Slik håndterer du IT-budsjettet i tøffe tider (sjekkliste)

Begynn med å analysere IT-bruken og kostnadene. Deretter estimerer du de fremtidige behovene. Forskjellen viser hvor det er potensial for besparelser, hvor stort det er, og hvordan det kan realiseres.  

Her er min sjekkliste over ting du må se på. 

Programvarelisenser

Lisenser utgjør en stor del av bedriftens kostnader, men vi møter mange som ikke har tatt høyde for at ulike brukergrupper har ulike behov.

Jeg pleier å anbefale bedrifter å kategorisere brukerne i grupper etter behov og validere behovet for de lisensene som faktisk brukes. Noen brukere kan ha en Adobe-lisens som de ikke trenger, eller de kan klare seg med en mindre versjon av lisensen de har. I mange tilfeller kan de gjøre jobben sin uten. Se på både brukerspesifikke og sentrale lisenser.

Det er vanskelig å nedskalere lisenser i et on-prem-miljø med egne servere. Hvis du bruker skytjenester, er det mye enklere. I Microsoft 365 kan det for eksempel være en del brukere som har E3-lisenser, men som egentlig godt kan ha Business Premium. For mobile medarbeidere og feltpersonell er det ofte tilstrekkelig med F-lisenser (F står for "front line worker"). frontlinjearbeider).

Det er heller ikke uvanlig at brukerlisenser som tilhører ansatte som slutter, blir værende og koster penger.  

Telefoni

Ta inn tilbud fra andre operatører og sammenlign. Det er ofte mulig å få bedre priser og betingelser ved å gå sammen om en avtale for bedriftens samlede forbruk, i stedet for at hver avdeling eller ansatt tegner sine egne abonnementer.    

Lagring av data

Mange bedrifters datalagring har en tendens til å svulme opp over tid. Gå gjennom retningslinjer for oppbevaring for å redusere unødvendige lagringskostnader. Det bør for eksempel være mulig å stille inn systemet til automatisk å slette fem år gamle data eller flytte dem til et arkiv der det er billigere å oppbevare dem.

Hvis du investerer i nye servere og har en lokal løsning, bør du vurdere en skyløsning som gjør det enkelt å måle det reelle behovet og skalere opp gradvis for å unngå kostbar overkapasitet.  

Ansatte

Gå gjennom hva som er bra å beholde internt og hva som er billigere å kjøpe inn. Hvis det er behov for nedskjæringer, er rådet vanligvis å gjøre det som er nødvendig med en gang. Unngå gjentatte tiltak over tid, da det kan skape usikkerhet og true bedriftens produktivitet.  

IT-plattform

Kategoriser IT-investeringene og prioriter de som gir besparelser. Still spørsmål: Er det riktig teknologi, er det riktige ressurser, har vi gode lisensvilkår i kontraktene?

En lokal on-prem-løsning innebærer en reell risiko for høye kostnader, både hvis noe går galt og hvis selskapet sakker akterut teknologisk og mister produktivitet og konkurransekraft. Å velge skytjenester og standardløsninger er en måte å forsikre seg mot dette på.

Nedskalering av skytjenester har også en direkte effekt på kontantstrømmen og bunnlinjen, i motsetning til nedskjæringer i lokale lisenser eller intern maskinvare. Hvis virksomheten din er liten eller mellomstor, er det ofte mye enklere å flytte til skyen.  

Enheter

Bruk datamaskiner og mobiler lenger - i mange tilfeller varer de i fem år og trenger ikke byttes ut etter tre år. Og prøv å optimalisere eller installere dem på nytt før du bytter dem ut.  

Leverandører

Gå gjennom alle kontrakter og leverandører, ikke minst lisensavtalene. Legg merke til når de utløper, og når det er på tide å begynne å reforhandle eller si dem opp. Er prisen, leveransen eller noe annet en grunn til å innhente tilbud fra andre? Hvis leverandøren ønsker å øke prisene i disse inflasjonstider, bør du be dem forklare og begrunne prisforslaget.  

Prosesser

Still det enkle spørsmålet "jobber vi effektivt?". Hvis du har Microsoft 365, bør du sørge for å utnytte plattformen og dens evne til å effektivisere arbeidet. Verktøy som Viva-mål kan forbedre bedriftens arbeidsflyt. Mange oppgaver kan automatiseres ved hjelp av Power Apps. Bruk de verktøyene du allerede har, og omfavn den hybride måten å jobbe på. 

Microsoft 365 har det du trenger

De færreste bedrifter har en samlet oversikt over sin IT, så det å ha oversikt kan være et konkurransefortrinn. Microsoft 365 har dashbord som raskt gir deg innsikt i hvilke lisenser og enheter som finnes, hva de koster og hvilke som brukes. Et utmerket grunnlag for kartlegging som hjelper deg med å prioritere tiltak som gir størst effekt på kostnadene.

Vil du vite mer om hvordan din bedrift kan effektivisere sin IT?

Ta kontakt med oss!