Anbefalet struktur i Teams
Chat, kanaler, filer og møder – Microsoft Teams er der, hvor arbejdsdagen rent faktisk udspiller sig.
Alligevel oplever mange, at Teams kan føles som et kontor uden grundplan: Hvor skal jeg skrive? Hvor ligger filerne? Og er dette tiltænkt alle? Eller kun mig?
Når alle bruger Teams på deres egen måde, bliver det hurtigt… rodet.
En klar struktur giver et bedre overblik, smidigere samarbejde og færre tilfælde af »jeg sender bare en mail i stedet«.
Der er mange måder at organisere Teams på.
Den model, vi beskriver her, er vores anbefalede »best practice«, som vi også anbefaler alle vores kunder at følge.
Organisationsteamet – grundlaget for vores Teams-miljø
Organisationsteams er de teams, der afspejler vores struktur og tilhørsforhold. De ændres sjældent og bruges til kommunikation, der vedrører mange.
Hos os drejer det sig for eksempel om:
- SE-ORG-Upheads Sverige
- SE-Office-Malmö
Disse teams bruges primært til:
- Fælles information
- Overordnet kommunikation
For at fungere godt skal de:
- Tydelige ejere
- En gennemtænkt kanalstruktur
- Et klart formål (ikke at blive en „alt-i-én“)
Afdelingsteamet er der, hvor det daglige arbejde foregår
Det næste niveau i vores struktur er afdelingsholdene, for eksempel:
- SE-DEP-Marketing
- SE-DEP-Salg
- SE-DEP-Den moderne arbejdsplads
Det er her, det daglige arbejde inden for de enkelte funktioner foregår.
Disse teams er mere operationelle og bruges til samarbejde internt i teamet. De har derfor en mere fleksibel struktur end organisationsteams.
Projekter og initiativer – vores »dynamiske« struktur
Ligesom i den anbefalede model har vi brug for teams, der understøtter et arbejde, der ændrer sig over tid.
Hos os er det for eksempel:
- CRP-PRJ-Marketing Automation
- CRP-Produktudvikling
- CRP-Bravo
Disse svarer til det, der i modellen kaldes dynamiske teams,dvs. teams, der oprettes efter behov og har et klart formål samt en begrænset levetid.
For at undgå rod er det vigtigt, at:
- Hvert team har en klar ansvarlig
- Der er et klart formål
- Teamet kan arkiveres, når arbejdet er færdigt
Sådan forbedrer vi strukturen – uden at starte forfra
I stedet for at rive det hele ned kan vi videreudvikle det, vi allerede har.
1. Gør det klart, hvad hvert team har til opgave
Alle teams bør kunne besvare spørgsmålet:
Hvorfor findes vi?
- Organisation?
- Afdeling?
- Projekt?
Hvis svaret er uklart, skal det præciseres.
2. Brug en navnestruktur mere konsekvent
Læg et godt fundament, for eksempel:
- ORG = organisation
- DEP = afdeling
- PRJ / CRP = projekter og initiativer
Det næste skridt er at anvende dette konsekvent og undgå sammenblanding, der skaber usikkerhed
3. Fastlæg, hvordan nye teams oprettes
For at undgå, at Teams vokser ukontrolleret, bør man ikke oprette nye teams helt frit.
En enkel proces sikrer:
- Det rigtige navn
- Den rigtige struktur
- Tydeligt ejerskab
Det mindsker risikoen for dobbeltarbejde og uklarhed.
4. Skab en mere overskuelig kanalstruktur
Kanalerne udgør selve strukturen i teamet. En god kanalstruktur gør det nemmere at finde rundt og følge med i diskussionerne.
Grundlæggende principper:
- En kanal = et klart emne
- Undgå „øvrige“-kanaler
- Brug en lignende struktur i flere teams
Eksempel:
- Vigtigt at vide
- Godt at vide
- Møder
- Arbejde / levering
- Spørgsmål og support
5. Rens løbende
Det er nemt at oprette nye teams, men sværere at slette dem.
Derfor bør vi:
- Arkiver afsluttede projekter
- Fjern inaktive teams
- Sammenlæg de dele, hvor der er overlap
Små justeringer gør en stor forskel på sigt.
6. Brug den rigtige kanal til den rigtige kommunikation
En stor del af støjproblemet handler ikke om struktur, men om adfærd.
Tænk på det sådan her:
- Chat → hurtige spørgsmål
- Kanaler → information, som flere har brug for
- E-mail → ekstern kommunikation
Når alle gør det samme, bliver det tydeligere for alle.
Resumé
En god Teams-struktur handler ikke om at starte forfra.
Det handler om at skabe klarhed i det, vi allerede har.
Ved at:
- Lær vores forskellige teamtyper at kende
- Anvende en fælles logik
- Strukturér kanaler på en smart måde
- Og ryd op, hvor det er nødvendigt
…skaber vi et Teams-miljø, der rent faktisk understøtter vores arbejde.
Mindre støj. Bedre samarbejde. En enklere arbejdsdag.