Upheads retningslinjer for personvern og personopplysninger
Vi er opptatt av personvernet ditt. Du skal føle deg trygg når du overlater personopplysningene dine til oss.
Derfor har vi utarbeidet denne erklæringen. Den er basert på gjeldende personvernlovgivning og klargjør hvordan Upheads arbeider for å ivareta dine rettigheter og ditt personvern. Vi ønsker derfor at du tar deg tid til å lese følgende informasjon.
Formålet med denne erklæringen er å informere deg om hvordan vi behandler personopplysningene dine, hva vi bruker dem til, hvem som har tilgang til dem og på hvilke vilkår, samt hvilke rettigheter du har og hvordan du kan utøve dem.
Bakgrunn
Vi behandler personopplysningene dine først og fremst for å oppfylle våre forpliktelser overfor deg og for å gi deg en best mulig opplevelse av våre tjenester. Vårt utgangspunkt er å ikke behandle flere personopplysninger enn det som er nødvendig for formålet, og vi tilstreber alltid å bruke de minst personvernsensitive opplysningene.
Vi trenger også personopplysningene dine for å kunne gi deg god service, for eksempel når det gjelder markedsføring, oppfølging og informasjon. Vi kan også trenge personopplysningene dine for å overholde lover og for å utføre kunde- og markedsanalyser. Når du kontakter oss via noen av de kommunikasjonskanalene vi bruker, brukes kontaktinformasjonen du oppgir, til å håndtere saken din, håndtere den fortsatte kontakten med deg og til å forbedre tjenesten vår ved gjentatt kontakt.
Du har rett til å motsette deg at vi bruker personopplysninger til direkte markedsføring. Når vi samler inn personopplysninger om deg for første gang, vil du få mer informasjon om dette og hvordan du kan protestere. Hvis du besøker nettstedet vårt, samtykker du til at vi bruker informasjonskapsler til å behandle opplysningene dine.
Retningslinjer
Hvilke personopplysninger behandler vi?
Vi behandler kun personopplysninger når vi har et rettslig grunnlag. Vi behandler ikke personopplysninger annet enn når det er nødvendig for å oppfylle kontraktsmessige og juridiske forpliktelser. Her er eksempler på personopplysninger vi behandler:
- Navn
- Adresse
- E-postadresse
- Telefonnummer
- Tittel
- Brukernavn
- Fotografier
- Debetkortnumre, kredittkortnumre og andre bankrelaterte data
- Opplysninger som oppgis av den registrerte frivillig og på eget initiativ.
- Innhold som du selv publiserer, såkalt brukergenerert innhold.
- IP-adresser
Hvordan får vi tilgang til personopplysningene dine?
Så langt det er mulig, prøver vi å innhente ditt samtykke før vi begynner å behandle personopplysningene dine. Samtykker du til behandling ved å godta våre generelle vilkår? Når du godtar våre generelle vilkår, godtar du også behandlingen av personopplysningene dine.
Du har når som helst rett til å trekke tilbake samtykket ditt. Vi vil da ikke lenger behandle personopplysningene dine eller samle inn nye, forutsatt at det ikke er nødvendig for å oppfylle våre kontraktsmessige eller juridiske forpliktelser. Vær oppmerksom på at tilbaketrekking av samtykke kan medføre at vi ikke kan oppfylle våre forpliktelser overfor deg. Les mer om dette i avsnittet "Dine rettigheter" nedenfor.
Vi får også tilgang til personopplysningene dine på følgende måter:
- Opplysninger som du gir oss direkte
- Data som registreres når du besøker nettstedet vårt
- Data vi mottar fra offentlige registre
- Informasjon vi mottar når du ansetter en av våre medarbeidere
- Opplysninger vi mottar når du melder deg på våre kurs eller seminarer.
- Informasjon vi mottar når du registrerer deg for nyhetsbrev og andre utsendelser.
- Informasjon vi mottar når du svarer på spørreundersøkelser og studier
- Opplysninger som vi mottar når du kontakter oss, søker jobb hos oss, besøker oss eller på annen måte kontakter oss.
Hvilken informasjon gir vi deg?
Når vi samler inn personopplysningene dine for første gang, vil vi informere deg om hvordan vi har innhentet personopplysningene, hva vi skal bruke dem til, hvilke rettigheter du har i henhold til personvernlovgivningen og hvordan du kan utøve dem. Du vil også bli informert om hvem som er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene dine, og hvordan du kan kontakte oss hvis du har spørsmål eller ønsker å komme med en forespørsel eller henvendelse knyttet til personopplysningene og/eller rettighetene dine.
