Rybrinks höjde AI-kompetensen och sparar nu 30 min om dagen per medarbetare

Rybrinks är ett svenskt, familjeägt företag med stark innovationsdriv och entreprenörsanda. Som ledande aktör i Norden med välkända varumärken som Gunry, Topz och Clean Touch erbjuder de prisvärda, hållbara produkter för hygien, skönhet och rengöring.

Utmaning

Behov av kontroll, kompetens och en trygg AI-start

Rybrinks såg tidigt värdet i att kompetensutveckla sina medarbetare inom AI för att öka effektiviteten och stärka sin konkurrenskraft. I takt med att medarbetare började testa AI-verktyg på egen hand insåg de behovet av en gemensam strategi och riktlinjer – både för att skapa trygghet och för att använda tekniken på ett affärsmässigt sätt.

”Vi behövde ta kontroll, höja kompetensen och skapa en gemensam förståelse för hur vi kan använda AI på ett smart och säkert sätt – för att fortsätta vara konkurrenskraftiga.”, säger Mikael Öqvist, Logistik- och IT-chef på Rybrinks.

Lösning

Copilot Coach – 7 veckors AI-program

För att AI skulle bli ett verkligt stöd i vardagen valde Rybrinks att införa Microsoft 365 Copilot med hjälp av Upheads. Arbetet började med att se över rättigheter, informationsklassning och ta fram en intern AI-policy – ett viktigt grundsteg för att skapa trygghet och tydlighet i hur AI ska användas.

”Det känns tryggare nu när vi vet hur vi ska jobba med AI och att vi har en policy som alla kan luta sig mot. Då vågar fler använda det också.”, berättar Mikael.

För att göra AI till ett verkligt stöd i vardagen genomförde Upheads Copilot Coach – sju veckor med utbildning, workshop och guidning i de olika verktygen i Microsoft 365. Utbildningen anpassades efter Rybrinks vardag, i deras egen miljö. Fokus låg inte enbart på teknik utan framför allt på beteenden, arbetssätt och konkreta effekter i vardagen.

Det som började som nyfikenhet blev snabbt en tydlig rörelse i hela organisationen. AI slutade vara något teoretiskt eller “för framtiden” – det blev ett praktiskt verktyg i vardagen, som alla kunde använda. Det skapade en förändring i kultur, inte bara kompetens.

”Det har varit en väldigt bra AI-start för oss som individer och som företag. Det blev snabbt tydligt var vi kunde jobba smartare. Att få ställa frågor och testa i vår egen miljö var helt avgörande.”, fortsätter Mikael.

Efter utbildningen såg de tydliga resultat:

• AI-kompetensen ökade och samtalet om AI spreds i hela organisationen
• Många tidskrävande uppgifter effektiviserades och de som använder Copilot dagligen sparar i snitt över 30 minuter per dag
• Nya arbetssätt etablerades som höjde kvaliteten på det dagliga arbetet

”Vi kommer inte sluta här, nu i höst har vi redan planerat in en uppföljning med Upheads för våra medarbetare men då drar även projekt igång där vi ska utveckla AI-lösningar på organisationsnivå.”, avslutar Mikael.