5 smarte tips for mer effektiv internkommunikasjon

For å bøte på dette har jeg samlet mine beste tips til hvordan du og dine ansatte kan bruke plattformen til å kommunisere smartere og jobbe mer effektivt.  

Mye mer enn e-post

Stadig flere jobber hjemmefra eksternt uten det daglige møtet med kollegene. I stedet skal det meste gjøres digitalt og det er ikke sikkert at den "fysiske" kontakten erstattes helt. Men én ting er sikkert: Microsoft 365 gir brukerne helt andre (og for mange fortsatt uoppdagede) muligheter enn tidligere. Men for å dra nytte av dem, må du gjøre noe med gjøre noe med en vane som er like vanlig som den er seiglivet: å bruke e-post til alt!.

En kvalifisert gjetning er at 70-90 % går via e-postenten det er et raskt spørsmål til en kollega, et dokument som skal deles eller informasjon til alle om nye rutiner.

I dag er det mye enklere å nå ut med en nyhet via nyheter via intranettet eller starte en chat med de ansatte enn tidligere. For det første kan du gjøre det direkte i appen du bruker uten å måtte bytte app eller vindu.

Det er bare et spørsmål om å skille mellom ulike typer kommunikasjon og velge kommunikasjonskanal deretter.

Når det er sagt, er det tid for tips!

Tips #1: Kommunikasjonssider for informasjon til mange mennesker

Generell bedriftsinformasjon som berører alle eller mange personer i bedriften perfekt egnet for kommunikasjonssider - for eksempel hjemmesiden på bedriftens intranett. Du kan ha én nettside for hele organisasjonen og én for hvert område, avdeling eller større team. HR kan for eksempel samle all HR-informasjon på én lett tilgjengelig side som alle kjenner til.

Unngå distraherende masseutsendelser til alle via e-post "til orientering".. Informasjon drukner i en tsunami av e-poster. Og i en Teams-kanal kan den lett gå tapt.

Det grunnleggende prinsippet er å all informasjon (og alle samtaler) skal være lett tilgjengelige for dem som trenger den, og når de trenger den.

Kommunikasjonsside 

Tips nr. 2: Chat i Teams for rask kommunikasjon mellom medarbeidere

Hvis du er litt skeptisk til tanken på å "chatte på jobben", er du ikke alene. Å chatte i Teams er imidlertid ikke som å chatte med venner på sosiale medier. Det er langt mer effektivt enn e-post når en idé må diskuteres i gruppen diskuteres i gruppen, eller når du vil få et raskt svar på et spørsmål. Med unntak av en telefonsamtaleer det så nær å snakke med kollegene på kontoret som du kan komme uten å være der.

I tillegg kan de som chatter med hverandre i Teams enkelt dele dokumenter, notatbøker, notatblokker og delte kalendere, holde videomøter og mye mer. dokumenter, notatblokker og delte kalendere, holde videomøter og mye mer.

Når det er flere chattedeltakere anbefaler jeg emnebaserte, trådbaserte samtaler fremfor store gruppechatter, som lett kan bli ustrukturerte. Alle meldinger er da knyttet til et spesifikt innlegg og er åpne, noe som gjør at mange kjenner seg igjen. Samtidig kan utvalgte emner og personer tagges - mer om det i neste tips!

Chat og tagging i Teams

Gjengitte samtaler og omtaler i Teams

Tips nr. 3: Tagg folk, ikke send dem en e-post

Bruk mentions uansett om du jobber i Teams, en Office-applikasjon eller Lists. I stedet for å sende en kopi av en Word-fil via e-post når du vil ha tilbakemelding på en tekst i Word, kan du tagge personen du ønsker tilbakemelding fra direkte i Word. Gjennom kommentarfunksjonen (skriv @navn) får personen umiddelbart en forespørsel om tilbakemelding sammen med en lenke til riktig dokument i riktig versjon, og kan svare direkte i dokumentet. Virkelig smidig.

Hvis du vil gjøre noen oppmerksom på noe du skriver, bør du bruke tagger i alle kanaler og apper. Unngå imidlertid å tagge hele teamet hvis det bare er én person. Du kan kommunisere noe i en kanal som alle bør vite om. Men tagg personen som skal håndtere saken.

En annen grunn til å bruke mentions er at Microsoft Viva kan sende deg relevant informasjon slik at du slipper å lete etter den. Det gir deg også innsikt i hvilke samtaler du har blitt tagget i, dokumenter som er delt med deg og mye mer.

Omtaler i Word

E-post når du er nevnt i Word

Tips nr. 4: Delte kanaler i stedet for private kanaler

Nå kan du gi noen som ikke er ikke er medlem av et team tilgang til en delt kanal i teamet, uten å gi dem tilgang til teamets andre kanaler. Dette er forskjellig fra private kanaler i et team, som bare medlemmer av teamet har tilgang til.

Delte kanaler kan brukes både internt og av personer utenfor organisasjonen. utenfor organisasjonen. Dette er en stor forbedring for de sistnevnte, som ser den delte kanalen direkte i sitt eget teammiljø under "Dine andre team" uten å måtte bytte miljø.

Delt kanal i Teams

Tips nr. 5: "Oppdag" team

"Discover"-funksjonen i Microsoft Teams er utviklet for å hjelpe deg med å finne og engasjere deg i relevante samtaler, kanaler og dokumenter i organisasjonen din. Dette gjøres ved hjelp av AI-teknologi som analyserer aktiviteter og innhold som er relatert til arbeidet og interessene dine. Her er noen av måtene "Discover"-funksjonen kan fungere på:

1. Anbefalinger: Funksjonen foreslår kanaler og team som kan være relevante for deg, basert på tidligere aktiviteter og samarbeid med kollegene dine.
2. Søkefunksjoner: I tillegg til å foreslå innhold automatisk, kan du aktivt søke etter bestemte emner, filer eller diskusjoner i Teams.
3. Tilpasning: "Discover"-funksjonen tilpasser seg over tid basert på dine interaksjoner og skiftende interesser, noe som gjør anbefalingene mer relevante og nyttige.

Discover-funksjonen er utviklet for å gjøre det enklere for brukerne å holde seg oppdatert på og engasjere seg i de mest relevante og viktige samtalene og prosjektene i selskapet.

"Oppdag" i team

For å oppsummere, ikke vær redd for å bruke å bruke flere overflater og kanalermen hold hver samtale der den hører hjemme. Problemer som oppstår raskt i teamet kan med fordel håndteres direkte i appen hver enkelt jobber i.

Vil du vite mer om hvordan du kan kommunisere mer effektivt i organisasjonen din? Ta kontakt med oss!