5 smarte tips til mere effektiv intern kommunikation

For at råde bod på det har jeg samlet mine bedste tips til, hvordan du og dine medarbejdere kan bruge platformen til at kommunikere smartere og arbejde mere effektivt.  

Meget mere end e-mail

Flere og flere mennesker arbejder på afstand uden det daglige møde med deres kolleger. I stedet skal de fleste ting gøres digitalt og dDen "fysiske" kontakt bliver måske ikke helt erstattet. Men én ting er sikkert: Microsoft 365 giver helt andre (og for mange stadig uopdagede) muligheder for brugerne end tidligere. Men for at kunne udnytte dem, skal du gøre op med en vane, der er lige så almindelig, som den er vedholdende: at bruge e-mail til alt!.

Et kvalificeret gæt er, at 70-90% går via e-mailuanset om det er et hurtigt spørgsmål til en kollega, et dokument, der skal deles, eller information til alle om nye procedurer.

I dag er det meget nemmere at nå ud med en nyhed via intranettet eller starte en chat med medarbejderne, end det var før i tiden. Til at begynde med kan du gøre det direkte i den app, du bruger uden at skulle skifte app eller vindue.

Det er blot et spørgsmål om at skelne mellem forskellige typer af kommunikation og vælge kommunikationskanal derefter.

Når det er sagt, så er det tid til tips!

Tip #1: Kommunikationssider til information til mange mennesker

Generel virksomhedsinformation, der påvirker alle eller mange personer i virksomheden perfekt egnet til kommunikationssider - som f.eks. startsiden på virksomhedens intranet. Du kan have en hjemmeside for hele organisationen og en for hvert område, afdeling eller større team. HR kan f.eks. lægge alle HR-oplysninger på én lettilgængelig side, som alle kender.

Undgå distraherende masseforsendelser til alle via e-mail "til orientering".. Information drukner i en tsunami af e-mails. Og i en Teams-kanal kan den let gå tabt.

Det grundlæggende princip er at holde al information (og alle samtaler) let tilgængelige for dem, der har brug for det, og når de har brug for det.

Kommunikationsside 

Tip #2: Chat i Teams for hurtig kommunikation mellem kolleger

Hvis du er lidt tøvende over for tanken om at "chatte på arbejdet", er du ikke alene. Men at chatte i Teams er ikke som at chatte med venner på de sociale medier. Det er langt mere effektivt end e-mail når en idé skal diskuteres i gruppen, eller når du vil få et hurtigt svar på et spørgsmål. Med undtagelse af et telefonopkalder det så tæt på at tale med dine kolleger på kontoret, som du kan komme uden at være der.

Derudover kan de, der chatter med hinanden i Teams, nemt dele dokumenter, notesbøger dokumenter, notesblokke og delte kalendere, holde videomøder og meget mere.

Når der er flere chatdeltagere anbefaler jeg emnebaseret, trådede samtaler i stedet for store gruppechats, som let kan blive ustrukturerede. Alle beskeder er så knyttet til et bestemt indlæg og er åbne, hvilket giver mange mennesker fortrolighed. Samtidig kan udvalgte emner og personer tagges - mere om det i næste tip!

Chat og tag i teams

Trådede samtaler og omtaler i Teams

Tip #3: Tag folk, send dem ikke en e-mail

Brug mentions, uanset om du arbejder i Teams, et Office-program eller Lists. I stedet for at e-maile en kopi af en Word-fil, når du vil have feedback på en tekst i Word, kan du tagge den person du vil have feedback fra direkte i Word. Gennem kommentarfunktionen (skriv @navn) modtager personen straks en anmodning om feedback sammen med et link til det rigtige dokument i den rigtige version, og kan svare direkte i dokumentet. Virkelig smidigt.

Hvis du vil gøre nogen opmærksom på noget, du skriver, skal du bruge tags på tværs af alle kanaler og apps. Undgå dog at tagge hele teamet, hvis det kun er én person. Du kan kommunikere noget i en kanal, som alle bør kende til. Men tag den person, der skal håndtere sagen.

En anden grund til at bruge mentions er, at Microsoft Viva så kan sende dig relevante oplysninger, så du ikke behøver at lede efter dem. Det giver dig også indsigt i, hvilke samtaler du er blevet tagget i, dokumenter, der er blevet delt med dig, og meget mere.

Omtaler i Word

E-mail, når du bliver nævnt i Word

Tip #4: Delte kanaler i stedet for private kanaler

Nu kan du give nogen, der ikke er medlem af et team adgang til en delt kanal i teamet, uden at give dem adgang til teamets andre kanaler. Dette er forskelligt fra private kanaler i et team, som kun medlemmer af teamet kan få adgang til.

Delte kanaler kan bruges både internt og af mennesker uden for din organisation. Dette er en stor forbedring for sidstnævnte, som ser den delte kanal direkte i deres eget teammiljø under "Dine andre teams" uden at skulle skifte miljø.

Delt kanal i Teams

Tip #5: "Opdag" teams

"Discover"-funktionen i Microsoft Teams er designet til at hjælpe dig med at finde og engagere dig i relevante samtaler, kanaler og dokumenter i din organisation. Det gør den ved at bruge AI-teknologi til at analysere aktiviteter og indhold, der er relateret til dit arbejde og dine interesser. Her er nogle af de måder, "Discover"-funktionen kan fungere på:

1. Anbefalinger: Funktionen foreslår kanaler og teams, som kan være relevante for dig, baseret på tidligere aktiviteter og samarbejde med dine kolleger.
2. Søgefunktioner: Ud over automatisk at foreslå indhold kan du aktivt søge efter bestemte emner, filer eller diskussioner i Teams.
3. Tilpasning: "Discover"-funktionen tilpasser sig over tid baseret på dine interaktioner og skiftende interesser, hvilket gør anbefalingerne mere relevante og nyttige.

Funktionen "Discover" er designet til at gøre det lettere for brugerne at holde sig opdateret og engageret i de mest relevante og vigtige samtaler og projekter i virksomheden.

"Opdag" i teams

For at opsummere skal du ikke være bange for at bruge flere overflader og kanalermen hold hver samtale, hvor den hører hjemme. Problemer i teamet, der bevæger sig hurtigt kan med fordel håndteres direkte i den app hver person arbejder i.

Vil du vide mere om, hvordan du kommunikerer mere effektivt i din organisation? Så kontakt os!