Wie Sie Ihr IT-Budget in schwierigen Zeiten verwalten können (Checkliste)

Analysieren Sie zunächst Ihre IT-Nutzung und deren Kosten. Schätzen Sie dann Ihren künftigen Bedarf. Die Differenz zeigt, wo Einsparpotenziale bestehen, wie groß sie sind und wie sie realisiert werden können.  

Hier ist meine Checkliste der Dinge, die Sie beachten müssen. 

Software-Lizenzen

Lizenzen machen einen großen Teil der Kosten eines Unternehmens aus, doch wir treffen viele, die nicht berücksichtigen, dass verschiedene Nutzergruppen unterschiedliche Bedürfnisse haben.

In der Regel empfehle ich Unternehmen, ihre Anwender nach Bedarf in Gruppen einzuteilen und den Bedarf an den tatsächlich genutzten Lizenzen zu überprüfen. Einige Anwender haben vielleicht eine Adobe-Lizenz, die sie nicht benötigen, oder sie kommen mit einer kleineren Version der vorhandenen Lizenz aus. In vielen Fällen können sie ihre Arbeit auch ohne diese Lizenz erledigen. Betrachten Sie sowohl benutzerspezifische als auch zentrale Lizenzen.

In einer On-Premise-Umgebung mit eigenen Servern ist es schwierig, Lizenzen zu reduzieren. Wenn Sie Cloud-Dienste nutzen, ist es viel einfacher. Bei Microsoft 365 beispielsweise können einige Nutzer E3-Lizenzen haben, die eigentlich mit Business Premium ausreichen würden. Für mobile Mitarbeiter und Außendienstmitarbeiter reichen oft F-Lizenzen (F steht für "front line worker"). Frontline-Mitarbeiter).

Es ist auch nicht ungewöhnlich, dass Benutzerlizenzen, die ausscheidenden Mitarbeitern gehören, bestehen bleiben und Geld kosten.  

Telefonie

Holen Sie Angebote von anderen Betreibern ein und vergleichen Sie. Oft ist es möglich, bessere Preise und Bedingungen zu erhalten, wenn ein Vertrag für die gesamte Nutzung des Unternehmens geschlossen wird, anstatt dass jede Abteilung oder jeder Mitarbeiter ein eigenes Abonnement abschließt.    

Speicherung von Daten

Der Datenspeicher vieler Unternehmen neigt dazu, mit der Zeit anzuschwellen. Überprüfen Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie um unnötige Speicherkosten zu reduzieren. Es sollte möglich sein, das System so einzustellen, dass z. B. 5 Jahre alte Daten automatisch gelöscht oder in ein Archiv verschoben werden, in dem es billiger ist, sie aufzubewahren.

Wenn Sie in neue Server investieren und eine On-Premise-Lösung haben, sollten Sie eine Cloud-Lösung in Betracht ziehen, mit der Sie Ihren tatsächlichen Bedarf leicht messen und schrittweise erhöhen können, um kostspielige Überkapazitäten zu vermeiden.  

Personal

Prüfen Sie, was Sie im Haus behalten sollten und was Sie billiger einkaufen können. Wenn Kürzungen erforderlich sind, lautet der Rat in der Regel, das Notwendige sofort zu tun. Wiederholte Maßnahmen im Laufe der Zeit sind zu vermeiden, da sie zu Unsicherheit führen und die Produktivität des Unternehmens gefährden können.  

IT-Plattform

Kategorisieren Sie Ihre IT-Investitionen und priorisieren Sie diejenigen, die Einsparungen bringen. Fragen Sie sie: Ist es die richtige Technologie, die richtigen Ressourcen, haben wir gute Lizenzbedingungen in den Verträgen?

Ein lokales On-prem-Lösung birgt ein reales Risiko hoher Kosten, sowohl wenn etwas schief geht als auch wenn das Unternehmen technologisch zurückfällt und an Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit verliert. Die Wahl von Cloud-Diensten und Standardlösungen ist eine Möglichkeit, sich dagegen zu versichern.

Die Reduzierung von Cloud-Diensten wirkt sich auch direkt auf den Cashflow und das Endergebnis aus, anders als die Reduzierung von On-Premise-Lizenzen oder interner Hardware. Wenn Ihr Unternehmen klein oder mittelgroß ist, ist es oft viel einfacher, in die Cloud zu wechseln.  

Einheiten

Nutzen Sie Computer und Mobiltelefone länger - in vielen Fällen halten sie fünf Jahre und müssen nicht nach drei Jahren ersetzt werden. Und versuchen Sie, sie zu optimieren oder neu zu installieren, bevor Sie sie austauschen.  

Anbieter

Überprüfen Sie alle Ihre Verträge und Lieferanten, nicht zuletzt die Lizenzvereinbarungen. Notieren Sie, wann sie auslaufen und wann es an der Zeit ist, sie neu zu verhandeln oder zu kündigen. Ist der Preis, die Lieferung oder etwas anderes ein Grund, ein Angebot von anderen einzuholen? Wenn der Lieferant in diesen inflationären Zeiten die Preise erhöhen will, bitten Sie ihn, den Preisvorschlag ausführlich zu erläutern und zu begründen.  

Prozesse

Stellen Sie sich die einfache Frage: "Arbeiten wir effizient?" Wenn Sie über Microsoft 365 verfügen, sollten Sie die Vorteile der Plattform und ihre Fähigkeit zur Rationalisierung der Arbeit nutzen. Tools wie Viva-Ziele kann die Arbeitsabläufe im Unternehmen verbessern. Viele Aufgaben können mit Hilfe von Power Apps automatisiert werden. Nutzen Sie die bereits vorhandenen Tools und machen Sie sich die hybride Arbeitsweise zu eigen. 

Microsoft 365 hat, was Sie brauchen

Nur wenige Unternehmen haben ein vollständiges Bild von ihrer IT, so dass ein Überblick ein Wettbewerbsvorteil sein kann. Microsoft 365 bietet Dashboards die Ihnen schnell einen Überblick über die vorhandenen Lizenzen und Geräte, ihre Kosten und ihre Nutzung verschaffen. Eine hervorragende Grundlage für die Zuordnung, die Ihnen hilft, die Maßnahmen zu priorisieren, die die größten Auswirkungen auf die Kosten haben.

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