Ohjaa työntekijäsi oikean tiedon äärelle Microsoft Searchin avulla

"Miten teen sisäisen tilauksen?", "Mistä löydän henkilökunnan käsikirjan?", "Mistä näen, kuinka monta lomapäivää minulla on jäljellä?". On monia kysymyksiä, joihin työntekijä voi tarvita vastauksia päivittäisessä työssään. Kun yrityksiin kertyy yhä enemmän tietoa, sen löytäminen vaikeutuu.

Perusajatuksena on, että tiedot olisi säilytettävä kyseisestä asiasta vastaavalla osastolla. Henkilöstön käsikirja on luultavasti henkilöstöhallinnon työtilassa, ja jos tarvitset lomakkeen uusien tietokonelaitteiden tilaamista varten, IT-osasto on oikea osoite. Toistaiseksi tämä ei ehkä ole ongelma, mutta suurissa organisaatioissa, joissa on monia työtiloja, syntyy monimutkaisia kansiorakenteita, jotka vaativat käyttäjältä paljon. Heti kun käyttäjä luovuttaa ja alkaa kysellä ympäri organisaatiota suullisesti, on tapahtunut epäonnistuminen.

Microsoft Search - Uusi tapa löytää tietoa

Käyttäjien on nykyään vaikea ratkaista monien yritysten ongelmia, kun heidän on helpompi navigoida IT-ympäristössään ja löytää tarvittavat tiedot intuitiivisella tavalla. Ajattelemalla klassista kansiorakennetta pidemmälle on mahdollista löytää uusia tapoja yhdistää tiedot ja käyttäjä.

Microsoft on lanseerannut hakutyökalun osana Microsoft 365:tä. Uusi hakutoiminto ei ehkä kuulosta kovin jännittävältä - mutta se on sitä. Microsoft Search on yhtenäinen hakutoiminto, jota voit käyttää mistä tahansa Microsoft 365 -ympäristössäsi. Haku tapahtuu kaikissa ekosysteemin kanavissa, ja tulokset ovat samat kaikkialla, työskentelitpä sitten Office 365:ssä, Sharepointissa, Edge-ohjelmassa tai mobiilisovelluksessa. Uusia teknologioita, kuten tekoälyä ja koneoppimista, käytetään ohjaamaan käyttäjää, ja kehittynyt indeksointi tekee tiedostoista ja asiakirjoista täysin hakukelpoisia.

Oikeat tiedot oikeaan aikaan

Oikeissa käsissä Microsoft Search on erittäin tehokas työkalu. Jos Microsoft Searchia käytetään, on nimettävä ylläpitäjä, joka on usein IT-päällikkö, mutta voi olla myös esimerkiksi henkilöstöhallinnon ylläpitäjä. Ylläpitäjänä pääset käsiksi yksityiskohtaisiin tietoihin siitä, mitä käyttäjät etsivät, näet, mitä tuloksia he saavat, ja voit hallita sitä, mitä heille esitetään.

Esimerkiksi työntekijä, joka kysyy sairauslomaa, voidaan lähettää suoraan sovellukseen tai lomakkeeseen. Henkilökunnan käsikirjaa etsivä henkilö ohjataan oikeaan paikkaan sen sijaan, että hänen tarvitsisi etsiä 200 sivua, joissa mainitaan sana "henkilökunnan käsikirja".

Avainsanojen perusteella syntyvät tulokset muistuttavat hakukoneen sponsoroituja mainoksia, ja ne näkyvät samalla tavalla hakutulosten yläreunassa. Tulokset voidaan ohjata sisäisille sivuille sekä sovelluksiin, virtoihin, tarkistuslistoihin ja ulkoisiin resursseihin.

Kysymysten ja vastausten yhdistäminen

Vaikka Microsoft Search on erittäin tehokas työkalu, se vaatii ylläpitoa, mutta ei niin paljon kuin luulisi, ja oikeiden vastausten linkittämiseen eri hakuihin käyttämäsi aika kannattaa pitkällä aikavälillä. Silloin järjestelmän päivittämiseen liittyvän jatkuvan työn ei tarvitse olla kovin mittavaa.

Ensimmäisenä askeleena sinun on käynnistettävä yrityksessäsi prosessi, jossa selvitetään, mitä työntekijät etsivät usein (suuri osa hauista on yleensä samoja yrityksestä riippumatta). Koska useimmin tehdyistä hauista laaditaan tilastoja, on hyvä nimetä toimittaja, joka tarkastelee tilastoja säännöllisesti. Kukin osasto voi sitten tarkistaa, että käyttäjät päätyvät sinne, minne pitääkin. Koska tiedot ovat usein jo olemassa, kyse on lähinnä siitä, että oikea hakukysely yhdistetään oikeaan tulokseen.

Olemme jo tunnistaneet yleisimmät kysymykset

WeSafella on asiantuntemusta, joka auttaa sinua perustamaan nykyaikaisia IT-ympäristöjä Microsoft 365:n avulla. Jos tarvitset apua Microsoft Searchin uusien ominaisuuksien käyttöönotossa, olemme jo tunnistaneet yleisimmät kysymykset, joihin työntekijät yleensä haluavat vastauksia, ja kehittäneet valmiita malleja eri aloille. Saat tietysti apua myös, jos vastaussivulta puuttuu jotain, kuten sovelluksia, tarkistuslistoja, käytäntöjä ja työntekijöiden käsikirjoja.

Haluatko tietää lisää siitä, miten voit hyödyntää Microsoft Searchin mahdollisuuksia täysimääräisesti? Ota yhteyttä, niin autamme sinua!