Tuottavuus, tehokkuus ja säästöt Microsoftin intraneteillä

Vanhat totuudet intraneteistä

Monet ihmiset ajattelevat intranetin olevan portaali, jossa tietoa jaetaan yrityksen työntekijöiden kanssa. Sisäisenä verkkosivustona, jolla on useita eri toimintoja ja kokoelma linkkejä, jotka johtavat erityyppisiin asiakirjoihin, tai digitaalisena ilmoitustauluna, jossa julkaistaan organisaation laajuisia uutisia. Intranet on tiedon keskipiste, jonka avulla esimerkiksi uusi työntekijä voi tutustua organisaatioon, tutustua henkilökunnan käsikirjaan ja lukea sisäisistä prosesseista ja toimintatavoista. Tämä voi olla sekä koko organisaation laajuista että yksikkökohtaista tietoa organisaatiosta.

Yksi haasteista on ollut saada henkilöstö todella käyttämään intranetiä. Aikaisemmin intranetit ovat sisältäneet lähinnä staattista tietoa, mikä ei ole rohkaissut henkilöstöä käyttämään niitä, koska sieltä on harvoin löytynyt mitään uutta. Usein vain yksi henkilö tietotekniikkaosastolla on ollut vastuussa tietojen päivittämisestä, mikä on merkinnyt sitä, että muut organisaation osat eivät ole osallistuneet sisällön ylläpitämiseen.

Microsoftin uuden sukupolven intranet

Uuden sukupolven intraneteissä painopiste on osallistumisessa ja vuorovaikutuksessa, ja kaikilla yrityksen työntekijöillä on mahdollisuus antaa panoksensa. Yksinkertaisesti sanottuna intranetistä on tulossa demokraattisempi. Aiemmin muutosten tekeminen ja sisällön päivittäminen vaati IT-alan asiantuntemusta, ja useimmille ihmisille oli liian pitkä prosessi muuttaa mitään. Nyt Microsoftin intranetin avulla ylläpitovastuu voidaan jakaa koko organisaation kesken, koska muutosten tekeminen ei ole teknisesti yhtä haastavaa. Sisältö voidaan näin ollen pitää helpommin ajan tasalla ja merkityksellisenä.

Voit myös luoda reaktiivista sisältöä - eli intranet tietää, kuka olet, ja esittää tietoja, jotka ovat sinulle merkityksellisiä sinun roolissasi yrityksessä. Se voi näyttää viimeksi käyttämäsi asiakirjat, päivän tehtävät, käyttäjäprofiilisi intranetissä ja niin edelleen.

Aiemmin käytetyn digitaalisen ilmoitustaulun sijaan voit nyt käyttää täysin uudenlaisia viestintäalustoja, jotka on integroitu intranetiin. Konkreettisesti Office 365 -käyttäjänä voit hallita viestintää Teamsissa, Yammerissa tai näiden kahden yhdistelmässä.

Intranetin työkalupakki on yhtäkkiä paljon suurempi. Käytössäsi on työkaluja, joita ei ollut vanhoissa intraneteissä ja jotka voivat nyt auttaa sinua automatisoimaan sisäisiä prosesseja. Jos ennen teit lomahakemuksen, se saatettiin ladata Excel-tiedostona intranetiin. Nykyään voit käyttää tietokoneella tai puhelimella olevaa sovellusta, jolla voit automatisoida koko hakemusprosessin ja pitää oikeat ihmiset ajan tasalla siitä, mitä hakemuksen kanssa tapahtuu.

Ajattele oikein, kun rakennat Microsoftin intranetiä

Oikealla tavalla käytetty intranet tuo lisäarvoa organisaatiollesi. Jotta tämä arvo toteutuisi, intranetin rakentamisessa on otettava huomioon tiettyjä asioita. Kun organisaatiossa otetaan käyttöön uusi järjestelmä, se koostuu yleensä 80 prosenttisesti teknologiasta ja 20 prosenttisesti toteutuksesta - sen pitäisi olla päinvastoin. Teknologia ei saisi hallita, vaan prosessit on asetettava etusijalle. Mieti sen sijaan, missä prosesseissa meillä on ongelmia ja miten intranet voi tukea niitä? Kaikki ei ratkea kuin itsestään, koska käytössä on intranet.

On tärkeää, ettei ole liian kunnianhimoinen - intranet on vain niin hyvä kuin sen ylläpito. Jos aiot luoda intranetin, jolle sinulla ei ole aikaa tehdä mitään, voisit yhtä hyvin jättää sen kokonaan tekemättä. Tee mieluummin liian vähän kuin liian paljon kerralla ja rakenna se sen sijaan vähitellen. Voit aloittaa hyvin pienestä.

Tärkeintä on selkeä visio ja strategia. Mitä haluat saavuttaa intranetillä? Luo selkeät puitteet sille, miten Microsoft-intranetiä käytetään ja kuka vastaa eri osista. Muista, että vastuu voi jakautua useammalle henkilölle ja täysin erityyppisille osaajille yrityksessä. Koska nyt intranetin tietoja voivat lisätä yrityksen sisällä olevat henkilöt, toisin kuin ennen, jolloin tietoteknisiä taitoja omaavia työntekijöitä oli vain pieni prosenttiosuus, intranetin eri osista tulisi vastata myös ydinliiketoimintaa lähellä olevat henkilöt. On myös pyrittävä kannustamaan henkilöstöä käyttämään intranetiä. Päämäärät ja tavoitteet on siis ilmoitettava selkeästi sisäisesti ja jo varhaisessa vaiheessa, jotta kaikki ymmärtävät, mitä halutaan saavuttaa ja mitkä ovat yksittäiset hyödyt.

Älä huoli - me autamme sinua!

Me WeSafella voimme auttaa sinua rakentamaan Microsoft-intranetin tarpeidesi ja toiveidesi mukaan. Aloitamme työpajoilla, joissa kartoitamme tarpeet, autamme sinua ajattelemaan, miten luoda selkeä tavoitekuva. Sitten rakennamme teknisesti ratkaisun sinulle. Toisin sanoen luomme intranetin, teemme siirtymisen ja autamme myöhemmässä työssä.

Tuottavuuden ja tehokkuuden lisääntyminen on tietysti suuri osa uuden sukupolven intranetin eduista, mutta kyse on myös säästöistä. Perinteisesti intranetit saattoivat olla hyvin kalliita, mutta koska Microsoftin ratkaisujen käyttöönotto on pienempi askel eikä se ole teknisesti niin monimutkaista kuin ennen, se maksaa vähemmän - vaikka pääsetkin pidemmälle.