Led dine medarbejdere til de rigtige oplysninger med Microsoft Search

"Hvordan afgiver jeg en intern ordre?", "Hvor finder jeg personalehåndbogen?", "Hvor kan jeg se, hvor mange feriedage jeg har tilbage?". Der er mange spørgsmål, som en medarbejder kan have brug for svar på i sit daglige arbejde. Efterhånden som virksomheder akkumulerer flere og flere oplysninger, bliver det sværere at finde dem.

Den grundlæggende idé er, at oplysningerne skal ligge hos den afdeling, der er ansvarlig for det pågældende emne. Personalehåndbogen ligger sandsynligvis i HR-arbejdsområdet, og hvis du har brug for en formular til at bestille nyt computerudstyr, er det i IT-afdelingen, du skal lede. Indtil videre er det måske ikke et problem, men i store organisationer med mange arbejdsområder opstår der komplekse mappestrukturer, som kræver meget af brugeren. Så snart en bruger giver op og begynder at spørge rundt i organisationen fra mund til mund, er der sket en fejl.

Microsoft Search - En ny måde at finde information på

At gøre det lettere for brugerne at navigere i deres IT-miljø og nå frem til relevant information på en intuitiv måde er en svær nød at knække for mange virksomheder i dag. Ved at tænke ud over den klassiske mappestruktur er det muligt at finde nye måder at forbinde informationen med brugeren på.

Microsoft har lanceret søgeværktøjet som en del af Microsoft 365. En ny søgefunktion lyder måske ikke så spændende - men det er det. Microsoft Search er en samlet søgefunktion, som du kan få adgang til overalt i dit Microsoft 365-miljø. Søgningen sker på tværs af alle kanaler i økosystemet, og resultaterne er de samme overalt, uanset om du arbejder i Office 365, i Sharepoint, i Edge eller i en mobilapp. Nye teknologier som AI og Machine Learning bruges til at guide brugeren, mens avanceret indeksering gør filer og dokumenter fuldt søgbare.

Den rigtige information på det rigtige tidspunkt

I de rigtige hænder er Microsoft Search et ekstremt kraftfuldt værktøj. Hvis man bruger Microsoft Search, bør man udpege en administrator, ofte IT-chefen, men det kan også være f.eks. en HR-administrator. Som administrator kan du få adgang til detaljerede oplysninger om, hvad brugerne søger efter, se, hvilke resultater de får, og kontrollere, hvad der præsenteres for dem.

For eksempel kan en medarbejder, der spørger om sygefravær, blive sendt direkte til en app eller en formular. Den person, der søger efter personalehåndbogen, vil blive ledt til det rigtige sted i stedet for at skulle søge gennem 200 sider, der nævner ordet "personalehåndbog".

De resultater, der genereres af søgeordene, svarer til sponsorerede annoncer i en søgemaskine og vises på samme måde øverst i søgeresultaterne. Resultaterne kan sendes til interne sider såvel som apps, flows, tjeklister og eksterne ressourcer.

Sammenkædning af spørgsmål og svar

Selvom Microsoft Search er et meget kraftfuldt værktøj, er det et værktøj, der kræver vedligeholdelse, men ikke så meget, som man skulle tro, og hvis man bruger tid på at linke de rigtige svar til de forskellige søgninger, vil det betale sig i det lange løb. Så behøver det løbende arbejde med at holde systemet opdateret ikke at være særlig omfattende.

Som et første skridt skal du starte en proces i din virksomhed for at identificere, hvad medarbejderne ofte søger efter (en stor del af søgningerne er normalt de samme uanset virksomhed). Da der derefter genereres statistikker over de hyppigste søgninger, er det en god idé at udpege en redaktør, der regelmæssigt gennemgår statistikkerne. Hver afdeling kan så kontrollere, at brugerne ender, hvor de skal. Da informationerne ofte allerede findes, handler det primært om at forbinde den rigtige søgning med det rigtige resultat.

Vi har allerede identificeret de mest almindelige spørgsmål

Hos WeSafe har vi ekspertisen til at hjælpe dig med at opsætte moderne IT-miljøer med Microsoft 365. Hvis du har brug for hjælp til at komme i gang med de nye funktioner i Microsoft Search, har vi allerede identificeret de mest almindelige spørgsmål, som medarbejderne gerne vil have svar på, og udviklet færdige skabeloner inden for forskellige områder. Du kan selvfølgelig også få hjælp, hvis der mangler noget på siden med svar, f.eks. apps, tjeklister, politikker og medarbejderhåndbøger.

Vil du vide mere om, hvordan du udnytter potentialet i Microsoft Search fuldt ud? Kontakt os, så hjælper vi dig!