Digitale Investitionen in das analoge Geschäft

Steigender Bedarf an digitalen Dienstleistungen in wachsenden Organisationen

Die Gärtnerei Stångby ist derzeit an zwei Orten in Schweden angesiedelt, die mehr als 60 Kilometer voneinander entfernt sind, und das Unternehmen ist in den letzten zehn Jahren - insbesondere in den letzten fünf Jahren - gewachsen. Mit dem Wachstum des Unternehmens wird es daher immer wichtiger, dass die Kommunikation funktioniert, was auch die Notwendigkeit der Digitalisierung des Unternehmens erhöht. Jörgen erklärt:

- Wir haben früher einen lokalen Server verwendet, der uns zu groß wurde. Er hing häufig und war zu langsam. Der firmeneigene Server musste regelmäßig gesichert und gegen Feuer geschützt werden, falls etwas passiert. Es gab einfach zu viele Risiken - wenn dem Server etwas passiert, verschwinden alle digitalen Daten, die wir für unser Unternehmen haben.

Die Arbeit ist stark saisonabhängig und im Frühjahr und Herbst am intensivsten. In diesen Zeiten kann nichts stillstehen. Die Aufträge müssen eingehen und die Auftragsabwicklung muss reibungslos ablaufen. Jörgen, noch einmal:

- Wir züchten und kaufen Pflanzen und haben Lieferanten aus vielen verschiedenen Ländern und anderen Regionen Schwedens. Damit alles funktioniert, müssen wir ständig den Überblick über unseren Bestand behalten und sicherstellen, dass unsere Kunden die richtigen Informationen erhalten. Die Kommunikation muss daher immer von unserem System aus und zu ihnen hin funktionieren.

Breites Fachwissen und enger Dialog

Jörgen kam zu dem Schluss, dass eine Veränderung stattfinden muss, um die betriebliche Zuverlässigkeit und Qualität gegenüber Kunden und Lieferanten zu gewährleisten. Im Dialog mit WeSafe IT bekamen Jörgen und Stångby Plantskola ein besseres Bild davon, was erforderlich sein würde, um diese Veränderungen durchzusetzen. Er fährt fort:

- Wir haben einen engen Dialog mit WeSafe IT. Sie kennen unser Geschäft gut und haben einen guten Einblick in die Herausforderungen, denen wir in der Vergangenheit gegenüberstanden. Sie sind professionell und haben sachkundige Mitarbeiter, die alle unterschiedliche Spezialisierungen in ihrem Fachgebiet haben, was uns ein breites Spektrum an Fähigkeiten bietet.

Die Umstellung auf die Cloud führte zu flexibleren Arbeitsweisen

Als Erstes wurden alle Unternehmensdokumente nach Sharepoint übertragen, was eine umfassende Überprüfung der Dateien zur Folge hatte, bei der nicht mehr benötigte Unterlagen aussortiert und entfernt werden konnten. Ein positiver "Nebeneffekt" der gründlichen Durchsicht der gespeicherten Daten war, dass die Dateistruktur von Grund auf neu aufgebaut werden konnte, was für Ordnung sorgte, während der Umzug in die Cloud selbst Flexibilität und Zugänglichkeit bot:

- Für uns liegt der Vorteil des Cloud Computing in der Flexibilität - egal wo man ist und welches Gerät man benutzt, man kann auf die benötigten Informationen zugreifen. Die digitale Arbeit hat jetzt eine klare Struktur und es ist einfacher, einen Überblick über die verwalteten Informationen zu bekommen.

Das zuvor auf dem lokalen Server befindliche Geschäftssystem wurde ebenfalls auf einen Server in Microsoft Azure migriert. WeSafe IT verwaltet den Server und sorgt für die Sicherung.

Hilfe bei der GDPR erhalten

Wie viele andere Unternehmen hat auch Stångby Plantskola an der Vorbereitung auf die neue Datenschutzverordnung GDPR gearbeitet und sah einen Vorteil darin, seinen IT-Partner für GDPR-bezogene Dienstleistungen einzusetzen:

- Wir hatten einen gemeinsamen Workshop, der uns bei der Entwicklung eines Aktionsplans helfen sollte. Auf dieser Grundlage hat unser internes GDPR-Team eine Grundstruktur im Die GDPR-Drehscheibe von WeSafe IT. Dort sammeln wir Routinen und Unterlagen, die wir nach und nach aufbauen - es ist ein ständiger Prozess. Sehr geholfen hat uns auch die Tatsache, dass alles in Sharepoint gesammelt wird und durchsuchbar ist - etwas, das mit der Einführung der DSGVO immer wichtiger geworden ist.

Verlässlichkeit, Struktur und Sicherheit

Der Wechsel zu Azure hat die Zuverlässigkeit erhöht, was eine große Sicherheit darstellt - vor allem in den Zeiten des Jahres, in denen das Geschäft am stärksten belastet ist. Mit der Hilfe von WeSafe IT ist Jörgen der Meinung, dass die digitale Arbeit jetzt eine klarere Struktur hat und dass es einfacher ist, einen Überblick über die zu bearbeitenden Informationen zu bekommen:

- Wir schätzen ihr breites Fachwissen, und das Wissen, das sie mit uns teilen können, ist sehr wertvoll. Dies gilt nicht nur für die von uns genutzten Cloud-Dienste, sondern auch für alle anderen Bereiche von GDPR bis hin zu Hardware, wo sie uns sowohl praktisch als auch mit Ratschlägen bei den anstehenden Entscheidungen zur Seite stehen.

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