Cebon übernahm die Kontrolle über den Einsatz von KI und schuf eine einheitliche Arbeitsweise

Cebon ist ein internationaler Konzern mit Niederlassungen in den nordischen Ländern, Italien, Frankreich und den Benelux-Ländern. Das Unternehmen befasst sich mit der Entwicklung und Vermarktung von Marken und Lösungen in den Bereichen Energie und Sicherheit, darunter Batterielösungen für Industrie und Endverbraucher sowie Produkte für den Brandschutz. Mit rund 170 Mitarbeitern und einem Umsatz von fast einer Milliarde Kronen legt Cebon einen starken Fokus auf Entwicklung und zukünftiges Wachstum.

Die Herausforderung

Das Bedürfnis nach Struktur, Orientierung und einer gemeinsamen Arbeitsweise

Cebon erkannte schon früh das Potenzial der KI, doch mit zunehmender Nutzung wurde deutlich, dass sich Arbeitsweisen, Werkzeuge und Wissensstand innerhalb des Unternehmens unterschieden. Dies machte einen ganzheitlichen Ansatz erforderlich, um die Kontrolle zu erlangen und sicherzustellen, dass die Technologie geschäftsorientiert, einheitlich und sicher eingesetzt wird.

„Wir brauchen eine Strategie, wir können nicht einfach Copilot-Lizenzen verteilen. Wir müssen verstehen, wie wir das Tool tatsächlich in unserem Unternehmen einsetzen sollen“, sagt Cathrin Lindström, IT- und Personalchefin bei Cebon.

Die Lösung

Copilot Coach als Teil eines umfassenderen KI-Projekts

Um Struktur in seine KI-Arbeit zu bringen, entschied sich Cebon für einen ganzheitlichen Ansatz in Zusammenarbeit mit Upheads. Die Zusammenarbeit begann mit der Entwicklung einer digitalen Strategie, die unter anderem die Richtung vorgab, wie KI im Unternehmen eingesetzt werden soll und wie die Technologie zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen kann.

„Es ist schön, dass wir Upheads gerade in dieser Situation kennengelernt haben. Wir arbeiten gut zusammen, und ich glaube, dass wir in Zukunft noch viel erreichen können“, erzählt Cathrin.

Als nächster Schritt wurde das „Copilot Coach“-Programm durchgeführt, bei dem die Mitarbeiter Microsoft 365 Copilot in der Praxis erkunden und eine gemeinsame Grundlage für den Einsatz des Tools im Unternehmen schaffen konnten. Der Schwerpunkt lag nicht nur darauf, die Funktionen zu erlernen, sondern auch darauf, Gewohnheiten und neue Arbeitsweisen zu etablieren, um KI im Arbeitsalltag zu nutzen und zu effizienteren Arbeitsprozessen beizutragen.

„Es war wirklich gut, dass wir diese Schulung hatten. Man hat ein ganz neues Verständnis dafür gewonnen, wie sehr man Copilot tatsächlich bei der Arbeit nutzen kann. Viele von uns haben zum Beispiel festgestellt, dass man in Excel viel Zeit sparen kann, sowohl bei der Analyse als auch beim schnellen Erstellen von Formeln und Vorlagen“, sagt Cathrin.

Nach der Umsetzung führte Cebon eine eigene Auswertung durch, um die Wirkung von Copilot Coach zu messen.

„Wir haben vor und nach dem Copilot Coach eine Umfrage durchgeführt und dabei einen deutlichen Anstieg der Kompetenz festgestellt, unabhängig vom Ausgangsniveau. Gleichzeitig nannten viele die Zeitersparnis als einen der größten Vorteile“, fährt Cathrin fort.

Die Auswertung ergab unter anderem Folgendes:

• Alle Teilnehmer konnten ihre Kompetenzen erweitern, unabhängig von ihren bisherigen Erfahrungen mit Copilot.
• Die Nutzung entwickelte sich von einfacheren Fragen im Copilot-Chat hin zu einer stärker integrierten Nutzung in Arbeitsabläufen und Prozessen.
• Zeitersparnis und Effizienzsteigerung wurden als größter Nutzen hervorgehoben.
• Die Teilnehmer entwickelten ihre Fähigkeit, effektive Prompts zu verfassen, was die Qualität der Ergebnisse verbesserte.
• Alle Teilnehmer sahen in Copilot ein klares Preis-Leistungs-Verhältnis und planten, das Tool weiterhin in ihrer täglichen Arbeit zu nutzen.

Nach der Schulung wurde deutlich, dass der Nutzen von Copilot je nach Abteilung unterschiedlich ist, was den Grundstein für den nächsten Schritt legte, bei dem der Schwerpunkt auf der Entwicklung von Arbeitsprozessen und Arbeitsweisen für die einzelnen Funktionen liegt, unter anderem mithilfe von KI-Agenten.

„Copilot Coach hat uns zudem eine klarere Richtung für die Zukunft aufgezeigt. Nun wollen wir den nächsten Schritt gehen und uns darauf konzentrieren, wie KI in unseren Arbeitsprozessen in verschiedenen Abteilungen eingesetzt werden kann – nicht nur auf individueller Ebene. Außerdem wurden wir auf KI-Agenten aufmerksam und darauf, wie diese repetitive und zeitaufwändige Aufgaben übernehmen können. Hier sehen wir große Chancen, unser Geschäft gemeinsam mit Upheads weiterzuentwickeln“, schließt Cathrin.