön ja linkin oikeaan asiakirjaan oikeassa versiossa ja voi vastata suoraan asiakirjassa. Todella sujuvaa.

Jos haluat kiinnittää jonkun huomion johonkin kirjoittamaasi asiaan, käytä tunnisteita kaikissa kanavissa ja sovelluksissa. Vältä kuitenkin koko tiimin merkitsemistä, jos kyseessä on vain yksi henkilö. Voit viestiä jotain sellaista kanavassa, josta kaikkien pitäisi tietää. Merkitse kuitenkin henkilö, joka käsittelee asiaa.

Toinen syy mainintojen käyttämiseen on se, että Microsoft Viva voi lähettää sinulle asiaankuuluvaa tietoa, jotta sinun ei tarvitse etsiä sitä. Se antaa sinulle myös tietoa siitä, mihin keskusteluihin sinut on merkitty, mitä asiakirjoja on jaettu kanssasi ja paljon muuta.

Maininnat Wordissa

Sähköposti kun sinut mainitaan Wordissa

Vinkki #4: Jaetut kanavat yksityisten kanavien sijaan

Nyt voit antaa jollekin, joka ei ole ryhmän jäsen pääsyä jaettuun kanavaan tiimissä, antamatta hänelle pääsyä tiimin muihin kanaviin. Tämä on eri asia kuin pyksityisistä kanavista tiimissä, jotka ovat vain tiimin jäsenet voivat käyttää.

Jaettuja kanavia voidaan käyttää sekä sisäisesti että ihmisten toimesta. organisaatiosi ulkopuolella. Tämä on suuri parannus jälkimmäisille, jotka näkevät jaetun kanavan suoraan omassa tiimiympäristössään kohdassa "Muut tiimisi" ilman, että heidän tarvitsee vaihtaa ympäristöä.

Jaettu kanava Teamsissa

Vinkki #5: "Tutustu" tiimeihin

Microsoft Teamsin "Löydä"-ominaisuus on suunniteltu auttamaan sinua löytämään ja osallistumaan asiaankuuluviin keskusteluihin, kanaviin ja asiakirjoihin organisaatiossasi. Se tekee tämän käyttämällä tekoälyteknologiaa analysoimaan työhösi ja kiinnostuksen kohteisiisi liittyviä toimintoja ja sisältöä. Seuraavassa on muutamia tapoja, joilla "Löydä"-ominaisuus voi toimia:

1. Suositukset: Ominaisuus ehdottaa kanavia ja tiimejä, jotka saattavat olla sinulle merkityksellisiä aiempien toimintojen ja kollegoiden kanssa tehdyn yhteistyön perusteella.
2. Hakutoiminnot: Automaattisten sisältöehdotusten lisäksi voit etsiä aktiivisesti tiettyjä aiheita, tiedostoja tai keskusteluja Teamsissa.
3. Mukauttaminen: Löydä-toiminto mukautuu ajan myötä vuorovaikutuksen ja muuttuvien kiinnostuksen kohteiden perusteella, jolloin suositukset ovat entistä merkityksellisempiä ja hyödyllisempiä.

Discover-ominaisuuden tarkoituksena on helpottaa käyttäjien pysymistä ajan tasalla ja olla mukana yrityksen tärkeimmissä keskusteluissa ja hankkeissa.

"Löydä" tiimeissä

Yhteenvetona voidaan todeta, että älkää pelätkö seuraavaa käyttää useita pintoja ja kanaviamutta pidä jokainen keskustelu siellä, minne se kuuluu. Nopeasti etenevät asiat tiimin sisällä voidaan käsitellä edullisesti suoraan sovelluksessa jossa kukin henkilö työskentelee.

Haluatko tietää lisää siitä, miten voit viestiä tehokkaammin organisaatiossasi? Ota yhteyttä!