Byg et skræddersyet projektstyringsværktøj i Microsoft 365

Drømmer du om et fleksibelt projektstyringsværktøj, der giver dig mulighed for at arbejde med både interne flows og eksterne interessenter som kunder og leverandører? Mange virksomheder har indset, hvordan forskellige dele af Microsoft 365 kan kombineres til et skræddersyet projektstyringsværktøj. Da du allerede har byggestenene i form af standardiserede automatiseringsværktøjer, funktioner og moduler gennem din Microsoft-licens, er udviklingsomkostningerne kun en brøkdel af, hvad det ville have kostet at bygge en lignende løsning med ældre teknologi.

Øget fleksibilitet med projektstyringsværktøjer i Microsoft 365

Når man tidligere har valgt at tage udgangspunkt i en færdiglavet projektstyringsløsning, har det været svært, hvis ikke umuligt, at tilpasse løsningen. I mange tilfælde har det været et spørgsmål om at tilpasse virksomhedens processer baseret på de eksisterende flows i værktøjet. At bygge en løsning i Microsoft 365 betyder, at du kan få værktøjet til at fungere præcis, som du vil have det. Hvis du har Microsoft 365 som din it-platform. Så behøver du ikke at tænke på brugerkonti, rettighedssæt eller login-styring - det er allerede sat op.

Samme grundlæggende data - flere præsentationslag

En stor fordel ved Microsoft 365 i forhold til traditionelle projektstyringsværktøjer er, at det ikke er et isoleret system. De anvendte basisdata er altid de samme, og derudover kan man tilføje forskellige præsentationslag, for eksempel i form af mobile apps. En typisk projektstyringsløsning i Microsoft 365 henter funktionalitet fra platformene Sharepoint, Flow, Power Apps og Power BI.

Grundtanken er, at de rigtige personer skal have besked i hele kæden, og at alle skal kunne se det, der er relevant for dem, uden at blive distraheret af funktionalitet, de ikke har brug for. Projektlederen sidder på en Sharepoint-side med en masse funktionalitet, mens en elektriker eller montør, der arbejder i marken, kan have en mobilapp med et par klare valg. Feltarbejderen kan både indtaste oplysninger og få adgang til relevante oplysninger, der er nødvendige for at udføre jobbet. Ved at opsætte notifikationer mellem forskellige dele af kæden kan man f.eks. undgå unødvendige telefonopkald.

Samarbejde med eksterne interessenter

Projektstyringsværktøjer bygget i Microsoft 365 er kendetegnet ved, at du nemt kan samarbejde med eksterne interessenter. Du kan køre projekter sammen med kunder, eller du vil måske gerne kunne se lagerstatus på projektniveau med dine leverandører eller underentreprenører. Da systemet kan integreres med Teams, er det nemt og smidigt for eksterne parter at deltage og begynde at arbejde på projekterne.

Sådan hjælper vi dig med et projektstyringsværktøj i Microsoft 365

Da værktøjet kan tilpasses på et detaljeret niveau, kræver det, at du tænker over, hvordan forretningsprocesserne ser ud i dag, og hvordan du vil have det til at fungere. Når vi hos WeSafe bygger en projektstyringsløsning i Microsoft 365, forventer vi som regel, at det meste af arbejdet består af dialog med kunden. Sammen kortlægger vi, hvordan flowet ser ud, og gennemgår de forskellige løsninger, der kan være egnede. I denne fase er det vigtigt at tænke ud over teknologien, gå til kernen og ikke lade sig begrænse af, hvordan man synes, et projektstyringsværktøj "bør" se ud og fungere.

Hvis du bruger en IT-partner til at bygge en løsning i Microsoft 365, er en agil projekttilgang med samarbejde gennem hele projektet hensigtsmæssig. En almindelig procedure er, at vi bygger 10 procent af løsningen ad gangen med afstemning mellem de enkelte dele. Hvis vi kører af sporet undervejs, gør det ikke noget, for det er nemt at gå et skridt tilbage og gøre det igen.

Det er muligt at starte i lille skala

Når du har licensen, kan du starte i det små og begynde at automatisere en eller to processer, som du så kan bygge videre på. En god måde at komme i gang på er at gennemgå, hvor tidstyvene er, og hvor der er plads til fejl. Når du først har sat dig ind i tankegangen og de tilgængelige værktøjer, vil du hurtigt opdage, at mulighederne er næsten ubegrænsede.

Vil du vide mere om, hvordan du kan bruge de indbyggede funktioner i Microsoft 365 til at skabe et skræddersyet projektstyringsværktøj til din virksomhed? Så tag kontakt til os.