Produktivität, Effizienz und Einsparungen mit Microsoft Intranets

Alte Wahrheiten über Intranets

Viele denken bei Intranets an ein Portal für den Informationsaustausch mit den Mitarbeitern einer Organisation. Als interne Website mit einer Reihe verschiedener Funktionen und einer Sammlung von Links, die zu verschiedenen Arten von Dokumenten führen, oder als digitales Schwarzes Brett, an dem organisationsweite Nachrichten veröffentlicht werden. Das Intranet ist eine zentrale Anlaufstelle für Informationen, die beispielsweise ein neuer Mitarbeiter nutzen kann, um mehr über die Organisation zu erfahren, das Personalhandbuch einzusehen und sich über interne Prozesse und Richtlinien zu informieren. Dabei kann es sich sowohl um organisationsweite als auch um abteilungsspezifische Informationen für die Organisation handeln.

Eine der Herausforderungen bestand darin, das Personal dazu zu bringen, das Intranet tatsächlich zu nutzen. In der Vergangenheit enthielten Intranets hauptsächlich statische Informationen, was die Mitarbeiter nicht zur Nutzung animierte, da es dort selten etwas Neues zu finden gab. Oft war nur eine Person in der IT-Abteilung für die Aktualisierung der Informationen zuständig, was bedeutete, dass andere Teile des Unternehmens nicht an der Pflege der Inhalte beteiligt waren.

Die neue Intranet-Generation von Microsoft

Bei der neuen Generation von Intranets stehen Partizipation und Interaktion im Vordergrund, und alle Mitarbeiter des Unternehmens haben die Möglichkeit, Beiträge zu leisten. Einfach ausgedrückt, das Intranet wird demokratischer. In der Vergangenheit waren für Änderungen und Aktualisierungen von Inhalten IT-Fachkenntnisse erforderlich, und für die meisten Mitarbeiter war es ein zu langwieriger Prozess, etwas zu ändern. Mit dem Intranet von Microsoft kann die Verantwortung für die Pflege nun auf das gesamte Unternehmen verteilt werden, da die Durchführung von Änderungen technisch nicht mehr so anspruchsvoll ist. Die Inhalte können daher leichter auf dem neuesten Stand und relevant gehalten werden.

Sie können auch reaktive Inhalte erstellen, d. h. das Intranet weiß, wer Sie sind, und präsentiert Informationen, die für Sie in Ihrer Rolle im Unternehmen relevant sind. Es kann Ihre zuletzt verwendeten Dokumente, Ihre Aufgaben für den Tag, Ihr Benutzerprofil im Intranet usw. anzeigen.

Anstelle des früher verwendeten digitalen Schwarzen Bretts können Sie nun völlig neuartige, in das Intranet integrierte Kommunikationsplattformen nutzen. Konkret können Sie als Office 365-Nutzer die Kommunikation in Teams, Yammer oder einer Kombination aus beidem verwalten.

Der Werkzeugkasten des Intranets ist plötzlich viel größer. Sie haben Zugang zu Tools, die es in älteren Intranets nicht gab und die Ihnen jetzt helfen können, interne Prozesse zu automatisieren. Wenn Sie früher einen Urlaubsantrag gestellt haben, wurde dieser vielleicht als Excel-Datei in das Intranet hochgeladen. Heute können Sie eine App auf Ihrem Computer oder Telefon verwenden, um den gesamten Antragsprozess zu automatisieren und die richtigen Personen darüber zu informieren, was mit Ihrem Antrag geschieht.

Denken Sie beim Aufbau Ihres Microsoft-Intranets richtig

Ein richtig eingesetztes Intranet ist ein Mehrwert für Ihr Unternehmen. Um diesen Wert zu realisieren, sollten Sie beim Aufbau eines Intranets einige Dinge beachten. Bei der Einführung eines neuen Systems in einem Unternehmen geht es in der Regel zu 80 Prozent um die Technologie und zu 20 Prozent um die Implementierung - es sollte genau umgekehrt sein. Die Technologie sollte nicht die Kontrolle haben; die Prozesse müssen an erster Stelle stehen. Überlegen Sie stattdessen, bei welchen Prozessen es Probleme gibt und wie das Intranet diese unterstützen kann. Nicht alles wird sich auf magische Weise von selbst lösen, nur weil man ein Intranet hat.

Es ist wichtig, nicht zu ehrgeizig zu sein - ein Intranet ist nur so gut wie seine Pflege. Wenn Sie ein Intranet einrichten, für das Sie dann keine Zeit mehr haben, können Sie genauso gut gar keins haben. Machen Sie lieber zu wenig als zu viel auf einmal und bauen Sie stattdessen schrittweise auf. Sie können in einem sehr kleinen Rahmen beginnen.

Am wichtigsten ist es, eine klare Vision und Strategie zu haben. Was wollen Sie mit einem Intranet erreichen? Schaffen Sie einen klaren Rahmen dafür, wie Ihr Microsoft-Intranet genutzt werden soll und wer für die verschiedenen Bereiche zuständig ist. Denken Sie daran, dass die Verantwortung auf eine größere Anzahl von Personen und völlig unterschiedliche Arten von Fähigkeiten innerhalb eines Unternehmens verteilt werden kann. Da es jetzt Einzelpersonen innerhalb des Unternehmens sind, die Informationen zum Intranet hinzufügen können, im Gegensatz zu früher, als es nur einen kleinen Prozentsatz von Mitarbeitern mit IT-Kenntnissen gab, sollten auch Personen, die dem Kerngeschäft nahe stehen, für die verschiedenen Teile des Intranets verantwortlich sein. Außerdem müssen Sie Anreize für die Nutzung des Intranets schaffen. Die Ziele müssen daher intern und frühzeitig klar kommuniziert werden, damit jeder versteht, was man erreichen will und welchen Nutzen der Einzelne davon hat.

Keine Sorge - wir werden Ihnen helfen!

Wir von WeSafe können Ihnen helfen, Ihr Microsoft-Intranet nach Ihren Bedürfnissen und Wünschen zu gestalten. Wir beginnen mit Workshops, in denen wir die Bedürfnisse ermitteln und Ihnen helfen, ein klares Zielbild zu entwerfen. Dann bauen wir die Lösung technisch für Sie auf. Mit anderen Worten: Wir erstellen das Intranet, führen die Migration durch und helfen Ihnen bei den anschließenden Arbeiten.

Die Steigerung von Produktivität und Effizienz ist natürlich ein großer Teil der Vorteile der neuen Generation von Intranets, aber es geht auch um Einsparungen. Traditionell konnten Intranets sehr teuer sein, aber da der Schritt zur Übernahme von Microsoft-Lösungen kleiner und technisch nicht mehr so kompliziert ist wie früher, kostet es weniger - obwohl man weiter kommt.