Lansering av tidsbesparende app for langsiktig skysamarbeid

K A Lundbladh er en uavhengig importør av frukt og grønnsaker med rundt 40 ansatte i Helsingborg og Malmö. Da selskapet som leverte den daværende løsningen for levering og reklamasjon ble kjøpt opp, ønsket K A Lundbladh å slippe å betale lisenskostnadene og samtidig forbedre løsningen.

Spar tid med en fleksibel og mobil løsning

Brukerne ønsket at den nye løsningen skulle fungere og se ut som den gamle. K A Lundbladh kontaktet WeSafe etter anbefaling fra en annen IT-leverandør, og da WeSafe foreslo å bruke Power Apps, innså K A hvor raskt det var mulig å lage en løsning som lignet på et eksisterende system. WeSafe utviklet en ny app på rundt fire uker basert på det de så av den eksisterende løsningen. Nå bruker rundt 20 personer, de fleste på lageret, den nye appen, som de får tilgang til via Office-miljøet, uten ekstra brukerkontoer eller pålogginger.

"Det er en veldig fleksibel og mer mobil løsning enn tidligere, fordi den fungerer like godt på en mobiltelefon som på et nettbrett på lageret, noe som sparer mye tid. Den gamle fungerte på noen nettbrett. Tidligere var det ikke alle formater som var korrekte på de mobile enhetene, så dette sparer tid i alle ledd. Økonomiavdelingen får også en enklere administrasjon av leverandørfakturaene."

- Björn Jonsson, anleggsleder

En annen forbedring er rent prismessig, ettersom K A Lundbladh slipper å betale lisensavgift til den tidligere leverandøren.

"Det koster selvfølgelig å utvikle appen, men det blir likevel billigere over tid fordi lisenskostnaden ligger i Power Apps, som vi faktisk allerede betaler for som en integrert del av Microsoft 365", fortsetter Björn.

Redusere personlig avhengighet

Appen er et system for håndtering av innkommende leveranser med kontroll, reklamasjoner, avviksrapportering og historikk. Personalet kontrollerer at leveransene er korrekte ved hjelp av informasjon og en sjekkliste direkte i appen. Korrekte leveranser markeres med grønt og godkjennes for betaling, men hvis noe er feil, legger den ansvarlige for håndteringen av leveransen inn tekst og bilder som blir til en reklamasjonsrapport via e-post direkte til leverandør og innkjøper.

- Det er viktig at alle involverte får informasjon så tidlig som mulig, og appen kan kanskje også kalles en informasjonsapp fordi vi informerer leverandøren hvis vi har fått feil mengde eller noe er av dårlig kvalitet, på samme måte som vi raskt og enkelt kan godkjenne riktige leveranser til organisasjonen. På denne måten reduserer den nye appen både manuelt papirarbeid og personavhengighet. Tidligere var håndteringen av leveranser og reklamasjoner svært personavhengig. Hvis en kollega var bortreist eller sluttet, ble flyten mindre effektiv. "Nå ser kollegene all informasjon om leveransene umiddelbart", sier Björn.

God personlig kontakt er avgjørende for å flytte til skyen

Da app-prosjektet var ferdigstilt, måtte K A Lundbladh bytte IT-leverandør fordi kontrakten gikk ut.

- Vi hadde en hybridløsning med utstyr og applikasjoner delvis i en serverhall og delvis i skyen. I tillegg var Windows-miljøet vårt gammelt og serverbasert. Vi kunne for eksempel ikke ha møter i Teams når vi var logget inn på serveren. Derfor ønsket vi å flytte så mye som mulig til skyen", sier Björn.

Anbudet viste at flere leverandører tilbød de samme løsningene til omtrent samme pris. Det tette og gode samarbeidet om den nye appen gjorde at K A Lundbladh valgte WeSafe.

"Det er lett å signere en god kontrakt, men så må du jobbe med den partneren i mange år. Da vil man bare at det skal fungere. Kollegene mine og jeg hadde så god personlig kontakt med folkene i WeSafe, og vi likte å jobbe sammen. Det var avgjørende for valget av IT-partner."

- Björn Jonsson, anleggsleder

Fremtidige løsninger i samarbeid

Nå har K A lagt den gamle teknologien helt ned og er fullservicekunde hos WeSafe, som leverer Microsoft 365, AVD, appen, nettverket og oppdateringer helt i skyen.

- Vi har en veldig åpen dialog med WeSafe og får god service og rask hjelp. I tillegg spør de oss hvorfor vi gjør det vi gjør med IT-løsningen, og kommer med forslag til hvordan vi kan bruke det vi uansett betaler for. I tillegg til ekspertisen er de myke verdiene viktige for både oss og dem.

Björn forteller at de vurderer fremtidige løsninger som å koble appen til det eksisterende forretningssystemet og deretter koble Power BI til det for å unngå å jobbe i forretningssystemet og store Excel-filer.

Dette vil vi gjøre i samarbeid med WeSafe", avslutter Björn.

Sammendrag

Utfordringer 

• Lisensutgifter for klageløsningen.
• Personavhengig og mye manuelt papirarbeid.
• Hybrid IT-løsning med fysiske servere og nettsky.

Løsninger 

• App for mobil og nettbrett i Power Apps.
• Hele IT-miljøet i skyen.

Verdier 

• Appen sparer tid og gir alle involverte riktig informasjon med en gang.
• Automatiske oppdateringer av IT-miljøet, mulighet for flere løsninger og kun én lisenskostnad for IT og app.
• Rask service og hjelp med konstruktivt samarbeid i utviklingen av nye løsninger.