Så klarar du IT-budgeten i tuffare tider (checklista)
Efter år av ekonomisk medvind har många företag vant sig vid en betydligt större IT-kostym än vad de egentligen behöver. När nu konjunkturen börjar peka nedåt är det hög tid att se över sina IT-kostnader.
Börja med en kartläggning av IT-användningen och dess kostnader. Uppskatta sen hur ert framtida behov ser ut. Skillnaden avslöjar var det finns besparingspotential, hur stor den är, och hur den ska realiseras.
Här kommer min checklista över saker du behöver titta på.
Programvarulicenser
Licenser står för en stor del av ett företags kostnader, ändå träffar vi många som inte tagit hänsyn till det faktum att olika användargrupper har olika behov.
Jag brukar rekommendera företag att kategorisera sina användare i grupper efter behov och validera behovet av de licenser som faktiskt används. Vissa användare kanske har en Adobe-licens de inte behöver, eller klarar sig med en mindre variant av licensen de har. I många fall kan de utföra sitt arbete utan den. Titta både på användarspecifika och centrala licenser.
Det är svårt att skala ned licenser med en on-prem-miljö med egna servrar. Om ni använder molntjänster är det betydlig lättare. I Microsoft 365 kan till exempel ett antal användare ha E3-licenser som egentligen skulle klara sig med business premium. För rörliga medarbetare och personal i fält räcker det ofta med F-licenser (F står för front line worker).
Det är inte heller ovanligt att användarlicenser som tillhört medarbetare som slutat ligger kvar och kostar pengar.
Telefoni
Ta in offerter från andra operatörer och jämför. Ofta går det att få bättre pris och villkor genom att ta ett samlat grepp när ett kontrakt på företagets totala användning står på spel, än när varje avdelning eller medarbetare tecknar sina abonnemang.
Datalagring
Många företags datalagring tenderar att svälla med tiden. Se över er retention policy för att dra ned på onödiga lagringskostnader. Det ska gå att ställa in systemet så att till exempel 5 år gammal data automatiskt raderas, eller flyttas till ett arkiv där det är billigare att ha den.
Om du ska investera i nya servrar och har en on-prem-lösning, överväg en molnlösning som gör det lätt att mäta det verkliga behovet och skala upp gradvis efter detta för att undvika dyr överkapacitet.
Personal
Gå igenom vad som är bra att behålla inhouse och vad som är billigare att köpa in. Skulle det behövas neddragningar, brukar rådet vara att göra det som krävs på en gång. Undvik upprepade åtgärder över tid eftersom de kan inge osäkerhet och gå ut över företagets produktivitet.
IT-plattform
Kategorisera dina IT-investeringar och prioritera de som medför besparingar. Ifrågasätt dem: är det rätt teknik, rätt resurser, har vi bra licensvillkor i avtalen?
En lokal on-prem-lösning innebär en reell risk för höga kostnader, dels om något går snett, dels om företaget kommer på efterkälken tekniskt sett så att det tappar produktivitet och konkurrenskraft. Att välja molntjänster och standardlösningar är ett sätt att försäkra sig mot detta.
Att skala ned molntjänster har också en direkt effekt på kassaflödet och sista raden, till skillnad från att dra ned på on-premiselicenser eller egen hårdvara. Om ditt företag är litet eller mellanstort är det ofta betydligt lättare att gå över till molnet.
Enheter
Använd datorer och mobiler längre – de håller i många fall i fem år och behöver inte bytas efter tre. Och prova med att optimera eller installera om dem innan de byts ut.
Leverantörer
Se över alla dina avtal och leverantörer, inte minst licensavtalen. Notera när de förfaller och när det är dags att börja omförhandla eller säga upp dem. Är priset, leveransen eller något annat en anledning att ta in en offert från andra? Om leverantören i dessa inflationstider vill höja priserna, be dem utförligt förklara och motivera prisförslaget.
Processer
Ställ den enkla frågan ”jobbar vi effektivt?” Om du har Microsoft 365, se till att utnyttja plattformen och dess möjligheter att effektivisera arbetet. Verktyg som Viva Goals kan förbättra företagets arbetsflöden. Många uppgifter kan automatiseras med hjälp av Power Apps. Utnyttja de verktyg ni redan har och omfamna det hybrida arbetssättet.
Microsoft 365 har vad du behöver
Få företag har en samlad bild av sin IT, så överblick kan med andra ord bli din konkurrensfördel. Microsoft 365 har dashboards som snabbt ger dig inblick i vilka licenser och enheter som finns, deras kostnader och vilka som används. En utmärkt grund för en kartläggning som hjälper dig att prioritera åtgärder som ger störst effekt på kostnaderna.
Vill du veta mer om hur ditt företag kan effektivisera sin IT?
Hör av dig!
Inspiration och kunskap direkt till din inkorg
Signa upp dig för vårt månatliga inspirationsbrev som ger dig tips, insikter och råd om nya arbetssätt, processer och säkerhet kopplat till Microsoft 365, Azure och olika verktyg i Microsofts molnplattform.
Kostnadsfri analys av din Microsoft 365 och Azure miljö
Vår erfarenhet, efter att ha tittat på 100-tals miljöer, är att det finns både möjligheter till betydande effektiviseringar och stora kostnadsbesparingar genom att effektivisera och optimera Microsoft 365 licenser och Azure konsumption.