Bygge et tilpasset prosjektstyringsverktøy i Microsoft 365

Drømmer du om et fleksibelt prosjektstyringsverktøy som lar deg jobbe med både interne prosesser og eksterne interessenter som kunder og leverandører? Mange bedrifter har fått øynene opp for hvordan ulike deler av Microsoft 365 kan kombineres til et skreddersydd prosjektstyringsverktøy. Siden dere allerede har byggesteinene i form av standardiserte automatiseringsverktøy, funksjoner og moduler gjennom Microsoft-lisensen, er utviklingskostnadene bare en brøkdel av hva det ville ha kostet å bygge en tilsvarende løsning med eldre teknologi.

Økt fleksibilitet med prosjektstyringsverktøyene i Microsoft 365

Når man tidligere har valgt å ta utgangspunkt i en ferdig prosjektstyringsløsning, har det vært vanskelig, om ikke umulig, å tilpasse løsningen. I mange tilfeller har det dreid seg om å tilpasse bedriftens prosesser basert på den eksisterende flyten i verktøyet. Ved å bygge en løsning i Microsoft 365 kan du få verktøyet til å fungere akkurat slik du ønsker. Hvis du har Microsoft 365 som IT-plattform. Da trenger du ikke å tenke på brukerkontoer, rettighetssett eller påloggingshåndtering - det er allerede satt opp.

Samme grunnleggende data - flere presentasjonslag

En stor fordel med Microsoft 365 sammenlignet med tradisjonelle prosjektstyringsverktøy er at det ikke er et isolert system. Grunndataene som brukes, er alltid de samme, og i tillegg kan du legge til ulike presentasjonslag, for eksempel i form av mobilapper. En typisk prosjektstyringsløsning i Microsoft 365 henter funksjonalitet fra plattformene Sharepoint, Flow, Power Apps og Power BI.

Grunntanken er at de rette personene skal varsles gjennom hele kjeden, og at alle skal kunne se det som er relevant for dem, uten å bli distrahert av funksjonalitet de ikke trenger. Prosjektlederen sitter på en Sharepoint-side med mye funksjonalitet, mens elektrikeren eller montøren som jobber ute i felten, kan ha en mobilapp med noen få, oversiktlige valg. Feltarbeideren kan både legge inn informasjon og få tilgang til relevant informasjon som trengs for å utføre jobben. Ved å sette opp varslinger mellom ulike deler av kjeden kan man for eksempel unngå unødvendige telefonsamtaler.

Samarbeid med eksterne interessenter

Prosjektstyringsverktøyene i Microsoft 365 kjennetegnes av at det er enkelt å samarbeide også med eksterne interessenter. Det kan være at du driver prosjekter sammen med kunder, eller at du ønsker å kunne se lagerstatus på prosjektnivå sammen med leverandører eller underleverandører. Siden systemet kan integreres med Teams, er det enkelt og smidig for eksterne parter å bli med og begynne å jobbe med prosjektene.

Slik hjelper vi deg med et prosjektstyringsverktøy i Microsoft 365

Siden verktøyet kan tilpasses på detaljnivå, krever det at du tenker gjennom hvordan forretningsprosessene ser ut i dag og hvordan du ønsker at det skal fungere. Når vi i WeSafe bygger en prosjektstyringsløsning i Microsoft 365, regner vi som regel med at mesteparten av arbeidet består av dialog med kunden. Sammen kartlegger vi hvordan flyten ser ut og går gjennom de ulike løsningene som kan være aktuelle. I denne fasen er det viktig å tenke utover teknologien, gå til kjernen og ikke la seg begrense av hvordan man tror et prosjektstyringsverktøy "bør" se ut og fungere.

Hvis du bruker en IT-partner til å bygge en løsning i Microsoft 365, er det hensiktsmessig med en smidig prosjekttilnærming med samarbeid gjennom hele prosjektet. En vanlig fremgangsmåte er at vi bygger 10 prosent av løsningen om gangen, med avstemming mellom hver del. Hvis vi kjører av sporet underveis, gjør det ikke noe, for det er enkelt å gå tilbake og gjøre det på nytt.

Det er mulig å starte i liten skala

Når du har lisensen, kan du begynne i det små og automatisere en eller to prosesser som du deretter kan bygge videre på. En god måte å komme i gang på er å se over hvor tidstyvene er og hvor det er rom for feil. Når du først har satt deg inn i tankegangen og de tilgjengelige verktøyene, vil du snart oppdage at mulighetene er nesten ubegrensede.

Vil du vite mer om hvordan du kan bruke de innebygde funksjonene i Microsoft 365 til å lage et skreddersydd prosjektstyringsverktøy for din bedrift? Ta kontakt med oss.