Uusi SharePoint – tässä on uusi käyttökokemus

Viva Connections – Teamsin intranet, muuttuu SharePointiksi Teamsissa

Viva Connections on aiemmin toiminut porttina organisaation intranetiin Microsoft Teamsissa. Nyt Microsoft muuttaa tämän palvelun nimeksi SharePoint. SharePointille annetaan entistä selkeämpi rooli organisaation tietojen, uutisten, resurssien ja intranetin yhteisenä alustana. Riippumatta siitä, käyttääkö käyttäjä verkkosivustoa vai Teamsia. Tämä tarjoaa uusia mahdollisuuksia luoda yhtenäisempi digitaalinen työympäristö.

Niille organisaatioille, jotka jo käyttävät Viva Connectionsia, tämä ei tarkoita, että sisältö katoaisi tai että intranetiä pitäisi rakentaa uudelleen. Nykyiset aloitussivut, sisältö ja asetukset säilyvät, mutta ne kootaan selkeämmin SharePointin alle. Teidän ei siis tarvitse aloittaa alusta. Muutos voi kuitenkin olla hyvä tilaisuus tarkastella, miten intranettinne todellisuudessa toimii tällä hetkellä. Onko työntekijöiden helppo löytää oikeaa tietoa? Onko navigointi loogista? Onko sisältö ajan tasalla?

Uusi ulkoasu ja helpompi navigointi

Ensimmäinen asia, jonka monet huomaavat, on se, että SharePoint näyttää erilaiselta. Microsoft päivittää sekä ulkoasua että navigointia tavoitteenaan helpottaa oikean kohteen löytämistä ja tuoda sisältö paremmin esille.

Uusi käyttökokemus rakentuu kolmen pääosan ympärille: Tutki, Julkaise ja Versio. Niiden taustalla olevat toiminnot eivät välttämättä ole uusia, mutta ero on siinä, että ne on nyt ryhmitelty sen mukaan, mitä haluat tehdä: etsiä tietoa, julkaista sisältöä tai luoda jotain uutta.

Myös intranetin käyttökokemusta kehitetään. Uudet Ilmoitukset (Announcements) ja Resurssit (Resources) -osat helpottavat tärkeiden tietojen ja yleisten pikakuvakkeiden esiin tuomista, samalla kun Uutiset (News) -osio saa uusia esitystapoja.

Nykyiset sivunne ja sisältönne säilyvät edelleen. Ennen kaikkea muuttuu sivustojen käyttökokemus.

Uusi aloitussivu SharePointissa

Yksi selkeimmistä muutoksista on uusi aloitussivu ”Discover”.

Aikaisemman SharePoint-aloitussivun sijaan käyttäjä saa entistä henkilökohtaisemman pääsyn juuri hänelle merkitykselliseen sisältöön. Täällä on helpompi löytää organisaation uutisia, sivuja, tiedostoja ja muita resursseja.

Ajatuksena on yksinkertaisesti se, että vietät vähemmän aikaa etsimiseen ja löydät nopeammin sen, mitä tarvitset arjessa.

Sisällön julkaiseminen on helpompaa

Publish-toiminnon avulla sisällön luominen ja julkaiseminen hoituu selkeämmin.

Täällä esimerkiksi intranetin ja sisäisen viestinnän parissa työskentelevät saavat yhden paikan sivuille, uutisille ja kampanjoille. Samalla on helpompi seurata, miten sisältö leviää ja herättää kiinnostusta organisaatiossa.

Intranetin vastuuhenkilölle tämä tarkoittaa yhtenäisempää kokemusta sisällön luomisesta sen julkaisemiseen ja seurantaan asti.

Luo sisältöä suoraan SharePointissa

Kolmas osa on Versio (Build). Tähän on koottu SharePointin uudet luontimahdollisuudet. Voit esimerkiksi luoda verkkosivustoja, luetteloita ja asiakirjakirjastoja tai käyttää valmiita malleja lähtökohtana.

Ajatuksena on tarjota selkeämpi lähtökohta, kun haluat luoda jotain uutta, sen sijaan että toiminnot olisivat hajallaan eri paikoissa. Täällä myös tekoäly ja agentit saavat selkeämmän paikan, kun Microsoft integroi yhä enemmän tekoälytoimintoja SharePointiin.

Ota enemmän irti SharePointista

Uusi SharePoint helpottaa sisällön löytämistä, julkaisemista ja luomista. Mutta se, kuinka hyvin se toimii arjessa, riippuu edelleen muustakin kuin pelkästään tekniikasta. Selkeä rakenne, osuva sisältö ja liiketoimintaan sovitettu navigointi ovat vähintään yhtä tärkeitä, jotta työntekijät todella käyttävät intranetiä.

Ehkä juuri siksi nyt on hyvä hetki paitsi tutustua SharePointin uutuuksiin, myös pohtia, saatteko alustasta tällä hetkellä kaiken irti.