Information om uppgradering till Keepit för Microsoft 365-backup

Upheads har uppgraderat och flyttat er Microsoft 365-backup till Keepit. Syftet är att ge er en modern, robust och framtidssäkrad lösning för säkerhetskopiering och återställning av data i Microsoft 365.

Den nya backupen är nu aktiv i Keepit och ny backuphistorik byggs löpande där. Eftersom er tidigare backup låg i en annan lösning finns det även äldre backuphistorik kvar i den tidigare miljön. Därför behöver vi ert beslut kring hur länge denna tidigare backuphistorik ska sparas parallellt.

Lämna ert beslut senast 6 november via formuläret som ni har fått per mejl.

Frågor & svar

Vi har valt Keepit som ny plattform för Microsoft 365-backup eftersom vi bedömer att lösningen ger ett starkt stöd för säkerhetskopiering, återställning, drift och support. För er som kund innebär det en modernare och mer framtidssäkrad backuplösning för Microsoft 365.

Backupen omfattar Microsoft 365-data enligt den tjänst ni har hos Upheads. Det kan exempelvis omfatta Exchange Online, SharePoint, OneDrive och Teams.

Exakt omfattning kan variera beroende på er tjänst och den konfiguration som tidigare gjorts av oss. Kontakta er kundansvariga om ni vill få detta bekräftat för just er miljö.

Nej. Uppgraderingen har genomförts i bakgrunden av Upheads och har inte krävt någon åtgärd från era användare.
Själva övergången till Keepit har genomförts utan extra kostnad i samband med uppgraderingen. Om ni har särskilda krav på att spara tidigare backuphistorik under längre tid än standardinställningen kan det behöva hanteras separat i dialog med er kundansvariga.

Den nya backupen är aktiv i Keepit, där säkerhetskopior sparas i ett år. Historiken byggs upp löpande från starten i Keepit, vilket innebär att ni successivt får tillgång till ett års backuphistorik.

Med tidigare backuphistorik menar vi backupdata som skapades i er tidigare backuplösning innan uppgraderingen till Keepit. Det är alltså historisk backup från tiden före övergången.

När backupen flyttas till Keepit börjar ny backuphistorik byggas upp i den nya plattformen. Samtidigt finns äldre backuphistorik kvar i den tidigare backuplösningen.

Därför behöver ni ta ställning till hur länge den äldre backuphistoriken ska sparas parallellt efter övergången. Beslutet är viktigt eftersom det påverkar hur länge historiska backupdata finns tillgänglig i den tidigare miljön.

Upheads rekommenderar att tidigare backuphistorik sparas parallellt i tre månad efter övergången till Keepit, om ni inte har särskilda verksamhetskrav, legala krav eller interna informationssäkerhetskrav som kräver längre tid.

Rekommendationen bygger på att den nya backupen redan är aktiv i Keepit och att ny backuphistorik byggs löpande där. Samtidigt vill vi undvika onödig dubbellagring och dubbel förvaltning av historiska backupdata.

Ni bör överväga längre tid om ni exempelvis har:
  • interna policykrav på längre sparad backuphistorik
  • regulatoriska eller legala krav
  • pågående revision, tvist eller utredning
  • särskilda verksamhetskrav kopplade till historiska data
  • osäkerhet kring vilken backuphistorik ni kan behöva återställa från
Om ni är osäkra rekommenderar vi att ni väljer att bli kontaktade av er kundansvariga innan beslut fattas.

När den valda perioden har passerat avslutas den parallella hanteringen av tidigare backuphistorik enligt ert beslut. Därefter är det Keepit som är den aktiva backupplattformen för ny och fortsatt Microsoft 365-backup.

Om ni inte lämnar besked tillämpas standardperioden på tre månader för fortsatt lagring av er tidigare backuphistorik i den tidigare lösningen.

Kontakta er kundansvariga om ni behöver ändra ert val eller om nya krav uppstår. Möjligheten att ändra beror på tidpunkt, vald hantering och om tidigare backuphistorik fortfarande finns tillgänglig.

utet bör fattas av en person med mandat att besluta om informationssäkerhet, IT, dataskydd eller verksamhetskrav. Det kan exempelvis vara VD, IT-ansvarig, säkerhetsansvarig, ekonomichef eller annan behörig beslutsfattare.

Microsoft 365 har inbyggd versionshistorik i bland annat SharePoint och OneDrive. Det innebär att tidigare versioner av filer normalt kan sparas och återställas direkt i Microsoft 365. Microsoft anger att versionshantering är aktiverad som standard och att de senaste 500 versionerna av ett dokument kan sparas automatiskt, beroende på inställningar i miljön.

Versionshistorik är ett starkt inbyggt skydd för dokument, men det är inte samma sak som en separat backup. En separat backup är fristående från Microsoft 365 och ger ett bredare skydd vid exempelvis felaktig radering, större incidenter, konfigurationsproblem eller behov av återställning utanför den ordinarie Microsoft 365-miljön.

Enkelt uttryckt: versionshistorik och backup kompletterar varandra.

I samband med backupen kan ett särskilt tjänstekonto kopplat till Keepit synas i er Microsoft 365-miljö, exempelvis i Teams eller SharePoint.

Kontot används enbart för att backupplattformen ska kunna säkerhetskopiera och återställa data enligt avtalad tjänst. Det är en teknisk förutsättning för att backupen ska fungera korrekt.

Nej. Användarna behöver inte göra något med anledning av övergången.

Kontakta er kundansvariga på Upheads om ni har frågor, är osäkra på vilket val som passar er eller vill diskutera särskilda krav.

Upheads hjälper er gärna att landa i ett beslut som är både tryggt, tydligt och relevant för er verksamhet.