Behandles personopplysningene dine på en sikker måte?
Vi utvikler rutiner og praksis for å sikre at personopplysningene dine håndteres på en sikker måte. Utgangspunktet er at bare ansatte og andre personer i organisasjonen som trenger personopplysningene for å utføre sine oppgaver, skal ha tilgang til dem.
Når det gjelder sensitive personopplysninger, har vi innført spesifikke autorisasjonskontroller som gir et høyere beskyttelsesnivå for personopplysningene dine. Sikkerhetssystemene våre er utviklet med tanke på personvernet ditt og gir et svært høyt beskyttelsesnivå mot inntrenging, ødeleggelse og andre endringer som kan true personvernet ditt.
Vi har flere IT-sikkerhetspolicyer for å sikre at personopplysningene dine behandles på en sikker måte.
Når utleverer vi personopplysningene dine?
Vi har som policy å ikke utlevere personopplysningene dine til tredjeparter med mindre du har samtykket til det eller det er nødvendig for å oppfylle våre kontraktsmessige eller juridiske forpliktelser. For å kunne levere noen av tjenestene våre er det noen ganger nødvendig at vi deler visse personopplysninger med andre selskaper. I tilfeller der vi utleverer personopplysninger til tredjeparter, inngår vi konfidensialitetsavtaler og sørger for at personopplysningene behandles på en sikker måte. Leverandørene som Upheads samarbeider med, har tilsvarende forpliktelser når det gjelder behandling av personopplysninger som vi har overfor deg som kunde. Vi overfører ikke personopplysninger i andre tilfeller enn de som er uttrykkelig angitt i denne erklæringen.
Hvor lenge oppbevarer vi opplysningene dine?
Så lenge det foreligger et kundeforhold, lagrer Upheads personopplysningene dine. Dette for å kunne oppfylle de forpliktelsene vi har overfor deg. Opplysningene lagres også når det er nødvendig for å oppnå de formålene som er beskrevet i denne erklæringen. Når kundeforholdet avsluttes, fjernes noen opplysninger, andre anonymiseres og noen slettes. Dette gjøres innen rimelig tid etter at du ikke lenger er kunde hos Upheads, med mindre gjeldende lovgivning sier noe annet. Hvor lenge personopplysningene dine lagres, avhenger av formålet de er samlet inn for og det juridiske grunnlaget for behandlingen av personopplysningene dine. Personopplysninger som samles inn for faktureringsformål, vil bli lagret så lenge det er nødvendig for regnskapsformål. Personopplysninger kan også lagres hvis det foreligger en interesseavveining som gjør det nødvendig og er basert på andre økonomiske eller sikkerhetsmessige grunner. I disse tilfellene er lagringen begrenset og styres ved hjelp av autorisasjonskontrollene som er beskrevet i disse retningslinjene.
Dine rettigheter
Siden denne erklæringen handler om hvordan personopplysningene dine behandles, vil vi også at du skal vite hvilke rettigheter du har. Du har rett til å be om et utdrag fra registeret over personopplysningene vi behandler om deg. Du har også rett til å få personopplysningene dine korrigert hvis du mener at de er unøyaktige eller misvisende på noen måte, og du har rett til å begrense behandlingen av personopplysningene dine inntil vi endrer dem. Du har "rett til å bli glemt", men sletting av personopplysninger kan ikke skje hvis det er i strid med gjeldende lovgivning eller hvis det er basert på en interesseavveining. Du har rett til å protestere mot behandlingen hvis du mener at interesseavveiningen er feil eller at det ikke foreligger et legitimt grunnlag for behandlingen. Du har også rett til å trekke tilbake samtykket ditt eller sende inn en klage på behandlingen til Datatilsynet.
Ansvar og kontakt
Upheads er behandlingsansvarlig, noe som betyr at vi er ansvarlige for hvordan personopplysningene dine behandles og at dine rettigheter ivaretas. Hvis du har spørsmål om behandlingen av personopplysningene dine eller spørsmål om denne erklæringen, kan du kontakte oss via dataskydd@upheads.se eller via kontaktinformasjonen på nettstedet vårt www.upheads.se.