Rybrinks hat seine KI-Kompetenz verbessert und spart nun 30 Minuten pro Tag und Mitarbeiter ein.

Rybrinks ist ein schwedisches Familienunternehmen mit starker Innovationskraft und Unternehmergeist. Als führender Anbieter in Skandinavien mit bekannten Marken wie Gunry, Topz und Clean Touch bietet das Unternehmen preiswerte, nachhaltige Produkte für Hygiene, Schönheit und Reinigung.

Herausforderung

Bedarf an Kontrolle, Kompetenz und einem sicheren Start in die KI

Rybrinks erkannte frühzeitig den Wert der Kompetenzentwicklung seiner Mitarbeiter im Bereich KI, um die Effizienz zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Als die Mitarbeiter begannen, KI-Tools selbst zu testen, erkannten sie die Notwendigkeit einer gemeinsamen Strategie und Richtlinien – sowohl um Sicherheit zu schaffen als auch um die Technologie auf geschäftliche Weise zu nutzen.

„Wir mussten die Kontrolle übernehmen, unsere Kompetenzen ausbauen und ein gemeinsames Verständnis dafür entwickeln, wie wir KI auf intelligente und sichere Weise einsetzen können, um wettbewerbsfähig zu bleiben“, sagt Mikael Öqvist, Logistik- und IT-Leiter bei Rybrinks.

Lösung

Copilot Coach – 7-wöchiges KI-Programm

Damit KI zu einer echten Unterstützung im Alltag werden konnte, entschied sich Rybrinks, Microsoft 365 Copilot mit Hilfe von Goodfellows – jetzt Upheads – einzuführen. Die Arbeit begann mit der Überprüfung von Rechten, der Klassifizierung von Informationen und der Ausarbeitung einer internen KI-Richtlinie. Ein wichtiger Grundschritt, um Sicherheit und Klarheit hinsichtlich der Verwendung von KI zu schaffen.

„Es fühlt sich jetzt sicherer an, da wir wissen, wie wir mit KI arbeiten sollen, und eine Richtlinie haben, auf die sich alle stützen können. So trauen sich auch mehr Leute, sie zu nutzen“, sagt Mikael.

Um KI zu einer echten Unterstützung im Alltag zu machen, führte Upheads Copilot Coach durch – sieben Wochen mit Schulungen, Workshops und Einführungen in die verschiedenen Tools von Microsoft 365. Die Schulungen wurden an den Alltag von Rybrink in ihrer eigenen Umgebung angepasst. Der Fokus lag nicht nur auf der Technik, sondern vor allem auf Verhaltensweisen, Arbeitsmethoden und konkreten Auswirkungen im Alltag.

Was als Neugierde begann, entwickelte sich schnell zu einer deutlichen Bewegung in der gesamten Organisation. KI war nicht mehr nur etwas Theoretisches oder „für die Zukunft“ – sie wurde zu einem praktischen Werkzeug im Alltag, das jeder nutzen konnte. Dies führte zu einer Veränderung der Kultur, nicht nur der Kompetenzen.

„Für uns als Einzelpersonen und als Unternehmen war es ein sehr guter Start in die KI. Es wurde schnell klar, wo wir intelligenter arbeiten konnten. Die Möglichkeit, Fragen zu stellen und in unserer eigenen Umgebung zu testen, war entscheidend“, fährt Mikael fort.

Nach der Schulung sahen sie deutliche Ergebnisse:

• Die KI-Kompetenz stieg und das Thema KI wurde in der gesamten Organisation diskutiert.
• Viele zeitaufwändige Aufgaben wurden effizienter gestaltet, und diejenigen, die Copilot täglich nutzen, sparen durchschnittlich über 30 Minuten pro Tag.
• Neue Arbeitsmethoden wurden eingeführt, die die Qualität der täglichen Arbeit verbesserten.

„Wir werden hier nicht aufhören. Für diesen Herbst haben wir bereits eine Fortsetzung mit Goodfellows – jetzt Upheads – für unsere Mitarbeiter geplant, aber dann starten auch Projekte, in denen wir KI-Lösungen auf Organisationsebene entwickeln werden“, schließt Mikael.