Oplysninger om opgradering til Keepit til Microsoft 365-backup

Upheads har opgraderet og flyttet jeres Microsoft 365-backup til Keepit. Formålet er at give jer en moderne, robust og fremtidssikret løsning til sikkerhedskopiering og gendannelse af data i Microsoft 365.

Den nye sikkerhedskopi er nu aktiv i Keepit, og der opbygges løbende en ny sikkerhedskopihistorik der. Da jeres tidligere sikkerhedskopi lå i en anden løsning, findes der også ældre sikkerhedskopihistorik tilbage i det tidligere miljø. Derfor har vi brug for jeres beslutning om, hvor længe denne tidligere sikkerhedskopihistorik skal opbevares sideløbende.

Indsend jeres beslutning senest den 6. november via den formular, I har modtaget pr. e-mail.

Spørgsmål og svar

Vi har valgt Keepit som ny platform til Microsoft 365-backup, da vi vurderer, at løsningen yder solid støtte til sikkerhedskopiering, gendannelse, drift og support. For jer som kunder betyder det en mere moderne og fremtidssikret backup-løsning til Microsoft 365.

Sikkerhedskopien omfatter Microsoft 365-data i henhold til den tjeneste, I har hos Upheads. Det kan f.eks. omfatte Exchange Online, SharePoint, OneDrive og Teams.

Det nøjagtige omfang kan variere afhængigt af jeres tjeneste og den konfiguration, vi tidligere har foretaget. Kontakt jeres kundekonsulent, hvis I ønsker at få dette bekræftet for netop jeres miljø.

Nej. Opgraderingen er blevet gennemført i baggrunden af Upheads og har ikke krævet nogen handling fra jeres brugere.
Selve overgangen til Keepit er gennemført uden ekstra omkostninger i forbindelse med opgraderingen. Hvis I har særlige krav om at gemme tidligere backup-historik i længere tid end standardindstillingen, kan dette muligvis håndteres separat i samråd med jeres kundekontakt.

Den nye sikkerhedskopi er aktiv i Keepit, hvor sikkerhedskopierne gemmes i et år. Historikken opbygges løbende fra starten i Keepit, hvilket betyder, at I gradvist får adgang til et års sikkerhedskopihistorik.

Med tidligere backup-historik mener vi backup-data, der blev oprettet i jeres tidligere backup-løsning inden opgraderingen til Keepit. Det er altså historiske backups fra tiden før overgangen.

Når sikkerhedskopien flyttes til Keepit, begynder der at opbygges en ny sikkerhedskopieringshistorik på den nye platform. Samtidig forbliver den ældre sikkerhedskopieringshistorik i den tidligere sikkerhedskopieringsløsning.

Derfor skal I tage stilling til, hvor længe den ældre backup-historik skal opbevares sideløbende efter overgangen. Beslutningen er vigtig, da den har indflydelse på, hvor længe historiske backupdata er tilgængelige i det tidligere miljø.

Upheads anbefaler, at tidligere backup-historik gemmes parallelt i tre måneder efter overgangen til Keepit, medmindre I har særlige forretningsmæssige krav, lovmæssige krav eller interne krav til informationssikkerhed, der kræver en længere opbevaringsperiode.

Anbefalingen bygger på, at den nye sikkerhedskopi allerede er aktiv i Keepit, og at der løbende opbygges en ny sikkerhedskopihistorik der. Samtidig ønsker vi at undgå unødvendig dobbeltlagring og dobbeltadministration af historiske sikkerhedskopidata.

I bør overveje det lidt længere, hvis I for eksempel har:
  • interne politikkrav om en længere historik for gemte sikkerhedskopier
  • regulatoriske eller lovmæssige krav
  • igangværende revision, tvist eller undersøgelse
  • særlige driftskrav knyttet til historiske data
  • usikkerhed om, hvilken backup-historik I muligvis skal gendanne fra
Hvis I er i tvivl, anbefaler vi, at I beder jeres kundekontakt om at kontakte jer, inden I træffer en beslutning.

Når den valgte periode er udløbet, afsluttes den parallelle håndtering af tidligere backup-historik i henhold til jeres beslutning. Derefter er Keepit den aktive backup-platform for nye og fortsatte Microsoft 365-backups.

Hvis I ikke giver besked, gælder standardperioden på tre måneder for fortsat opbevaring af jeres tidligere backup-historik i den tidligere løsning.

Kontakt jeres kundekonsulent, hvis I har brug for at ændre jeres valg, eller hvis der opstår nye krav. Muligheden for at ændre afhænger af tidspunktet, den valgte håndtering og om tidligere backup-historik stadig er tilgængelig.

Beslutningen bør træffes af en person, der har beføjelse til at træffe beslutninger om informationssikkerhed, IT, databeskyttelse eller forretningsmæssige krav. Det kan f.eks. være den administrerende direktør, IT-chefen, sikkerhedschefen, økonomichefen eller en anden kompetent beslutningstager.

Microsoft 365 har indbygget versionshistorik i blandt andet SharePoint og OneDrive. Det betyder, at tidligere versioner af filer normalt kan gemmes og gendannes direkte i Microsoft 365. Microsoft oplyser, at versionsstyring er aktiveret som standard, og at de seneste 500 versioner af et dokument kan gemmes automatisk, afhængigt af indstillingerne i miljøet.

Versionshistorik er en stærk indbygget beskyttelse af dokumenter, men det er ikke det samme som en separat sikkerhedskopi. En separat sikkerhedskopi er uafhængig af Microsoft 365 og giver en bredere beskyttelse i tilfælde af f.eks. utilsigtet sletning, større hændelser, konfigurationsproblemer eller behov for gendannelse uden for det almindelige Microsoft 365-miljø.

Kort sagt: versionshistorik og sikkerhedskopiering supplerer hinanden.

I forbindelse med sikkerhedskopieringen kan en særlig servicekonto, der er knyttet til Keepit, blive vist i jeres Microsoft 365-miljø, f.eks. i Teams eller SharePoint.

Kontoen bruges udelukkende til, at backup-platformen kan sikkerhedskopiere og gendanne data i henhold til den aftalte tjeneste. Det er en teknisk forudsætning for, at sikkerhedskopieringen kan fungere korrekt.

Nej. Brugerne behøver ikke at foretage sig noget i forbindelse med overgangen.

Kontakt jeres kundekontaktperson hos Upheads, hvis I har spørgsmål, er i tvivl om, hvilket valg der passer til jer, eller ønsker at drøfte særlige krav.

Upheads hjælper jer gerne med at træffe en beslutning, der er både sikker, klar og relevant for jeres virksomhed.