Sådan styrer du dit IT-budget i hårde tider (tjekliste)

Start med at analysere dit it-brug og dets omkostninger. Estimer derefter dine fremtidige behov. Forskellen afslører, hvor der er potentiale for besparelser, hvor stort det er, og hvordan man realiserer det.  

Her er min tjekliste over ting, du skal kigge på. 

Software-licenser

Licenser udgør en stor del af en virksomheds omkostninger, men alligevel møder vi mange, der ikke har taget højde for, at forskellige brugergrupper har forskellige behov.

Jeg plejer at anbefale virksomheder at kategorisere deres brugere i grupper efter behov og validere behovet for de licenser, der rent faktisk bruges. Nogle brugere har måske en Adobe-licens, som de ikke har brug for, eller de kan klare sig med en mindre version af den licens, de har. I mange tilfælde kan de udføre deres arbejde uden den. Se på både brugerspecifikke og centrale licenser.

Det er svært at nedskalere licenser i et on-prem-miljø med egne servere. Hvis du bruger cloud-tjenester, er det meget lettere. I Microsoft 365 kan en række brugere f.eks. have E3-licenser, som faktisk ville være fine med business premium. For mobile medarbejdere og medarbejdere i marken er F-licenser (F står for "front line worker") ofte tilstrækkelige. frontlinjearbejder).

Det er heller ikke ualmindeligt, at brugerlicenser, der tilhører fratrådte medarbejdere, bliver hængende og koster penge.  

Telefoni

Indhent tilbud fra andre operatører og sammenlign. Det er ofte muligt at få bedre priser og betingelser ved at gå sammen om en kontrakt for virksomhedens samlede forbrug, i stedet for at hver afdeling eller medarbejder tegner sit eget abonnement.    

Lagring af data

Mange virksomheders datalagre har en tendens til at svulme op med tiden. Gennemgå din opbevaringspolitik for at reducere unødvendige lageromkostninger. Det bør være muligt at indstille systemet til automatisk at slette f.eks. 5 år gamle data eller flytte dem til et arkiv, hvor det er billigere at opbevare dem.

Hvis du investerer i nye servere og har en on-prem-løsning, bør du overveje en cloud-løsning, der gør det nemt at måle dine reelle behov og opskalere gradvist for at undgå dyr overkapacitet.  

Personale

Gennemgå, hvad der er godt at beholde in-house, og hvad der er billigere at købe ind. Hvis der er behov for nedskæringer, er rådet som regel at gøre det nødvendige på én gang. Undgå gentagne handlinger over tid, da de kan skabe usikkerhed og bringe virksomhedens produktivitet i fare.  

IT-platform

Kategoriser dine IT-investeringer, og prioriter dem, der giver besparelser. Stil spørgsmål til dem: Er det den rigtige teknologi, de rigtige ressourcer, har vi gode licensbetingelser i kontrakterne?

En lokal on-prem-løsning udgør en reel risiko for høje omkostninger, både hvis noget går galt, og hvis virksomheden sakker bagud teknologisk og mister produktivitet og konkurrenceevne. At vælge cloud-tjenester og standardløsninger er en måde at forsikre sig mod dette på.

Nedskalering af cloud-tjenester har også en direkte effekt på cash flow og bundlinje, i modsætning til at skære ned på on-premise licenser eller in-house hardware. Hvis din virksomhed er lille eller mellemstor, er det ofte meget lettere at flytte til skyen.  

Enheder

Brug computere og mobiltelefoner i længere tid - i mange tilfælde holder de i fem år og behøver ikke at blive udskiftet efter tre. Og prøv at optimere eller geninstallere dem, før du udskifter dem.  

Leverandører

Gennemgå alle dine kontrakter og leverandører, ikke mindst licensaftalerne. Læg mærke til, hvornår de udløber, og hvornår det er tid til at genforhandle eller opsige dem. Er prisen, leveringen eller noget andet en grund til at indhente tilbud fra andre? Hvis leverandøren ønsker at hæve priserne i disse inflationstider, så bed dem om at forklare og begrunde prisforslaget.  

Processer

Stil det enkle spørgsmål "arbejder vi effektivt?" Hvis du har Microsoft 365, skal du sørge for at udnytte platformen og dens evne til at strømline arbejdet. Værktøjer som Viva Goals kan forbedre virksomhedens arbejdsgange. Mange opgaver kan automatiseres ved hjælp af Power Apps. Brug de værktøjer, du allerede har, og omfavn den hybride måde at arbejde på. 

Microsoft 365 har, hvad du har brug for

De færreste virksomheder har et komplet billede af deres IT, så det kan være en konkurrencefordel at have et overblik. Microsoft 365 har dashboards der hurtigt giver dig indsigt i, hvilke licenser og enheder der findes, hvad de koster, og hvilke der bliver brugt. Et fremragende grundlag for kortlægning, der hjælper dig med at prioritere de tiltag, der har størst effekt på omkostningerne.

Vil du vide mere om, hvordan din virksomhed kan strømline sin IT?

Kontakt os!