Digital investering i analog forretning

Stigende behov for digitale tjenester i voksende organisationer

Stångby planteskole ligger i dag to steder i Sverige, der ligger mere end 60 kilometer fra hinanden, og virksomheden har ekspanderet i løbet af de seneste ti år - især de seneste fem. I takt med at virksomheden vokser, bliver det derfor stadig vigtigere, at kommunikationen fungerer, hvilket også øger behovet for at digitalisere virksomheden. Jörgen forklarer:

- Vi plejede at bruge en lokal server, som vi var ved at vokse fra. Den hang ofte og var for langsom. Den interne server krævede regelmæssig backup og brandbeskyttelse, hvis der skulle ske noget. Der var simpelthen for mange risici - hvis der sker noget med serveren, forsvinder alle de digitale data, vi har til vores virksomhed.

Arbejdet er meget sæsonbetonet og mest intenst om foråret og efteråret. I disse perioder kan intet stå stille. Ordrer skal modtages, og ordrebehandlingen skal forløbe problemfrit. Jörgen, igen:

- Vi både dyrker og køber planter og har leverandører fra mange forskellige lande og andre områder i Sverige. For at alt skal fungere, skal vi hele tiden holde styr på vores lager og sikre, at vores kunder får den rigtige information. Kommunikationen skal derfor altid gå fra vores system og ud til dem.

Bred ekspertise og tæt dialog

Jörgen kom til den konklusion, at der skulle ske en ændring for at sikre driftssikkerhed og kvalitet over for kunder og leverandører. I dialogen med WeSafe IT fik Jörgen og Stångby Plantskola et bedre billede af, hvad der skulle til for at gennemføre disse ændringer. Han fortsætter:

- Vi har en tæt dialog med WeSafe IT. De kender vores forretning godt og har god indsigt i de udfordringer, vi tidligere har stået over for. De er professionelle, har dygtige medarbejdere, som alle har forskellige specialiseringer i deres ekspertise, hvilket giver os en bred vifte af kompetencer.

Overgangen til skyen førte til mere fleksible arbejdsmetoder

Det første, der blev gjort, var en overførsel af alle virksomhedens dokumenter til Sharepoint, hvilket medførte en større gennemgang af filer, hvor dokumentation, der ikke længere var brug for, kunne sorteres fra og fjernes. En positiv "bivirkning" af arbejdet med at gennemgå de data, der var gemt, var, at filstrukturen kunne genopbygges fra bunden, hvilket skabte orden, mens selve flytningen til skyen gav fleksibilitet og tilgængelighed:

- For os er fordelen ved cloud computing fleksibilitet - uanset hvor du er, og hvilken enhed du bruger, kan du få adgang til de oplysninger, du har brug for. Det digitale arbejde har nu en klar struktur, og det er lettere at få et overblik over de oplysninger, der administreres.

Det forretningssystem, der tidligere lå på den lokale server, blev også migreret til en server i Microsoft Azure. WeSafe IT administrerer serveren og sørger for backup.

Få hjælp til GDPR

Som mange andre virksomheder har Stångby Plantskola arbejdet på at forberede sig på den nye databeskyttelsesforordning, GDPR, og så en fordel i at bruge sin IT-partner til GDPR-relaterede tjenester:

- Vi havde en workshop sammen for at hjælpe os med at udvikle en handlingsplan. Baseret på denne har vores interne GDPR-team udviklet en grundlæggende struktur i WeSafe IT's GDPR-hub. Der samler vi rutiner og dokumentation, som vi gradvist fortsætter med at opbygge - det er et konstant igangværende arbejde. Vi har også haft stor hjælp af, at alt er samlet i Sharepoint, og at det er søgbart - noget, der er blevet stadig vigtigere med indførelsen af GDPR.

Pålidelighed, struktur og sikkerhed

Flytningen til Azure har givet øget pålidelighed, hvilket er en stor sikkerhed - især på de tidspunkter af året, hvor virksomheden er mest belastet. Med WeSafe IT's hjælp mener Jörgen, at det digitale arbejde nu har en klarere struktur, og at det er lettere at få et overblik over den information, der håndteres:

- Vi værdsætter deres brede ekspertise, og den viden, de kan dele med os, er meget værdifuld. Det gælder ikke kun de cloud-tjenester, vi bruger, men alt fra GDPR til hardware, hvor de er behjælpelige både praktisk og med rådgivning i de valg, vi står over for.

Til Stångby Planteskoles hjemmeside