Erstellen Sie ein individuelles Projektmanagement-Tool in Microsoft 365

Träumen Sie von einem flexiblen Projektmanagement-Tool, mit dem Sie sowohl mit internen Abläufen als auch mit externen Beteiligten wie Kunden und Lieferanten arbeiten können? Viele Unternehmen haben erkannt, wie verschiedene Teile von Microsoft 365 zu einem maßgeschneiderten Projektmanagement-Tool kombiniert werden können. Da Sie durch Ihre Microsoft-Lizenz bereits über die Bausteine in Form von standardisierten Automatisierungswerkzeugen, Funktionen und Modulen verfügen, betragen die Entwicklungskosten nur einen Bruchteil dessen, was es gekostet hätte, eine ähnliche Lösung mit älterer Technologie aufzubauen.

Erhöhte Flexibilität mit den Projektmanagement-Tools in Microsoft 365

Wenn Sie sich bisher für eine vorgefertigte Projektmanagementlösung entschieden haben, war es schwierig, wenn nicht gar unmöglich, die Lösung anzupassen. In vielen Fällen ging es darum, die Prozesse des Unternehmens auf der Grundlage der bestehenden Abläufe im Tool anzupassen. Die Entwicklung einer Lösung in Microsoft 365 bedeutet, dass Sie das Tool genau so einrichten können, wie Sie es wünschen. Wenn Sie Microsoft 365 als Ihre IT-Plattform haben. Dann brauchen Sie sich keine Gedanken über Benutzerkonten, Rechtevergabe oder Login-Verwaltung zu machen - das ist bereits alles eingerichtet.

Dieselben Basisdaten - mehrere Darstellungsebenen

Ein großer Vorteil von Microsoft 365 gegenüber herkömmlichen Projektmanagement-Tools ist, dass es sich nicht um ein isoliertes System handelt. Die verwendeten Basisdaten sind immer dieselben und darüber hinaus können Sie verschiedene Präsentationsebenen hinzufügen, zum Beispiel in Form von mobilen Apps. Eine typische Projektmanagementlösung in Microsoft 365 nutzt die Funktionen der Plattformen Sharepoint, Flow, Power Apps und Power BI.

Der Grundgedanke ist, dass die richtigen Personen in der gesamten Kette benachrichtigt werden sollten und dass jeder in der Lage sein sollte, das zu sehen, was für ihn relevant ist, ohne von Funktionen abgelenkt zu werden, die er nicht braucht. Der Projektleiter sitzt auf einer Sharepoint-Seite mit vielen Funktionen, während ein Elektriker oder ein Monteur im Außendienst eine mobile App mit wenigen, übersichtlichen Auswahlmöglichkeiten haben kann. Der Außendienstmitarbeiter kann sowohl Informationen eingeben als auch auf relevante Informationen zugreifen, die er für die Ausführung seiner Arbeit benötigt. Durch die Einrichtung von Benachrichtigungen zwischen verschiedenen Teilen der Kette können beispielsweise unnötige Telefonanrufe vermieden werden.

Zusammenarbeit mit externen Akteuren

Die in Microsoft 365 integrierten Projektmanagement-Tools zeichnen sich dadurch aus, dass Sie problemlos auch mit externen Beteiligten zusammenarbeiten können. Vielleicht führen Sie Projekte gemeinsam mit Kunden durch oder Sie möchten den Bestandsstatus auf Projektebene mit Ihren Lieferanten oder Subunternehmern einsehen können. Da das System mit Teams integriert werden kann, ist es für externe Parteien einfach und reibungslos, sich an den Projekten zu beteiligen und daran zu arbeiten.

Wie wir Sie mit einem Projektmanagement-Tool in Microsoft 365 unterstützen

Da das Tool bis ins Detail angepasst werden kann, müssen Sie darüber nachdenken, wie die Geschäftsprozesse heute aussehen und wie sie funktionieren sollen. Wenn wir bei WeSafe eine Projektmanagementlösung in Microsoft 365 erstellen, erwarten wir in der Regel, dass ein Großteil der Arbeit aus dem Dialog mit dem Kunden besteht. Gemeinsam stellen wir fest, wie die Abläufe aussehen und gehen die verschiedenen Lösungen durch, die in Frage kommen. In dieser Phase ist es wichtig, über die Technologie hinaus zu denken, zum Kern vorzudringen und sich nicht davon einschränken zu lassen, wie ein Projektmanagement-Tool Ihrer Meinung nach aussehen und funktionieren "sollte".

Wenn Sie einen IT-Partner mit dem Aufbau einer Lösung in Microsoft 365 beauftragen, ist ein agiler Projektansatz mit Zusammenarbeit während des gesamten Projekts angebracht. Ein gängiges Verfahren ist, dass wir jeweils 10 Prozent der Lösung aufbauen, mit Abstimmung zwischen den einzelnen Teilen. Wenn wir auf dem Weg dorthin vom Weg abkommen, macht das nichts, denn es ist einfach, einen Schritt zurückzugehen und es noch einmal zu tun.

Es ist möglich, in kleinem Rahmen zu beginnen

Sobald Sie die Lizenz haben, können Sie klein anfangen und einen oder zwei Prozesse automatisieren, auf die Sie dann aufbauen können. Ein guter Einstieg ist es, zu prüfen, wo die Zeitdiebe sitzen und wo es Raum für Fehler gibt. Wenn Sie sich erst einmal mit der Denkweise und den verfügbaren Werkzeugen vertraut gemacht haben, werden Sie bald feststellen, dass die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt sind.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie die integrierten Funktionen von Microsoft 365 nutzen können, um ein maßgeschneidertes Projektmanagement-Tool für Ihr Unternehmen zu erstellen? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.