Miten hallita IT-budjettia vaikeampina aikoina (tarkistuslista)?

Aloita analysoimalla tietotekniikan käyttö ja sen kustannukset. Arvioi sitten tulevat tarpeesi. Erotus paljastaa, missä on säästöpotentiaalia, kuinka suuri se on ja miten se voidaan toteuttaa.  

Tässä on tarkistuslistani asioista, joita sinun on tarkasteltava. 

Ohjelmistolisenssit

Lisenssit muodostavat suuren osan yrityksen kustannuksista, mutta monet eivät ole ottaneet huomioon sitä, että eri käyttäjäryhmillä on erilaiset tarpeet.

Suosittelen yleensä, että yritykset luokittelevat käyttäjänsä ryhmiin tarpeen mukaan ja vahvistavat todellisuudessa käytettyjen lisenssien tarpeen. Joillakin käyttäjillä saattaa olla Adoben lisenssi, jota he eivät tarvitse, tai he voivat tulla toimeen pienemmällä versiolla olemassa olevasta lisenssistä. Monissa tapauksissa he voivat tehdä työnsä ilman lisenssiä. Tarkastele sekä käyttäjäkohtaisia että keskitettyjä lisenssejä.

Lisenssejä on vaikea pienentää omilla palvelimilla toimivassa on-prem-ympäristössä. Pilvipalveluja käyttämällä se on paljon helpompaa. Esimerkiksi Microsoft 365:ssä useilla käyttäjillä voi olla E3-lisenssejä, jotka itse asiassa riittäisivät hyvin business premium -palveluun. Liikkuville työntekijöille ja kenttätyöntekijöille riittävät usein F-lisenssit (F tarkoittaa "front line worker" eli etulinjan työntekijä). etulinjan työntekijä).

Ei ole myöskään harvinaista, että lähtevien työntekijöiden käyttölisenssit jäävät paikalleen ja maksavat rahaa.  

Puhelinpalvelut

Pyydä tarjouksia muilta operaattoreilta ja vertaile. Usein on mahdollista saada parempia hintoja ja ehtoja, jos käytetään yhteistä lähestymistapaa, kun kyseessä on yrityksen kokonaiskäyttöä koskeva sopimus sen sijaan, että kukin osasto tai työntekijä tekisi oman liittymänsä.    

Tietojen tallennus

Monien yritysten tietovarastoilla on taipumus paisua ajan myötä. Tarkista säilyttämiskäytäntö vähentääksesi tarpeettomia tallennuskustannuksia. Järjestelmä pitäisi voida asettaa poistamaan automaattisesti esimerkiksi 5 vuotta vanhat tiedot tai siirtämään ne arkistoon, jossa niiden säilyttäminen on halvempaa.

Jos olet investoimassa uusiin palvelimiin ja sinulla on paikallinen ratkaisu, harkitse pilviratkaisua, jonka avulla on helppo mitata todelliset tarpeet ja skaalata vähitellen, jotta vältät kalliin ylikapasiteetin.  

Henkilöstö

Tarkista, mitä on hyvä pitää omassa yrityksessä ja mitä on halvempaa ostaa. Jos vähennyksiä tarvitaan, neuvotaan yleensä tekemään kaikki tarvittava kerralla. Vältä toistuvia toimia ajan mittaan, sillä ne voivat aiheuttaa epävarmuutta ja vaarantaa yrityksen tuottavuuden.  

IT-alusta

Luokittele IT-investoinnit ja priorisoi ne, jotka tuovat säästöjä. Kyseenalaista ne: onko kyseessä oikea teknologia, oikeat resurssit, onko sopimuksissa hyvät lisenssiehdot?

Paikallinen on-prem-ratkaisu aiheuttaa todellisen riskin korkeista kustannuksista, jos jokin menee pieleen ja jos yritys jää teknologisesti jälkeen ja menettää tuottavuutta ja kilpailukykyä. Pilvipalveluiden ja standardiratkaisujen valitseminen on yksi tapa suojautua tältä.

Pilvipalveluiden vähentämisellä on myös suora vaikutus kassavirtaan ja tulokseen, toisin kuin paikan päällä olevien lisenssien tai sisäisen laitteiston vähentämisellä. Jos yrityksesi on pieni tai keskisuuri, pilvipalveluun siirtyminen on usein paljon helpompaa.  

Yksiköt

Käytä tietokoneita ja matkapuhelimia pidempään - monissa tapauksissa ne kestävät viisi vuotta, eikä niitä tarvitse vaihtaa kolmen vuoden jälkeen. Kokeile optimoida tai asentaa ne uudelleen ennen niiden vaihtamista.  

Toimittajat

Tarkista kaikki sopimuksesi ja toimittajasi, erityisesti lisenssisopimukset. Merkitse muistiin, milloin ne päättyvät ja milloin on aika alkaa neuvotella niistä uudelleen tai irtisanoa ne. Onko hinta, toimitus tai jokin muu syy pyytää tarjous muilta? Jos toimittaja haluaa korottaa hintoja näinä inflaation aikoina, pyydä häntä selittämään ja perustelemaan hintaehdotus perusteellisesti.  

Prosessit

Kysy yksinkertainen kysymys: "Työskentelemmekö tehokkaasti?". Jos käytössäsi on Microsoft 365, varmista, että hyödynnät alustaa ja sen kykyä tehostaa työskentelyä. Työkalut, kuten Viva Tavoitteet voi parantaa yrityksen työnkulkuja. Monet tehtävät voidaan automatisoida Power Appsin avulla. Käytä jo käytössäsi olevia työkaluja ja omaksu hybridityöskentelytapa. 

Microsoft 365:ssä on mitä tarvitset

Vain harvoilla yrityksillä on täydellinen kuva tietotekniikastaan, joten yleiskatsaus voi olla kilpailuetu. Microsoft 365 on kojelaudat joiden avulla saat nopeasti käsityksen siitä, mitä lisenssejä ja laitteita on olemassa, mitkä ovat niiden kustannukset ja mitkä ovat käytössä. Tämä on erinomainen perusta kartoitukselle, jonka avulla voit priorisoida toimet, joilla on suurin vaikutus kustannuksiin.

Haluatko tietää lisää siitä, miten yrityksesi voi virtaviivaistaa tietotekniikkaansa?

Ota yhteyttä!