Räätälöidyn projektinhallintatyökalun rakentaminen Microsoft 365:ssä

Haaveiletko joustavasta projektinhallintatyökalusta, jonka avulla voit työskennellä sekä sisäisten virtojen että ulkoisten sidosryhmien, kuten asiakkaiden ja toimittajien, kanssa? Monet yritykset ovat oivaltaneet, miten Microsoft 365:n eri osia voidaan yhdistää räätälöidyksi projektinhallintatyökaluksi. Koska sinulla on jo rakennuspalikat standardoitujen automaatiotyökalujen, ominaisuuksien ja moduulien muodossa Microsoft-lisenssin kautta, kehityskustannukset ovat vain murto-osa siitä, mitä vastaavan ratkaisun rakentaminen vanhemmalla teknologialla olisi maksanut.

Lisää joustavuutta Microsoft 365:n projektinhallintatyökalujen avulla

Kun olet aiemmin valinnut valmiin projektinhallintaratkaisun, ratkaisun mukauttaminen on ollut vaikeaa, ellei jopa mahdotonta. Monissa tapauksissa kyse on ollut yrityksen prosessien mukauttamisesta työkalussa olevien valmiiden virtojen pohjalta. Ratkaisun rakentaminen Microsoft 365:ssä tarkoittaa, että voit saada työkalun toimimaan juuri niin kuin haluat. Jos IT-alustasi on Microsoft 365. Silloin sinun ei tarvitse miettiä käyttäjätilejä, oikeuksien joukkoja tai kirjautumisten hallintaa - se on jo valmiina.

Samat perustiedot - useita esitystasoja

Microsoft 365:n suuri etu perinteisiin projektinhallintatyökaluihin verrattuna on se, että se ei ole erillinen järjestelmä. Käytettävät perustiedot ovat aina samat, ja niiden päälle voi lisätä erilaisia esitystasoja esimerkiksi mobiilisovellusten muodossa. Tyypillinen Microsoft 365:n projektinhallintaratkaisu ottaa toiminnallisuutta alustoista Sharepoint, Flow, Power Apps ja Power BI.

Perusajatuksena on, että oikeille henkilöille ilmoitetaan koko ketjussa ja että jokainen näkee vain sen, mikä on hänelle tärkeää, ilman että häntä häiritsevät toiminnot, joita hän ei tarvitse. Projektipäällikkö istuu Sharepoint-sivulla, jossa on paljon toimintoja, kun taas kentällä työskentelevällä sähköasentajalla tai asentajalla voi olla mobiilisovellus, jossa on muutama selkeä valinta. Kenttätyöntekijä voi sekä syöttää tietoja että käyttää työn tekemiseen tarvittavia tietoja. Kun ketjun eri osien välille voidaan asettaa ilmoituksia, voidaan välttää esimerkiksi turhia puhelinsoittoja.

Yhteistyö ulkoisten sidosryhmien kanssa

Microsoft 365:een rakennetuille projektinhallintatyökaluille on ominaista se, että voit tehdä helposti yhteistyötä myös ulkoisten sidosryhmien kanssa. Voit toteuttaa projekteja yhdessä asiakkaiden kanssa tai haluat ehkä nähdä varastotilanteen projektitasolla toimittajiesi tai alihankkijoittesi kanssa. Koska järjestelmä voidaan integroida Teams-järjestelmään, ulkopuolisten osapuolten on helppo ja sujuva liittyä mukaan ja aloittaa työskentely projekteissa.

Miten autamme sinua Microsoft 365:n projektinhallintatyökalun avulla?

Koska työkalua voidaan mukauttaa yksityiskohtaisesti, sinun on mietittävä, miltä liiketoimintaprosessit näyttävät nykyään ja miten haluat sen toimivan. Kun me WeSafella rakennamme projektinhallintaratkaisua Microsoft 365:een, odotamme yleensä, että suurin osa työstä koostuu vuoropuhelusta asiakkaan kanssa. Kartoitamme yhdessä, miltä prosessivirrat näyttävät, ja käymme läpi erilaisia ratkaisuja, jotka voivat olla sopivia. Tässä vaiheessa on tärkeää ajatella teknologiaa pidemmälle, mennä ytimeen, eikä rajoitua siihen, miltä projektinhallintatyökalun "pitäisi" mielestäsi näyttää ja toimia.

Jos käytät IT-kumppania Microsoft 365 -ratkaisun rakentamiseen, on tarkoituksenmukaista käyttää ketterää projektimenetelmää ja tehdä yhteistyötä koko projektin ajan. Yleinen menettelytapa on, että rakennamme 10 prosenttia ratkaisusta kerrallaan, ja kunkin osan välillä tehdään täsmäytys. Jos harhaudumme matkan varrella, se ei haittaa, koska on helppo palata askeleen taaksepäin ja tehdä se uudelleen.

On mahdollista aloittaa pienessä mittakaavassa

Kun sinulla on lisenssi, voit aloittaa pienestä ja automatisoida yhden tai kaksi prosessia, joiden pohjalta voit sitten rakentaa. Hyvä tapa aloittaa on katsoa, missä on aikavarkaita ja missä on virhemahdollisuuksia. Kun olet omaksunut ajattelutavan ja käytettävissä olevat työkalut, huomaat pian, että mahdollisuudet ovat lähes rajattomat.

Haluatko tietää lisää siitä, miten voit käyttää Microsoft 365:n sisäänrakennettuja ominaisuuksia räätälöidyn projektinhallintatyökalun luomiseen yrityksellesi? Ota meihin yhteyttä.