Produktivitet, effektivitet og besparelser med Microsoft Intranet

Gamle sandheder om intranet

Mange tænker på intranet som en portal til at dele information med de ansatte i en virksomhed. Som en intern hjemmeside med en række forskellige funktioner og en samling af links, der fører til forskellige typer dokumenter, eller som en digital opslagstavle, hvor der offentliggøres nyheder for hele organisationen. Intranettet er et samlingspunkt for information, som f.eks. en ny medarbejder kan bruge til at lære mere om organisationen, se personalehåndbogen og læse om interne processer og politikker. Det kan både være information, der gælder hele organisationen, og information, der er specifik for den enkelte enhed.

En af udfordringerne har været at få medarbejderne til rent faktisk at bruge intranettet. Historisk set har intranet hovedsageligt indeholdt statisk information, hvilket ikke har opmuntret medarbejderne til at bruge dem, fordi der sjældent har været noget nyt at finde der. Ofte har kun én person i IT-afdelingen været ansvarlig for at opdatere informationerne, hvilket har betydet, at andre dele af organisationen ikke har været involveret i at holde indholdet i live.

Den nye generation af intranet fra Microsoft

I den nye generation af intranet er der fokus på deltagelse og interaktion, og alle virksomhedens medarbejdere har mulighed for at komme med input. Intranettet er kort sagt blevet mere demokratisk. Tidligere krævede det IT-ekspertise at foretage ændringer og opdatere indhold, og for de fleste var det en alt for lang proces at ændre noget. Nu, med Microsofts intranet, kan vedligeholdelsesansvaret deles på tværs af hele organisationen, fordi det ikke er så teknisk udfordrende at foretage ændringer. Indholdet kan derfor lettere holdes opdateret og relevant.

Du kan også skabe reaktivt indhold - det vil sige, at intranettet ved, hvem du er, og præsenterer information, der er relevant for dig i din rolle i virksomheden. Det kan vise dine sidst brugte dokumenter, dine opgaver for dagen, din brugerprofil på intranettet og så videre.

I stedet for den digitale opslagstavle, som man brugte før i tiden, kan man nu bruge helt nye typer kommunikationsplatforme, som er integreret med intranettet. Helt konkret kan du som Office 365-bruger styre kommunikationen i Teams, Yammer eller en kombination af de to.

Intranettets værktøjskasse er pludselig meget større. Du har adgang til værktøjer, som ikke fandtes i ældre intranet, og som nu kan hjælpe dig med at automatisere interne processer. Hvis du tidligere lavede en ferieansøgning, blev den måske uploadet som en Excel-fil på intranettet. I dag kan du bruge en app på din computer eller telefon til at automatisere hele ansøgningsprocessen og holde de rigtige personer informeret om, hvad der sker med din ansøgning.

Tænk rigtigt, når du bygger dit Microsoft-intranet

Et intranet, der bruges på den rigtige måde, tilfører værdi til din organisation. For at realisere denne værdi er der visse ting, du bør overveje, når du bygger et intranet. Når man implementerer et nyt system i en organisation, er det som regel 80 procent teknologi og 20 procent implementering - det burde være omvendt. Teknologien skal ikke styre, processerne skal komme i første række. Tænk i stedet - hvilke processer har vi problemer med, og hvordan kan intranettet understøtte dem? Ikke alt løser sig på magisk vis, fordi man har et intranet.

Det er vigtigt ikke at være for ambitiøs - et intranet er kun så godt som dets vedligeholdelse. Hvis du opretter et intranet, som du så ikke har tid til at gøre noget ved, kan du lige så godt lade være med at have et. Gør hellere for lidt end for meget på én gang, og byg i stedet gradvist op. Du kan starte i det små.

Det vigtigste er at have en klar vision og strategi. Hvad vil du opnå med et intranet? Skab en klar ramme for, hvordan dit Microsoft-intranet skal bruges, og hvem der er ansvarlig for de forskellige dele. Husk, at ansvaret kan være spredt på et større antal personer og helt forskellige typer af kompetencer i en virksomhed. Da det nu er personer i virksomheden, der kan tilføje information til intranettet, i modsætning til tidligere, hvor der var en lille procentdel af medarbejderne med IT-kompetencer, bør det også være personer tæt på kerneforretningen, der er ansvarlige for de forskellige dele af intranettet. Man skal også arbejde med at motivere medarbejderne til at bruge intranettet. Mål og formål skal derfor kommunikeres tydeligt internt og tidligt i processen, så alle forstår, hvad man vil opnå, og hvad de individuelle fordele vil være.

Bare rolig - vi skal nok hjælpe dig!

Hos WeSafe kan vi hjælpe dig med at opbygge dit Microsoft-intranet ud fra dine behov og ønsker. Vi starter med workshops, hvor vi identificerer behovene, hjælper jer med at tænke, så I kan skabe et klart målbillede. Derefter bygger vi teknisk set løsningen til dig. Med andre ord opretter vi intranettet, foretager migreringen og hjælper med det efterfølgende arbejde.

Øget produktivitet og effektivitet er naturligvis en stor del af fordelene ved den nye generation af intranet, men det er også et spørgsmål om besparelser. Traditionelt kunne intranet være meget dyre, men fordi skridtet er mindre til at indføre Microsofts løsninger og ikke så teknisk kompliceret, som det plejede at være, koster det mindre - selvom man kommer længere.