Produktivitet, effektivitet og besparelser med Microsoft Intranet

Gamle sannheter om intranett

Mange tenker på intranett som en portal for deling av informasjon med de ansatte i en organisasjon. Som et internt nettsted med en rekke ulike funksjoner og en samling lenker som fører til ulike typer dokumenter, eller som en digital oppslagstavle der nyheter fra hele organisasjonen publiseres. Intranettet er et samlingspunkt for informasjon som for eksempel en nyansatt kan bruke til å lære mer om organisasjonen, se på personalhåndboken og lese om interne prosesser og retningslinjer. Dette kan være både organisasjonsovergripende og enhetsspesifikk informasjon for organisasjonen.

En av utfordringene har vært å få de ansatte til å bruke intranettet. Historisk sett har intranettene hovedsakelig inneholdt statisk informasjon, noe som ikke har oppmuntret de ansatte til å bruke dem fordi det sjelden har vært noe nytt å finne der. Ofte var det bare én person i IT-avdelingen som var ansvarlig for å oppdatere informasjonen, noe som innebar at andre deler av organisasjonen ikke ble involvert i å holde innholdet levende.

Den nye generasjonen intranett fra Microsoft

I den nye generasjonen intranett ligger fokuset på deltakelse og interaksjon, og alle ansatte har mulighet til å komme med innspill. Intranettet er rett og slett i ferd med å bli mer demokratisk. Tidligere krevde det IT-kompetanse å gjøre endringer og oppdatere innholdet, og for de fleste var det en omstendelig prosess å endre noe som helst. Nå, med Microsofts intranett, kan vedlikeholdsansvaret deles på tvers av hele organisasjonen, fordi det ikke er like teknisk utfordrende å gjøre endringer. Innholdet kan derfor lettere holdes oppdatert og relevant.

Du kan også opprette reaktivt innhold - det vil si at intranettet vet hvem du er og presenterer informasjon som er relevant for deg i din rolle i bedriften. Det kan f.eks. vise hvilke dokumenter du sist brukte, dagens oppgaver, brukerprofilen din på intranettet og så videre.

I stedet for tidligere tiders digitale oppslagstavle kan du nå bruke helt nye typer kommunikasjonsplattformer som er integrert med intranettet. Konkret kan du som Office 365-bruker styre kommunikasjonen i Teams, Yammer eller en kombinasjon av de to.

Intranettets verktøykasse er plutselig blitt mye større. Du har tilgang til verktøy som ikke fantes i eldre intranett, og som nå kan hjelpe deg med å automatisere interne prosesser. Hvis du tidligere laget en feriesøknad, ble den kanskje lastet opp som en Excel-fil på intranettet. I dag kan du bruke en app på datamaskinen eller telefonen til å automatisere hele søknadsprosessen og holde de rette personene informert om hva som skjer med søknaden.

Tenk riktig når du bygger ditt Microsoft-intranett

Et intranett som brukes på riktig måte, skaper verdi for organisasjonen. For å realisere denne verdien er det visse ting du bør tenke på når du bygger et intranett. Når man implementerer et nytt system i en organisasjon, er det vanligvis 80 prosent teknologi og 20 prosent implementering - det burde være omvendt. Teknologien skal ikke styre, prosessene må komme i første rekke. Tenk i stedet: Hvilke prosesser har vi problemer med, og hvordan kan intranettet støtte dem? Alt løser seg ikke av seg selv på magisk vis fordi du har et intranett.

Det er viktig å ikke være for ambisiøs - et intranett er ikke bedre enn vedlikeholdet. Hvis du skal lage et intranett som du ikke har tid til å gjøre noe med, kan du like gjerne la være å ha et intranett i det hele tatt. Gjør heller for lite enn for mye på en gang, og bygg heller opp gradvis. Du kan begynne i veldig liten skala.

Det viktigste er å ha en klar visjon og strategi. Hva ønsker dere å oppnå med et intranett? Lag et tydelig rammeverk for hvordan Microsoft-intranettet skal brukes og hvem som er ansvarlig for de ulike delene. Husk at ansvaret kan være spredt på et større antall personer og helt ulike typer kompetanse i en bedrift. Siden det nå er enkeltpersoner i virksomheten som kan legge til informasjon på intranettet, i motsetning til tidligere da det var en liten andel ansatte med IT-kompetanse, bør det også være personer nær kjernevirksomheten som er ansvarlige for de ulike delene av intranettet. Man må også arbeide for å motivere de ansatte til å bruke intranettet. Mål og målsettinger må derfor kommuniseres tydelig internt og tidlig i prosessen, slik at alle forstår hva man ønsker å oppnå, og hva de individuelle fordelene vil være.

Ikke bekymre deg - vi hjelper deg!

Vi i WeSafe kan hjelpe deg med å bygge ditt Microsoft-intranett basert på dine behov og ønsker. Vi starter med workshops der vi kartlegger behovene og hjelper dere med å tenke ut et tydelig målbilde. Deretter bygger vi den tekniske løsningen for deg. Det vil si at vi oppretter intranettet, gjennomfører migreringen og hjelper til med etterarbeidet.

Økt produktivitet og effektivitet er selvsagt en stor del av fordelene med den nye generasjonen intranett, men det handler også om besparelser. Tradisjonelt kunne intranett være svært dyrt, men fordi steget er mindre til å ta i bruk Microsoft-løsninger og ikke så teknisk komplisert som før, koster det mindre - selv om man kommer lenger.