Digital investering i analog virksomhet

Økende behov for digitale tjenester i voksende organisasjoner

Stångby planteskole er i dag lokalisert på to steder i Sverige som ligger mer enn 60 kilometer fra hverandre, og selskapet har ekspandert de siste ti årene - spesielt de siste fem. Etter hvert som selskapet vokser, blir det derfor stadig viktigere at kommunikasjonen fungerer, noe som også øker behovet for å digitalisere virksomheten. Jörgen forklarer:

- Tidligere brukte vi en lokal server som vi var i ferd med å vokse oss ut av. Den hang seg ofte opp og var for treg. Den interne serveren krevde regelmessig sikkerhetskopiering og brannsikring i tilfelle noe skulle skje. Risikoen var rett og slett for stor - hvis noe skjer med serveren, forsvinner alle de digitale dataene vi har for virksomheten vår.

Arbeidet er svært sesongavhengig og mest intenst om våren og høsten. I disse periodene kan ingenting stå stille. Bestillinger må komme inn, og ordrebehandlingen må gå knirkefritt. Jörgen, igjen:

- Vi både dyrker og kjøper planter og har leverandører fra mange forskjellige land og andre områder i Sverige. For at alt skal fungere, må vi hele tiden ha oversikt over lagerbeholdningen og sørge for at kundene våre får riktig informasjon. Kommunikasjonen må derfor alltid gå fra vårt system og ut til dem.

Bred kompetanse og tett dialog

Jörgen konkluderte med at det må skje en endring for å sikre driftssikkerhet og kvalitet overfor kunder og leverandører. I dialogen med WeSafe IT fikk Jörgen og Stångby Plantskola et bedre bilde av hva som kreves for å gjennomføre disse endringene. Han fortsetter:

- Vi har en tett dialog med WeSafe IT. De kjenner virksomheten vår godt og har god innsikt i de utfordringene vi har hatt tidligere. De er profesjonelle, har kunnskapsrike medarbeidere som alle har ulike spesialiseringer, noe som gir oss et bredt spekter av kompetanse.

Overgangen til nettskyen førte til mer fleksible arbeidsmetoder

Det første som ble gjort, var å overføre alle selskapets dokumenter til Sharepoint, noe som innebar en større gjennomgang av filene, der dokumentasjon som ikke lenger var nødvendig, kunne sorteres ut og fjernes. En positiv "bieffekt" av arbeidet med å gå grundig gjennom dataene som var lagret, var at filstrukturen kunne bygges opp på nytt fra bunnen av, noe som skapte orden, samtidig som selve flyttingen til skyen ga fleksibilitet og tilgjengelighet:

- For oss er fordelen med cloud computing fleksibilitet - uansett hvor du er og hvilken enhet du bruker, har du tilgang til den informasjonen du trenger. Det digitale arbeidet har fått en tydelig struktur, og det er lettere å få oversikt over informasjonen som håndteres.

Forretningssystemet som tidligere lå på den lokale serveren, ble også migrert til en server i Microsoft Azure. WeSafe IT administrerer serveren og sørger for sikkerhetskopiering.

Få hjelp med personvernforordningen

I likhet med mange andre selskaper har Stångby Plantskola jobbet med å forberede seg på den nye personvernforordningen, GDPR, og så en fordel i å bruke IT-partneren sin til GDPR-relaterte tjenester:

- Vi hadde en workshop sammen for å utvikle en handlingsplan. På bakgrunn av dette har vårt interne GDPR-team utviklet en grunnleggende struktur i WeSafe ITs GDPR-hub. Der samler vi rutiner og dokumentasjon som vi gradvis fortsetter å bygge opp - det er et konstant pågående arbeid. Vi har også hatt stor hjelp av at alt er samlet i Sharepoint og at det er søkbart - noe som har blitt stadig viktigere med innføringen av GDPR.

Pålitelighet, struktur og sikkerhet

Overgangen til Azure har gitt økt driftssikkerhet, noe som er en stor trygghet - spesielt i de periodene av året da virksomheten er mest belastet. Med WeSafe ITs hjelp mener Jörgen at det digitale arbeidet nå har fått en tydeligere struktur og at det er lettere å få oversikt over informasjonen som håndteres:

- Vi setter pris på deres brede kompetanse, og kunnskapen de kan dele med oss er svært verdifull. Dette gjelder ikke bare skytjenestene vi bruker, men alt fra GDPR til maskinvare, der de er behjelpelige både praktisk og med råd i de valgene vi står overfor.

Til Stångby Planteskoles nettside