Das neue SharePoint – das bedeutet die neue Benutzererfahrung

Viva Connections – Intranet in Teams wird zu SharePoint in Teams

Bisher diente „Viva Connections“ als Zugang zum Intranet der Organisation in Microsoft Teams. Nun benennt Microsoft diese Funktion in „SharePoint“ um. SharePoint erhält eine noch deutlichere Rolle als zentraler Ort für Informationen, Neuigkeiten, Ressourcen und das Intranet der Organisation – unabhängig davon, ob der Nutzer über das Web oder über Teams darauf zugreift. Dies eröffnet neue Möglichkeiten, einen stärker vernetzten digitalen Arbeitsplatz zu schaffen.

Für Organisationen, die Viva Connections bereits nutzen, bedeutet dies nicht, dass Inhalte verloren gehen oder das Intranet neu aufgebaut werden muss. Bestehende Startseiten, Inhalte und Einstellungen bleiben erhalten, werden jedoch übersichtlicher unter SharePoint zusammengefasst. Sie müssen also nicht ganz von vorne anfangen. Die Umstellung kann jedoch eine gute Gelegenheit sein, zu überprüfen, wie Ihr Intranet heute tatsächlich funktioniert. Ist es für die Mitarbeiter einfach, die richtigen Informationen zu finden? Ist die Navigation logisch? Sind die Inhalte aktuell?

Ein neues Design und eine einfachere Navigation

Das Erste, was vielen auffallen wird, ist, dass SharePoint anders aussieht. Microsoft überarbeitet sowohl das Erscheinungsbild als auch die Navigation, um die Orientierung zu erleichtern und den Fokus stärker auf den Inhalt zu legen.

Die neue Benutzeroberfläche gliedert sich in drei Hauptbereiche: „Entdecken“, „Veröffentlichen“ und „Version“. Die dahinter stehenden Funktionen sind nicht unbedingt neu – der Unterschied besteht darin, dass sie nun entsprechend dem jeweiligen Ziel gruppiert sind: um Informationen zu finden, Inhalte zu veröffentlichen oder etwas Neues zu erstellen.

Auch die Benutzererfahrung im Intranet wird weiterentwickelt. Neue Webparts für „Mitteilungen“ (Announcements) und „Ressourcen“ (Resources) erleichtern es, wichtige Informationen und häufig genutzte Verknüpfungen hervorzuheben, während „Nachrichten“ (News) auf neue Weise präsentiert werden.

Ihre bestehenden Seiten und Ihre Inhalte bleiben weiterhin erhalten. Vor allem die Benutzererfahrung rund um die Seite ändert sich.

Eine neue Startseite in SharePoint

Eine der auffälligsten Änderungen ist die neue Startseite „Entdecken“ (Discover).

Anstelle der bisherigen SharePoint-Startseite erhält der Benutzer einen persönlicheren Zugang zu den für ihn relevanten Inhalten. Hier lassen sich Neuigkeiten, Seiten, Dateien und andere Ressourcen der Organisation leichter entdecken.

Die Idee ist ganz einfach: Du sollst weniger Zeit mit Suchen verbringen und im Alltag schneller das finden, was du brauchst.

Einfacheres Veröffentlichen von Inhalten

Mit „Veröffentlichen“ (Publish) lassen sich die Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten übersichtlicher bündeln.

Hier finden diejenigen, die beispielsweise mit dem Intranet und der internen Kommunikation arbeiten, eine zentrale Anlaufstelle für Seiten, Nachrichten und Kampagnen. Außerdem lässt sich so leichter nachverfolgen, wie die Inhalte ankommen und das Engagement innerhalb der Organisation fördern.

Für die Verantwortlichen eines Intranets bedeutet dies ein einheitlicheres Erlebnis – von der Erstellung der Inhalte über deren Veröffentlichung bis hin zur Nachverfolgung.

Erstellen Sie Inhalte direkt in SharePoint

Der dritte Teil ist „Version“ (Build). Hier finden Sie die Möglichkeiten, in SharePoint neue Elemente zu erstellen. Sie können beispielsweise Websites, Listen und Dokumentbibliotheken erstellen oder auf vorgefertigte Vorlagen zurückgreifen.

Die Idee dahinter ist, einen klareren Ausgangspunkt zu bieten, wenn Sie etwas Neues erstellen möchten, anstatt dass die Funktionen über verschiedene Bereiche verstreut sind. Hier erhalten auch KI und Agenten einen klareren Platz, da Microsoft immer mehr KI-Funktionen in SharePoint integriert.

Holen Sie mehr aus SharePoint heraus

Das neue SharePoint erleichtert das Auffinden, Veröffentlichen und Erstellen von Inhalten. Doch wie gut es im Alltag funktioniert, hängt nach wie vor von mehr als nur der Technik ab. Eine klare Struktur, relevante Inhalte und eine auf das Unternehmen zugeschnittene Navigation sind mindestens ebenso wichtig, damit die Mitarbeiter das Intranet auch tatsächlich nutzen.

Vielleicht ist dies daher ein guter Anlass, nicht nur die Neuerungen in SharePoint zu entdecken, sondern auch darüber nachzudenken, ob Sie heute das aus der Plattform herausholen, was Sie sich wünschen.