Leiten Sie Ihre Mitarbeiter mit Microsoft Search zu den richtigen Informationen

"Wie gebe ich eine interne Bestellung auf?", "Wo finde ich das Personalhandbuch?", "Wo kann ich sehen, wie viele Urlaubstage ich noch habe?". Es gibt viele Fragen, auf die ein Mitarbeiter bei seiner täglichen Arbeit Antworten braucht. Da die Unternehmen immer mehr Informationen anhäufen, wird es immer schwieriger, diese zu finden.

Der Grundgedanke ist, dass die Informationen bei der Abteilung liegen sollten, die für das betreffende Thema zuständig ist. Das Personalhandbuch befindet sich wahrscheinlich im Arbeitsbereich der Personalabteilung, und wenn Sie ein Formular zur Bestellung neuer Computerausrüstung benötigen, sollten Sie in der IT-Abteilung nachsehen. Bis hierher mag das kein Problem sein, aber in großen Organisationen mit vielen Arbeitsbereichen entstehen komplexe Ordnerstrukturen, die dem Benutzer viel abverlangen. Sobald ein Benutzer aufgibt und anfängt, durch Mundpropaganda in der Organisation herumzufragen, ist ein Fehler aufgetreten.

Microsoft Search - Eine neue Art, Informationen zu finden

Für viele Unternehmen ist es heute eine schwierige Aufgabe, den Nutzern die Navigation in ihrer IT-Umgebung zu erleichtern und ihnen den Zugang zu relevanten Informationen auf intuitive Weise zu ermöglichen. Wenn man über die klassische Ordnerstruktur hinausdenkt, ist es möglich, neue Wege zu finden, um die Informationen mit dem Benutzer zu verbinden.

Microsoft hat die Suchfunktion als Teil von Microsoft 365 eingeführt. Eine neue Suchfunktion klingt vielleicht nicht sehr aufregend - ist es aber. Microsoft Search ist eine einheitliche Suchfunktion, auf die Sie von überall in Ihrer Microsoft 365-Umgebung zugreifen können. Die Suche wird über alle Kanäle im Ökosystem durchgeführt und die Ergebnisse sind überall gleich, egal ob Sie in Office 365, in Sharepoint, in Edge oder in einer mobilen App arbeiten. Neue Technologien wie KI und maschinelles Lernen werden eingesetzt, um den Benutzer zu führen, während die erweiterte Indexierung Dateien und Dokumente vollständig durchsuchbar macht.

Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit

In den richtigen Händen ist Microsoft Search ein äußerst leistungsfähiges Werkzeug. Wenn Microsoft Search verwendet wird, sollte ein Administrator ernannt werden, häufig der IT-Manager, aber auch ein Personalverantwortlicher kann z. B. ein Administrator sein. Als Administrator haben Sie Zugriff auf detaillierte Informationen darüber, wonach die Benutzer suchen, können sehen, welche Ergebnisse sie erhalten, und kontrollieren, was ihnen angezeigt wird.

So kann beispielsweise ein Mitarbeiter, der sich über Krankheitsurlaub erkundigt, direkt zu einer App oder einem Formular weitergeleitet werden. Die Person, die nach dem Personalhandbuch sucht, wird an die richtige Stelle geleitet, anstatt 200 Seiten mit dem Wort "Personalhandbuch" durchsuchen zu müssen.

Die durch die Schlüsselwörter generierten Ergebnisse ähneln gesponserten Anzeigen in einer Suchmaschine und erscheinen in ähnlicher Weise an der Spitze der Suchergebnisse. Die Ergebnisse können sowohl zu internen Seiten als auch zu Apps, Abläufen, Checklisten und externen Ressourcen geleitet werden.

Verknüpfung von Fragen und Antworten

Die Microsoft-Suche ist zwar ein sehr leistungsfähiges, aber auch wartungsbedürftiges Werkzeug, aber nicht so sehr, wie Sie vielleicht denken, und die Zeit, die Sie in die Verknüpfung der richtigen Antworten zu den verschiedenen Suchanfragen investieren, zahlt sich langfristig aus. Die ständige Arbeit, das System auf dem neuesten Stand zu halten, muss dann nicht sehr umfangreich sein.

In einem ersten Schritt müssen Sie in Ihrem Unternehmen einen Prozess in Gang setzen, um zu ermitteln, wonach die Mitarbeiter häufig suchen (ein großer Teil der Suchanfragen ist in der Regel unabhängig vom Unternehmen gleich). Da dann Statistiken über die häufigsten Suchanfragen erstellt werden, empfiehlt es sich, einen Redakteur zu benennen, der die Statistiken regelmäßig überprüft. Jede Abteilung kann dann überprüfen, ob die Nutzer dort landen, wo sie sollen. Da die Informationen oft schon vorhanden sind, geht es hauptsächlich darum, die richtige Suchanfrage mit dem richtigen Ergebnis zu verknüpfen.

Wir haben bereits die häufigsten Fragen identifiziert

Wir von WeSafe verfügen über das Fachwissen, um Sie bei der Einrichtung moderner IT-Umgebungen mit Microsoft 365 zu unterstützen. Wenn Sie Hilfe bei den ersten Schritten mit den neuen Funktionen von Microsoft Search benötigen, haben wir bereits die häufigsten Fragen identifiziert, auf die Mitarbeiter Antworten wünschen, und fertige Vorlagen für verschiedene Bereiche entwickelt. Natürlich können Sie auch Hilfe bekommen, wenn etwas auf der Antwortseite fehlt, z. B. Apps, Checklisten, Richtlinien und Mitarbeiterhandbücher.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie das Potenzial von Microsoft Search voll ausschöpfen können? Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen!