Digitaalinen investointi analogiseen liiketoimintaan

Digitaalisten palvelujen tarve kasvaa kasvavissa organisaatioissa

Stångbyn taimitarha sijaitsee tällä hetkellä kahdessa paikassa Ruotsissa, jotka ovat yli 60 kilometrin päässä toisistaan, ja yritys on laajentunut viimeisten kymmenen vuoden aikana - erityisesti viimeisten viiden vuoden aikana. Yrityksen kasvaessa on siis yhä tärkeämpää, että viestintä toimii, mikä lisää myös tarvetta digitalisoida liiketoiminta. Jörgen selittää:

- Käytimme aiemmin paikallista palvelinta, jota olimme kasvattamassa. Se roikkui usein ja oli liian hidas. Sisäinen palvelin vaati säännöllistä varmuuskopiointia ja palosuojausta siltä varalta, että jotain tapahtuisi. Riskejä oli yksinkertaisesti liikaa - jos palvelimelle tapahtuu jotakin, kaikki liiketoimintaamme koskeva digitaalinen tieto katoaa.

Työ on hyvin kausiluonteista ja intensiivisintä keväällä ja syksyllä. Näinä aikoina mikään ei voi pysähtyä. Tilauksia on saatava ja tilausten käsittelyn on sujuttava. Jörgen, taas:

- Me sekä kasvatamme että ostamme kasveja, ja meillä on toimittajia monista eri maista ja muilta Ruotsin alueilta. Jotta kaikki toimisi, meidän on jatkuvasti seurattava varastojamme ja varmistettava, että asiakkaamme saavat oikeat tiedot. Viestinnän on siis aina toimittava järjestelmästämme heille.

Laaja asiantuntemus ja tiivis vuoropuhelu

Jörgen tuli siihen johtopäätökseen, että muutoksia on tehtävä, jotta voidaan varmistaa toiminnan luotettavuus ja laatu suhteessa asiakkaisiin ja toimittajiin. WeSafe IT:n kanssa käydyssä vuoropuhelussa Jörgen ja Stångby Plantskola saivat paremman kuvan siitä, mitä näiden muutosten läpivienti edellyttäisi. Hän jatkaa:

- Käymme tiivistä vuoropuhelua WeSafe IT:n kanssa. He tuntevat liiketoimintamme hyvin ja heillä on hyvä näkemys aiemmista haasteista. He ovat ammattitaitoisia, ja heillä on asiantuntevaa henkilökuntaa, joilla kaikilla on eri erikoisaloja, mikä antaa meille laajan osaamisvalikoiman.

Siirtyminen pilvipalveluun johti joustavampiin työskentelytapoihin.

Ensimmäisenä siirrettiin kaikki yrityksen asiakirjat Sharepoint-järjestelmään, mikä merkitsi tiedostojen perusteellista tarkistamista, jolloin tarpeettomaksi käyneet asiakirjat voitiin lajitella ja poistaa. Tallennettujen tietojen perusteellisen tarkastelun myönteinen "sivuvaikutus" oli se, että tiedostorakenne voitiin rakentaa uudelleen tyhjästä, mikä loi järjestystä, kun taas siirto pilvipalveluun tarjosi joustavuutta ja saavutettavuutta:

- Meille pilvipalvelun etuna on joustavuus - missä tahansa oletkin ja mitä laitetta käytätkin, voit käyttää tarvitsemiasi tietoja. Digitaalisella työllä on nyt selkeä rakenne, ja on helpompi saada yleiskuva hallinnoitavasta tiedosta.

Myös aiemmin paikallisella palvelimella sijainnut liiketoimintajärjestelmä siirrettiin Microsoft Azuren palvelimelle. WeSafe IT hallinnoi palvelinta ja huolehtii varmuuskopioinnista.

Apua GDPR:n kanssa

Monien muiden yritysten tavoin Stångby Plantskola on valmistautunut uuteen tietosuoja-asetukseen, GDPR:ään, ja se näki etuna sen, että tietotekniikkakumppani tarjoaa GDPR:ään liittyviä palveluja:

- Pidimme yhdessä työpajan, jonka tarkoituksena oli auttaa meitä kehittämään toimintasuunnitelma. Tämän pohjalta sisäinen GDPR-tiimimme on kehittänyt perusrakenteen, joka on seuraava WeSafe IT:n GDPR-keskus. Keräämme sinne rutiineja ja dokumentaatiota, joita jatkamme vähitellen - se on jatkuvaa työtä. Meitä on myös auttanut suuresti se, että kaikki on kerätty Sharepoint-tietokantaan ja että se on haettavissa - tämä on tullut yhä tärkeämmäksi GDPR:n käyttöönoton myötä.

Luotettavuus, rakenne ja turvallisuus

Siirtyminen Azureen on lisännyt luotettavuutta, mikä on suuri turva - erityisesti vuoden aikana, jolloin liiketoiminta on kuormittuneinta. WeSafe IT:n avulla Jörgen uskoo, että digitaalisella työllä on nyt selkeämpi rakenne ja että käsiteltävistä tiedoista on helpompi saada yleiskuva:

- Arvostamme heidän laajaa asiantuntemustaan, ja heidän kanssamme jakamansa tieto on erittäin arvokasta. Tämä ei koske ainoastaan käyttämiämme pilvipalveluja, vaan kaikkea GDPR:stä laitteistoihin, joissa he ovat avuksi sekä käytännössä että neuvomalla meitä valinnoissamme.

Stångbyn lastentarhan verkkosivuille