5 smarta tips för effektivare intern kommunikation

För att råda bot på detta har jag samlat mina bästa tips på hur du och dina medarbetare kan använda plattformen för att kommunicera smartare och arbeta effektivare.  

Mycket mer än e-post 

Allt fler arbetar på distans utan det dagliga mötet med sina medarbetare. Det mesta ska istället ske digitalt och den ”fysiska” kontakten kanske inte kan ersättas helt. Medan en sak är säkert: Microsoft 365 ger helt andra (och för många ännu oupptäckta) möjligheter för användarna än tidigare. Men för att kunna dra nytta av dem måste ni ta itu med en lika vanlig som seglivad ovana: att använda e-post för allt. 

En kvalificerad gissning är att 70-90% går via e-post, oavsett om det handlar om om en snabb fråga till en kollega, ett dokument som ska delas eller information till alla om nya rutiner.  

Idag är det mycket enklare att nå ut med en nyhet via intranätet eller starta en chatt med medarbetarna än vad det brukade vara. Till att börja med kan du göra det direkt i appen du använder utan att behöva byta app eller fönster.  

Det gäller bara att skilja på olika typer av kommunikation och välja kommunikationskanal därefter.  

Med det sagt, dags för tipsen!  

Tips #1: Kommunikationssidor för information till många  

Allmän företagsinformation som berör alla eller många på företaget passar perfekt för kommunikationssidor – till exempel startsidan på företagets intranät. Du kan ha en webbsida som berör hela organisationen och en för varje område, avdelning eller större team. HR kan till exempel samla all HR-information på en lättåtkomlig sida som alla känner till. 

Undvik distraherande massutskick till alla via e-post ”för kännedom”. Informationen drunknar i tsunamin av e-post. Och i en Teams-kanal ”kan den” försvinner den lätt.  

Grundprincipen är att hålla all information (och alla konversationer) lättåtkomlig för den som behöver den och när den behövs.  

Kommunikationssida 

Tips #2: Chatten i Teams för snabb kommunikation mellan medarbetare 

Om du tvekar en aning inför tanken att ”chatta på jobbet” är du inte ensam. Däremot att chatta i Teams är inte som att chatta med vänner i sociala medier. Det är vida effektivare än e-post när en idé ska diskuteras i gruppen, eller när du vill få ett snabbt svar på en fråga. Med undantag för ett telefonsamtal är det så nära att prata med kollegorna på kontoret du kan komma utan att vara där.  

De som chattar med varandra i Teams kan dessutom i samma app enkelt dela dokument, anteckningsblock och gemensamma kalendrar, hålla videomöten och mycket annat.  

När chattdeltagarna är fler rekommenderar jag ämnesbaserade, trådade konversationer framför stora gruppchattar, som lätt blir ostrukturerade. Alla meddelanden kopplas då till ett visst inlägg och är öppna vilket ger många kännedom. Samtidigt kan utvalda ämnen och personer taggas – mer om det i nästa tips!  

Chatta och tagga i Teams

Trådade konversationer och omnämnanden i Teams

Tips #3: Tagga personer, mejla inte 

Använd omnämnanden oavsett om du arbetar i Teams, ett Officeprogram eller Lists. Istället för att mejla en kopia av en wordfilen när du vill få feedback på en text i Word, kan du tagga personen du vill ha feedback från direkt i Word. Genom kommentarsfunktionen (skriv @namnet) får personen direkt en förfrågan om feedback tillsammans med en länk till rätt dokument i rätt version, och kan svara direkt i dokumentet. Riktigt smidigt. 

Om du vill uppmärksamma någon på något du skriver, använd taggar i alla kanaler och appar. Undvik dock att tagga hela teamet om det bara gäller en person. Du kan alltså kommunicera något i en kanal som alla ska få kännedom om. Men tagga personen som ska hantera saken. 

Ytterligare ett skäl att använda omnämnanden är att Microsoft Viva då kan skicka relevant info så att du inte behöver leta efter den. Det ger dig även insikter om vilka konversationer du taggats i, dokument som delats med dig med mera.  

Omnämnanden i Word

Mail när du blivit omnämnd i Word

Tips #4: Delade kanaler istället för privata  

Nu kan du ge någon som inte är medlem i ett Team access till en delad kanal i Teamet, utan att personen ifråga får tillgång till Teamets andra kanaler. Detta skiljer sig från privata kanaler i ett Team, som bara Teamets medlemmar kan få access till.  

Delade kanaler kan användas både internt och av personer utanför din organisation. Det innebär en stor förbättring för de sistnämda, som ser den delade kanalen direkt i sin egen Teamsmiljö under ”Dina andra team” utan att behöva byta miljö.  

Delad kanal i Teams

Tips #5: “Upptäck” Teams

Funktionen “Upptäck” i Microsoft Teams är designad för att hjälpa dig att hitta och engagera dig i relevanta konversationer, kanaler och dokument inom din organisation. Detta görs genom att använda AI-teknik för att analysera aktiviteter och innehåll som är relaterat till ditt arbete och intressen. Här är några av de sätt “Upptäck”-funktionen kan fungera:

1. Rekommendationer: Funktionen föreslår kanaler och team som kan vara relevanta för dig baserat på tidigare aktiviteter och samarbeten med dina kollegor.
2. Sökningsfunktioner: Förutom att automatiskt föreslå innehåll, kan du aktivt söka efter specifika ämnen, filer, eller diskussioner inom Teams.
3. Anpassning: “Upptäck”-funktionen anpassas över tid baserat på din interaktioner och ändrade intressen, vilket gör rekommendationerna mer relevanta och nyttiga.

Funktionen “Upptäck” är utformad för att göra det enklare för användare att hålla sig uppdaterade och engagerade i de mest relevanta och viktiga samtalen och projekten inom företaget.

“Upptäck” i Teams

Sammanfattningsvis, var inte rädd för att använda flera ytor och kanaler, men håll varje konversation där den hör hemma. Snabba puckar inom teamet kan med fördel hanteras direkt i appen var och en arbetar i.  

Vill du veta mer om hur du på ett mer effektivt sätt kommunicerar internt på ditt företag? Hör av dig!