Empfohlene Struktur in Teams
Chat, Kanäle, Dateien und Besprechungen – Microsoft Teams ist der Ort, an dem der Arbeitsalltag tatsächlich stattfindet.
Dennoch empfinden viele Teams als ein Büro ohne Grundriss: Wo soll ich etwas posten? Wo befinden sich die Dateien? Und wofür ist das eigentlich gedacht – für alle oder nur für mich?
Wenn jeder Teams auf seine eigene Weise nutzt, wird es schnell … unübersichtlich.
Eine klare Struktur sorgt für mehr Übersicht, reibungslosere Zusammenarbeit und weniger „Ich schicke stattdessen einfach eine E-Mail“.
Es gibt viele Möglichkeiten, Teams zu organisieren.
Das hier beschriebene Modell ist unsere empfohlene „Best Practice“, die wir auch allen unseren Kunden zur Anwendung empfehlen.
Organisationsteam – das Fundament unserer Teams-Umgebung
Organisationsteams sind Teams, die unsere Struktur und Zugehörigkeit widerspiegeln. Sie ändern sich selten und werden für die Kommunikation genutzt, die viele betrifft.
Bei uns geht es zum Beispiel um:
- SE-ORG-Upheads Schweden
- SE-Office-Malmö
Diese Teams werden hauptsächlich für folgende Zwecke eingesetzt:
- Allgemeine Informationen
- Allgemeine Kommunikation
Damit sie gut funktionieren, benötigen sie:
- Klare Eigentümer
- Eine durchdachte Kanalstruktur
- Ein klares Ziel (nicht „Alleskönner“ werden)
In den Abteilungsteams findet die tägliche Arbeit statt
Die nächste Ebene in unserer Struktur sind die Abteilungsteams, zum Beispiel:
- SE-DEP-Marketing
- SE-DEP-Vertrieb
- SE-DEP-Moderner Arbeitsplatz
Hier findet die tägliche Arbeit in den jeweiligen Bereichen statt.
Diese Teams sind eher operativ ausgerichtet und dienen der Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Sie weisen daher eine flexiblere Struktur auf als Organisationsteams.
Projekte und Initiativen – unsere „dynamische“ Struktur
Genau wie im empfohlenen Modell brauchen wir Teams, die sich an Veränderungen im Arbeitsablauf anpassen können.
Bei uns sind das zum Beispiel:
- CRP-PRJ-Marketing-Automatisierung
- CRP-Produktentwicklung
- CRP-Bravo
Diese entsprechen dem ,was im Modell als „dynamische Teams“bezeichnet wird –Teams ,die bei Bedarf gebildet werden und einen klaren Zweck sowie eine begrenzte Lebensdauer haben.
Damit sie kein Chaos verursachen, ist es wichtig, dass:
- Jedes Team hat einen klar definierten Verantwortlichen
- Es gibt ein klar definiertes Ziel
- Das Team kann archiviert werden, sobald die Arbeit abgeschlossen ist
So verbessern wir die Struktur – ohne von vorne anzufangen
Anstatt alles wieder abzureißen, können wir das, was wir bereits haben, weiterentwickeln.
1. Machen Sie deutlich, wozu jedes Team dient
Jedes Team sollte die Frage beantworten können:
Warum gibt es uns?
- Organisation?
- Abteilung?
- Projekt?
Wenn die Antwort unklar ist, muss sie präzisiert werden.
2. Verwende eine einheitlichere Namensstruktur
Schaffe eine gute Grundlage, zum Beispiel:
- ORG = Organisation
- DEP = Abteilung
- PRJ / CRP = Projekte und Initiativen
Der nächste Schritt besteht darin, dies konsequent anzuwenden und Vermischungen zu vermeiden, die zu Unsicherheit führen
3. Legen Sie fest, wie neue Teams gebildet werden
Um zu vermeiden, dass Teams unkontrolliert wachsen, sollten neue Teams nicht völlig frei angelegt werden.
Ein einfacher Prozess gewährleistet:
- Der richtige Name
- Die richtige Struktur
- Klare Zuständigkeiten
Dadurch wird das Risiko von Doppelarbeit und Unklarheiten verringert.
4. Eine klarere Kanalstruktur schaffen
Die Kanäle bilden das Rückgrat des Teams. Eine gut durchdachte Kanalstruktur erleichtert es, den Überblick zu behalten und Diskussionen zu verfolgen.
Grundprinzipien:
- Ein Kanal = ein klares Thema
- Vermeiden Sie „Sonstiges“-Kanäle
- Verwenden Sie eine ähnliche Struktur in mehreren Teams
Beispiel:
- Wissenswertes
- Gut zu wissen
- Sitzungen
- Arbeit / Lieferung
- Fragen & Hilfe
5. Regelmäßig bereinigen
Es ist einfach, neue Teams zu erstellen, schwieriger, sie wieder zu löschen.
Deshalb sollten wir:
- Abgeschlossene Projekte archivieren
- Inaktive Teams entfernen
- An den Stellen zusammenführen, an denen sich die Bereiche überschneiden
Kleine Anpassungen machen auf lange Sicht einen großen Unterschied.
6. Nutze den richtigen Kanal für die richtige Kommunikation
Ein Großteil des Lärms hängt nicht mit der Struktur, sondern mit dem Verhalten zusammen.
Stell dir das mal so vor:
- Chat → Kurze Fragen
- Kanäle → Informationen, die mehr Menschen benötigen
- E-Mail → externe Kommunikation
Wenn alle dasselbe tun, wird es für alle klarer.
Zusammenfassung
Bei einer guten Teams-Struktur geht es nicht darum, alles von Grund auf neu zu gestalten.
Es geht darum, Klarheit in das zu bringen, was wir bereits haben.
Indem man:
- Unsere verschiedenen Teamtypen verstehen
- Eine gemeinsame Logik verwenden
- Kanäle intelligent strukturieren
- Und räume auf, wo es nötig ist
…schaffen wir eine Teams-Umgebung, die unsere Arbeit tatsächlich unterstützt.
Weniger Lärm. Bessere Zusammenarbeit. Ein einfacherer Arbeitsalltag.